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2023.09.26

受注代行を選ぶ前に知るべき主要業務、メリット・デメリット、選定ポイントを解説

受注代行できる業務や業者の選び方を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受注代行とは、受発注業務に精通したプロが、代わりに業務を実施することです。

この記事では、受注代行の概要と主な業務、メリット・デメリット、業者を選定するポイントについて説明します。これから受発注業務を代行したいと考えている方は、ぜひご覧ください。

受注代行とは

受注代行とは、自社が行っている受注に関する業務を専門業者が代行することです。例えば、事務対応や取引先からの問い合わせ対応などが挙げられます。

取引先からの急な問い合わせや、受注数が急激に増加したとき、迅速に受発注業務に対応することが求められます。しかし、自社の人材不足や専門知識の不足などで、対応が困難になるときもあるでしょう。それが続くと、顧客満足度の低下や業務の遅延、そしてミスの増加といった問題にも繋がります。

受注代行とは、上記のような課題を解決するためのサービスです。専門業者が受発注業務を代行することで、人材不足への対応、業務効率化、顧客満足度の向上を期待できます。

受注代行の対象となる主な業務

ここからは、受注代行の対象となる主な業務を紹介します。

受注管理
顧客からの商品やサービスの注文を受け取り、発送するまでの一連の業務を管理することです。注文内容の確認や、必要に応じた発送手続きの処理などが含まれます。
発送管理
商品の発送手続き全般を管理する業務のことです。例えば、出荷指示データの作成、商品の発送後に顧客に通知メールを送る作業などがあります。
顧客への手続き対応
顧客から製品に関する問い合わせや、商品の返品・交換に関する手続き、返金処理に対応する業務のことです。
顧客からの問い合わせ対応
顧客からの様々な問い合わせや要望に対する対応業務です。電話、メール、チャットなどの各種コミュニケーションツールを通じて、顧客の声を受け取り適切に対応することが大切です。
商品登録・更新
新しい商品が販売される時や、既存の商品がリニューアルされる際の情報更新を行う業務です。商品情報の追加や変更、価格の更新対応などが含まれます。

ここでは受注代行の対象となる主な業務を紹介しました。業者によって、受注代行可能な業務は異なりますので、代行を依頼する前にどのような業務に対応しているか、必ず確認しましょう。

受注代行を利用するメリット

受注代行を利用することで、企業にはさまざまなメリットがあります。ここからは、3つのメリットを紹介します。

品質の一定化

1つ目は、品質の一定化です。
受発注業務は、繁忙期の業務量の増加や、突然の担当者の異動・退職などによって、自社のリソースだけでの対応が難しくなることがあります。このような状況下で、慣れていない担当者が受注業務を行うと、品質チェックを怠ってしまうなど、人為的なミスが発生しやすくなります。

受注代行サービスを活用すれば、受発注業務のプロフェッショナルが安定した品質で注文の処理・管理を行います。繁忙期でも一定の品質を維持しながら、迅速かつ正確に業務を進めることが可能です。

また、受注代行サービスを利用することで、自社のリソースや人員の変動に左右されることなく、一定の品質で受注業務に対応することができるため、業務効率化や顧客満足度の向上に貢献できるでしょう。

主業務への集中

2つ目は、主業務への集中です。
多くの企業では、現場担当者や営業事務が兼任して、受発注業務に対応しています。このような状況が続くと、担当者の業務負担を増加させ、結果として主業務遂行にも影響が出てしまう可能性が高いです。

受注代行を利用して、外部の専門家に受注業務を委託すれば、自社担当者の負担を軽減できます。現場担当者や営業事務は主業務に専念し、より高い生産性や効率性の追求が可能でしょう。

新規事業対応

3つ目は、新規事業対応です。
新規事業に取り組むときは、業務量が増大し、通常のリソースのみで対応できなくなってしまいます。このような時にも、受注関連の業務は、顧客対応や商品発送などの細部まで気を配る必要があり、ミスは許されません。

受注代行を導入すれば、新規事業の受注業務も安定して外部に依頼することができます。自社担当者は、受発注業務に追われることなく、自社の事業発展のための業務に集中できるでしょう。

受注代行でありがちなデメリット

受注代行を利用することは、品質の一定化や主業務への集中などの利点がありますが、一方でデメリットも存在します。ここでは、ありがちなデメリットを3つ紹介していきます。

