受発注業務のよくある課題とは？課題の見つけ方や取り組みのポイントも紹介 ｜TS-BASE

注文や発注に関する情報、在庫状況や顧客情報など、様々な情報を扱う受注・発注業務。より効率的に業務を行うために、業務改善に取り組もうとする一方「どこから手をつければよいかわからない」「どうやって課題を見つければよいのか」と悩んでしまう担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、受発注業務のよくある6つの課題や、課題を見つけるために行うことを解説します。業務改善に取り組む際のポイントについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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受発注業務でよくあるミスと理由、防止する方法を詳しく紹介

受発注業務でミスを起こさないために、よくあるミスや事前に予防する方法を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注業務はミスしないことが前提です。ミスすると自社だけでなく取引先に影響が出るため、企業の信頼が低下しかねません。この記事では、受発注業務で起こりやすいミスと、ミスが発生する理由、防止する方法について紹介していきます。受発注業務で起こりやすいミスまずは、受発注業務で起こりやすい、代表的なミスを紹介していきます。入力ミス受発注業務は、人による入力ミスが発生しやすいです。たとえば、FAXからシステムへ入力するときに商品の数量・金額などの細かい数字の見間違い、宛先や担当者名の打ち間違いが発生する可能性があります。受発注業務で入力ミスをすると、内容によっては自社だけでなく取引先に多大なる影響を及ぼす恐れがあります。企業の信頼を失いかねませんので、ミスしないよう注意が必要です。聞き間違いによるミス受発注業務では、聞き間違いによるミスも発生しやすいです。たとえば、電話や対面だと、担当者名・部署・金額などの重要な情報を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。聞き間違いによるミスをすると、納品遅延やコスト増加といった問題を引き起こし、顧客や取引先との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。聞き間違いによるミスも起こらないよう、くれぐれも注意しなければなりません。情報共有不足によるミス受発注業務には、情報共有不足によるミスも考えられます。たとえば、欠品トラブル・発注日の変更などの重要な情報がタイムリーに共有されていないと、納期遅延や誤った商品の発送などに繋がってしまう恐れもあります。発注日の変更を聞けておらず注文書への記載を誤ってしまった、日付が合わず納期までに間に合わなかった、という状況もあるでしょう。情報共有不足によるミスも、顧客や取引先との信頼を失う可能性もあり注意が必要です。ミスを防ぐには、情報の随時更新、関係各部門とのコミュニケーション強化などが重要です。受発注業務でミスが発生しやすい主な理由受発注業務ではなぜミスが発生しやすいのでしょうか？ここでは、主な理由についていくつか紹介していきます。人手不足１つ目の理由は、人手不足です。受発注業務を担当する人が少ないと、一人当たりの作業量が増加し、各個人の負担が増加してしまいます。また、営業などの現場担当者が兼務で受発注業務に対応している場合、本来の業務もありますます多忙となってしまいます。人手不足のまま対応を行っていると、現担当者が職場でのストレスを感じたり、長時間労働となる可能性も高まります。このような状況下では、ますますミスが起こりやすくなり、業務の質が低下する恐れがあるため、人員配置の見直しや職場環境の改善などの対応が必要です。作業品質のバラツキ２つ目の理由は、作業品質のバラツキです。受発注業務の担当者間での経験やスキルの違いなどが、バラツキの原因となりやすいです。この結果、一部の担当者が注文書の誤記、発注ミスなどを起こしやすくなります。作業品質のバラツキを減らすためには、定期的な研修の実施、作業マニュアルの共有、スキルの均一化を図る人材育成などが重要です。メール・FAX・電話などのアナログ運用３つ目の理由は、メール・FAX・電話などのアナログ運用です。紙の注文書をFAXで送信する、メールでのやり取りを手動で記録する、電話で直接注文内容を聞く、などの対応の場合、数字の誤読や入力間違いを引き起こす可能性が高まります。対応に時間もかかり、業務効率の低下にもつながります。受発注システムを導入してアナログ運用から脱却してデジタル化を図るなど、作業効率の向上・ミス削減に取り組む必要があります。受発注業務でミスが起きたときにすべきこと受発注業務でミスが起きた時には迅速な対応が必要です。ここでは、主にすべきことについて、紹介していきます。報連相受発注業務でミスが起きた際には、すぐに報連相「報告・連絡・相談」することが大切です。ミスが発生したことを、速やかに上司や関係部門に報告・適切な連絡・相談をすることで、迅速かつこれ以上被害が拡大しないような対応が可能です。報告はメールよりも、電話や対面で行うようにしましょう。誠意を持ってすぐに伝えることで、相手に危機感が伝わり、必要な対応を迅速に行えます。ミスが発生したら、被害を最小限に留めるためにも、すぐに報連相を行いましょう。謝罪と真摯な対応受発注業務でミスが起きた際には、取引先や顧客など、迷惑をかけてしまった相手に対して、丁寧に謝罪するなど、真摯に対応することが必要です。ミスは企業の信頼を失う可能性があります。素早く誠実に対処しましょう。謝罪のときには、ミスの原因や今後の対策を明確に伝えることが重要です。謝罪は書面でなく、直接会って行うことで、相手により誠意を感じてもらえるでしょう。ミスに対する謝罪と真摯な対応は、長期的な関係の維持にとって欠かせません。受発注のミスを防止する方法受発注業務でミスが発生すると、自社や取引先に大きな影響を及ぼす可能性があるため、予防策が必要です。ここからは、受発注のミスを防止する方法について紹介していきます。情報連携の強化受発注のミスを防止するためには、社内・社外での情報連携を強化する必要があります。円滑なコミュニケーション方法を行えば、必要な情報や変更内容、重要な連絡などが関係者に迅速に伝わります。受発注業務では、発注日の変更や商品の在庫状況など、細かい情報が重要です。一つ一つの情報を的確に共有できなければ、誤った商品の発送や納期の遅延などのミスが発生しやすくなります。このようなミスを未然に防ぐために、定期的なミーティングの開催や専用のシステムを導入して受注・発注ステータスを共有するなど、情報を正確に共有する仕組みが必要です。また、取引先に対しても、定期的なコンタクトを取りましょう。市場の動向やニーズの変化などの重要な情報が、迅速に入手可能です。情報連携を強化することで、受発注のミスを防ぎ、スムーズな対応・効率的な業務運用を実現できるでしょう。システム導入受発注のミスを防止するための有効な手段として、受発注システムの導入が挙げられます。専用の受発注システムでは、注文の受付から発送、請求など、受発注で発生するプロセスを自動化し、管理できます。システムを導入すれば、人手によるアナログ運用では避けられない、入力ミスや情報共有不足のミスなどの削減も可能です。直感的に操作できるシステムを選べば、作業品質も安定するでしょう。TS-BASE 受発注は、利用者向けの注文サイトや管理者向けの管理システムから、物流拠点向け倉庫システムまで揃っており、お客様に合わせた機能を選択可能です。また、SaaSでの提供のため、3ヶ月から半年程度でのスピーディな導入が可能です。受発注業務でミスを予防したいならTS-BASE 受発注がおすすめ受発注業務で発生しやすい主なミスとして、入力ミス、聞き間違いによるミス、情報共有不足のミスがあります。特に、電話・メール・FAXなどのアナログ運用で起きやすいと言えるでしょう。それらのアナログ運用をシステム化するには、「TS-BASE 受発注」がおすすめです。注文サイトではマニュアルが不要なほど見たまま直感的に操作ができ、システムに不慣れな方でも簡単に注文が可能です。また、TS-BASE 受発注には物流拠点で使用する倉庫管理システム（WMS）も搭載されています。アナログ業務で手間になりやすい、最新の在庫数の連携等も自動で行え、TS-BASE 受発注内で完結できます。TS-BASE 受発注を導入すれば、Web上で注文が可能なため、ミスが起きやすい手作業での入力や電話対応も発生しません。さらに物流拠点の在庫情報をリアルタイムで各所に連携できるため、部署間での情報共有にも役立ちます。受発注業務におけるあらゆる業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ることが可能です。