自社のスキル低下

1つ目は、自社のスキル低下です。
受発注業務は、顧客対応・商品管理・在庫管理などの知識や対応スキルが必要です。受注代行に依頼すると、これらの業務を自社で対応する機会が減少し、結果として従業員のスキルが低下する恐れがあります。

何らかの理由で将来的に受注代行を利用しない方針に切り替えた場合、適切な知識やスキルを持つ人材が不足しているため、業務の遅延やミスの増加など、業務品質の低下も考えられます。

受注代行を利用するときは、長期的な視点で自社の業務スキル維持や育成を考えることが大切です。

柔軟性がない

2つ目は、柔軟性がないことです。
例えば、突然の需要増という予期せぬ状況が発生した場合、受注代行側が即座に適応することは難しいことがあります。多くの受注代行業者は、一定の対応量で業務を行っているため、突然発生する大量のオーダーに対応していないことが考えられるからです。

そのため、受注代行のパートナーを選ぶときは、契約内容の詳細、需要増減の変化に対応できるかなど、十分に確認することが大切です。

セキュリティリスク

3つ目は、セキュリティリスクです。
受注代行は、顧客情報・取引先情報・取引金額など、企業が持つ貴重な情報を外部業者に渡す必要があります。そのため、データ漏洩や不正アクセスといったセキュリティリスクが高まる恐れがあります。

多くの受注代行業者は高度なセキュリティ対策を導入していますが、どんなに厳重な対策を施しても、データを外部に渡すため、自社が対応することに比べてリスクが上がることは避けられません。

そのため、受注代行の利用を検討する際は、機密保持契約の締結はもちろん、業者がどのようなセキュリティ対策をとっているのか、定期的なセキュリティチェックが行われているのかなどを確認しましょう。詳細な情報を入手し、業者選定の検討材料とすることが大切です。

受注代行サービスを選ぶポイント

ここまで、受注代行の概要と主な業務、メリット・デメリットを説明しました。それでは、受注代行サービスを選ぶときは何を見ればよいのでしょうか。ここからは、受注代行サービスを選ぶポイントを紹介します。

コストが見合っているか

受注代行サービスを選ぶ際の重要なポイントの一つは、コストパフォーマンスです。
受注代行サービスは、従量課金や月額固定など様々な料金体系で提供されています。そのため、自社の受注業務の特性や対応規模に合わせて、最も適切な料金プランを選択することが大切です。

たとえば、月毎で受注量が大きく変わる場合は従量課金のプラン、毎月一定の受注が見込まれる場合には月額固定のプランが適しています。
自社の月毎の受注数、受注の増減を考慮し、受注量に対して受注代行サービスを選ぶことが大切です。

自社商品に対応しているか

自社商品に対応しているかどうかも、受注代行サービスを選択する際の重要なポイントです。
一部の受注代行サービスは、特定の商品・サービス種類に特化して提供されているなど、全ての要求を満たすことが難しい場合があります。

自社が取り扱う商品の特性や種類を明確にし、受注代行サービスが適切に対応できるかどうかを事前にしっかりと確認することが重要です。

体制の確認

受注代行サービスを選択する際は、体制の確認も重要なポイントです。
受注業務を円滑に行えるかどうかは、受注代行サービス業者の体制に大きく左右されます。

例えば、通常の業務運営に十分な人員が確保されているか、専任のスタッフがいるかなど、日常の業務をスムーズに行える体制が整っているかを必ず確認しましょう。

変動する受注量に柔軟に対応できるかを確認することも重要です。例えば、閑散期には最低限のスタッフでの対応、繁忙期には迅速に対応力を増強できる体制があると望ましいでしょう。

柔軟な体制を持つ受注代行サービスを選ぶことで、自社のビジネスの拡大にも繋がるでしょう。

受注代行を検討しているなら TS-BASE 受発注もおすすめ

受注業務に割ける自社の人手が足りない、担当者の負担が大きいことが課題で、受注代行を検討している方もいるでしょう。
受注代行サービスは、品質の一定化などメリットもありますが、自社のスキル低下などデメリットもあります。

受注代行を検討している理由が「人手が足りない・社内の負担が大きい」のであれば、自社の業務を効率化できる受発注システムの導入がおすすめです。

TS-BASE 受発注では、受注から出荷までに必要な情報が一つのシステム内でまとまっています。負担が大きい受発注業務をデジタル化することで、転記や電話応対などの時間が不要となり、業務の効率化につながります。機能を使いこなせるか不安という方には、サポート担当者が伴走してサポートするため、安心してお使いいただけます。

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