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受発注はアウトソーシング化すべき？必要な状況・メリット・デメリットも詳しく紹介！

受発注業務について、アウトソーシングする方法を調べている方も少なくないと思います。特に本業の隙間時間に受発注業務を対応している担当者は、繁忙期など受発注業務対応に追われており、外部に委託したいと考えることでしょう。本記事では受発注業務に関して、アウトソーシングが必要となる状況、アウトソーシングするメリット・デメリットについて詳しく紹介していきます。受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況について、以下4点を挙げて説明します。繁閑差対応紙・電子の混在人材不足品質のバラツキ繁閑差対応受発注業務の繁忙期・閑散期にアウトソーシングが必要と考える企業も多いです。なぜなら、期末やセール期間など業務量が一時的に増加する期間では、人員やリソースの効率的な管理が困難になるためです。社内の従業員だけで対応していると、急激に増える注文処理や顧客対応が追いつかなくなる可能性があります。また普段従業員が都度、主業務の合間に受発注業務に対応している場合、繁忙期には更に業務に追われることになるでしょう。アウトソーシング化で受発注業務経験が豊富な専任スタッフに依頼し、繁忙期・閑散期への対応に備えたいと考える企業も多いでしょう。紙・電子の混在受発注業務で取り扱う注文書や請求書などの帳票は、取引先に応じて、紙・電子が混在していることがあります。このような場合、社内で対応するとそれぞれの扱いや管理が難しくなってしまうでしょう。アウトソーシング先に依頼すれば、紙のデータを電子データに変換するなど、紙や電子が混在したデータを一元的に管理し、データの整合性を保つことも可能です。また、受発注業務では、取引先によってメール・電話・FAXなど、多様な注文方法への対応が求められることもあります。取引手段が多ければ多いほど、管理・処理が複雑になるため、アウトソーシングを活用することが有効といえるでしょう。紙・電子が混在した帳票を扱う場合、自社内で対応して業務負荷をあげるよりも、アウトソーシング先に受発注業務を任せるべきです。人材不足受発注業務を担当する人材が足りない状況において、アウトソーシングを検討する企業も多いです。受発注業務を営業事務や現場担当者が本業の合間に対応している場合、発注業務の処理速度が遅くなり、ミスが増えることがあります。アウトソーシングを利用すれば、専門業者が迅速かつ正確に業務を行うため、取引先からの信頼性を高めることができるでしょう。受発注業務をアウトソーシングすることで、担当者は本来の営業活動などの主業務に集中でき、成果もあげやすくなります。品質のバラツキ受発注業務において、対応者によって品質のバラツキがある場合、それを解決するためにアウトソーシングを検討することが有効といえます。たとえば、担当者によって注文処理の速度の違いが見られたり、注文書などのフォーマットが古かったり、顧客対応の仕方が違ったりすると、受発注業務全体に影響を及ぼす可能性があります。また、特定の複雑な取引先の受発注に関するノウハウを、個人で抱えている属人化のケースも多いでしょう。従業員が急に異動・退職した場合、引き継がれなくなる可能性もあるなど、大きな問題です。そのようなとき、アウトソーシングを活用すれば、一定の品質基準を保った専門担当者が安定して対応してくれます。アウトソーシング会社の担当者は、受発注業務に関する専門知識を持っていることはもちろん、実績も豊富なため、品質のバラツキを最小限に抑えてくれるでしょう。品質が向上すると、顧客満足度も向上します。受発注業務で品質のバラツキを課題としている場合は、アウトソーシングを検討することが一つの方法です。受発注に関する業務をアウトソーシングするメリット受発注に関する業務をアウトソーシングするメリットについて、以下4点を挙げて説明します。コスト削減繁忙・閑散期対応主業務への集中品質安定コスト削減1つ目のメリットは、コスト削減です。アウトソーシングすれば、従来紙でやり取りしていた帳票を電子化して対応するなど、ペーパーレス化によるコスト削減を期待できます。また、人件費も削減できる可能性が高まります。たとえば、自社内で取引先からの問合せ対応・基幹システムへの転記・FAXや紙帳票の仕分け・FAX送信・郵送対応をしていた場合、アウトソーシング先が一括で対応してくれるようになり、それぞれ自社の人員を確保する必要もありません。アウトソーシングすれば、コスト削減効果を期待できるでしょう。繁忙・閑散期対応２つ目のメリットは、繁忙期や閑散期対応です。受発注業務は、月末・期末・セールなど、業務が集中して繁忙期となりやすいタイミングがあります。そのようなとき、急遽自社の人員を増やすなど、対応に追われる可能性があります。自社で繁忙期に合わせて人を雇うと、その分閑散期には固定費が増えてしまいますが、外部にアウトソーシングすれば繁忙期・閑散期に合わせた変動費となり、コストの最適化を図れるでしょう。主業務への集中3つ目のメリットは、主業務への集中です。受発注業務は専任のスタッフではなく、営業事務や現場担当者などの従業員が主業務の合間に対応している企業も多いです。そのため、アウトソーシングすることで自社従業員は受発注業務に費やす時間が少なくなり、主業務へとリソースの集中ができるようになります。主業務へ集中できる人材が増えれば、個々の成果も挙げやすくなり、企業の売上・粗利拡大に大きく貢献できるでしょう。品質安定4つ目のメリットは、品質安定です。受発注業務では、電話や FAX ・メールなど取引先によって、さまざまなやり取りが発生することがあり、それぞれに合わせた対応を自社で行うのは手間がかかってしまいます。アウトソーシング先では、取引先とのやり取りをシステムで統合・管理してくれるなど、品質安定化を期待できます。たとえば、社内では、基幹システムへの入力や手書きで帳票作成で入力していた場合人的ミスが発生する可能性がありますが、紙を電子化するなどの仕組みが整っているアウトソーシング先に依頼すれば、品質安定化を図ることができるでしょう。受発注をアウトソーシングすれば、品質安定を期待できます。受発注をアウトソーシング化で考えられるデメリット受発注をアウトソーシングするときの主なデメリットについて、以下を挙げて説明します。自社の業務範囲に対応していないことも実績が豊富でないこともセキュリティ対策が万全でないことも最適配置でないことも自社の業務に対応していないことも1つ目のデメリットは、自社の業務に対応していないこともあることです。たとえば、注文書を社内の決まった専用システムに登録する・社内の専用管理番号を採番するなどの業務があると、アウトソーシング先のほとんどは対応できないでしょう。アウトソーシングするときは、自社の必要な業務にどれくらい対応できるか、業務範囲を確認することが重要といえます。対応していない場合は、自社側で対応する必要があるため、どの部分をアウトソーシングするのか、自社ではどこまで対応するのかを予め明確に分けておくことが大切です。実績が豊富でないことも2つ目のデメリットは、実績が豊富でないこともあることです。アウトソーシング先によっては、受発注業務の知識が豊富なものの、自社が求めている一部業務に関しては実績が豊富でない、というケースがあります。そのため、アウトソーシング先に依頼するときは、直接実績について確認することはもちろん、公式サイトに導入事例が掲載されている場合は、自社の依頼したい業務の実績があるかを確認しましょう。また、アウトソーシング先が扱っているシステムが何かも確認することも大切です。セキュリティ対策が万全でないことも3つ目のデメリットは、セキュリティ対策が万全でないこともあることです。受発注業務では、顧客情報や支払金額などの機密情報を取り扱うため、情報が漏れてしまう危険性はゼロではありません。アウトソーシングする場合は、アウトソーシング先が扱うシステムへの対策、セキュリティ体制・仕組みはもちろん、専任スタッフや関係者に定期的にセキュリティ教育の実施など、情報漏洩させない取り組みがなされているか、しっかりと確認すべきです。最適配置ではないことも4つ目のデメリットは、最適配置でないこともあることです。アウトソーシング先によっては、常に一定の人数が配置されて一定量のみ対応することもあります。そのため、自社の過去の業務量の増減を見て、繁忙期・閑散期に合わせて、最適化をしてほしいと考えていても、希望通りに行われないこともあるでしょう。また、繁忙期・閑散期に対応してくれる場合でも、人件費など余計なコストがかかってしまう場合もあります。受発注業務をアウトソーシングするときには、自社の特徴に合わせて最適配置してくれるか、繁忙期や閑散期などに合わせてどのように対応してくれるか、事前にしっかりと確認すべきです。受発注のアウトソーシングならTS-BASEもおすすめ本記事では、受発注のアウトソーシングについて紹介しました。受発注のアウトソーシングには、コスト削減や品質安定などメリットはあるものの、同時に業務範囲やセキュリティなどデメリットも存在します。受発注業務のアウトソーシングをお考えなら、TS-BASE もおすすめです。TS-BASEでは、様々なサービスを組み合わせることで自社に合わせた幅広いサポートを実現できます。たとえば、 TS-BASE 受発注では、煩雑化しがちな受発注の受付のシステム化をサポートできます。管理者はシステムで注文や出荷状況を閲覧できるため、従来煩わしいと感じていた集計業務も不要となります。TS-BASE 事務局では、システム化で対応しきれない部分をサポート可能です。アナログ注文の受注処理から出荷の手配まで幅広く対応できることはもちろん、問合せ口としてコールセンターの開設も可能です。 TS-BASE 物流では、保管・出荷業務のアウトソーシングにも対応しています。TS-BASE 受発注と連携することで、出荷の状況をリアルタイム確認ができるため、アウトソーシングしながら常時状況把握でき、自社のスキルを高めることも可能です。受発注のアウトソーシングをお考えなら、TS-BASE も検討してみてください。

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受注代行とは何か？知るべき主要業務、メリット・デメリット、選定ポイントを解説

受注代行とは受発注業務に精通したプロが、代わりに事務対応や取引先からの問い合わせ対応などの業務を実施することです。人手不足対応などのメリットがありますが、業者によって対応内容が違う、自社の受注業務のスキルが低下するデメリットもあります。「人手が足りない・社内の負担が大きい」のであれば、TS-BASE 受発注の導入がおすすめです。

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TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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