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2023.07.03

受発注業務のよくある課題とは？課題の見つけ方や取り組みのポイントも紹介

注文や発注に関する情報、在庫状況や顧客情報など、様々な情報を扱う受注・発注業務。

より効率的に業務を行うために、業務改善に取り組もうとする一方「どこから手をつければよいかわからない」「どうやって課題を見つければよいのか」と悩んでしまう担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、受発注業務のよくある6つの課題や、課題を見つけるために行うことを解説します。業務改善に取り組む際のポイントについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

業務改善に取り組む際には、こちらの記事もあわせてご覧ください。
業務改善に役立つ無料エクセルの活用手法と5つのステップ

受発注業務でよくある課題

常に様々なデータを扱い、場合によっては複数のシステムを併用して業務を行う受注・発注の現場では、ミスや業務の属人化、同じ作業の重複といった課題がよくあります。

しかし、以前から同じ方法で業務を行っていると「この方法でやるのが当たり前」「多少のミスや非効率は仕方がない」と、課題に対する意識が低下してしまいがちです。

まずは受発注業務でよくある課題について知り、課題意識を高めていきましょう。

ヒューマンエラーが多い

電話やメール、FAXなどの複数の手段で受注や発注の業務を行っている場合、注文書の読み間違いや注文内容の聞き間違い、システムへの転記ミスなどのヒューマンエラーが多く発生します。
その他にも「このお客様はいつもこの注文内容だから」といった思い込みなどがミスの原因となることもあります。

どれだけ慎重に確認を行うようにしていても、人間が作業を行う以上、ヒューマンエラーを完璧に防ぐことはできません。一方で、ミスの多発は顧客との信頼関係や売上に大きく影響するため、システムの導入などによって根本的に解決していくことが求められます。

システムへの入力に時間がかかる

「電話やFAXで受けた注文を受注システムに入力する」「在庫情報を見ながら、発注システムに必要な材料の型番や個数を入力する」といったシステム入力作業は、業務効率化を防ぐ一因です。

事業規模が大きく、一日に何十もの受発注を行う場合、その作業にかかる時間はかなりのものになり、当然その作業中にミスが起きる可能性も上がります。また、システム入力のような細かい作業を長時間行うことは、担当者の疲労感やストレスの増加にも繋がりかねません。

業務が属人化する

業務の属人化とは、特定の人や一部の人のみが業務のやり方や細かいルールを理解しておらず、その人でないと業務を正しく遂行できない状態を指します。
得意先からの「いつもと同じで」という注文を特定の人しか理解できないような状況や、「この発注は◯◯さんではないとできない」といった状況も、業務の属人化に含まれます。

業務の属人化が多く発生すると、その人の不在時には業務が進められないことになり、スムーズな業務遂行ができません。

関係部門間の連携がうまくできない

受発注業務には販売管理や購買管理、在庫管理、出荷管理、さらに経理や顧客対応など様々な部門が関わります。
各部署間で最新情報を共有し、連携を取りながら業務を進めることが求められますが、業務フローや連絡手段によっては、連携がうまくできないこともあります。

例えば、顧客から商品の在庫に関する問い合わせを受けた販売部門の担当者が、在庫管理部門の担当者に電話で問い合わせをする場合、担当者が離席や欠勤をしていると確認に時間がかかるでしょう。

連携不足によって生じるタイムロスは、1回ごとだと小さなものかもしれません。しかし、それが何十件、何百件と重なると大きなロスになります。

システム間の連携ができない

システム間の連携不足が、生産効率を下げる原因となっているケースもあります。

例えば、発注情報と在庫情報を異なるシステムで管理しており、双方の連携ができない場合、在庫データを見ながら発注情報を手入力するという作業が発生します。あるいは、システムの機能不足により、システムからダウンロードしたデータをExcelなどで加工し、再度システムに取り込む、といった作業を行っているケースもあるでしょう。

業務効率化を実現するはずのシステムによって、無駄な作業が発生してしまっては意味がありません。ヒューマンエラーを防ぐためにも、システムや自社の業務フローの見直しが求められます。

柔軟な働き方ができない

在宅勤務（テレワーク）や時差出勤など、柔軟な働き方が日本でも広がっている一方、業務のやり方によっては、毎日決まった時間に出勤しないといけない人もいます。

例えば、「発注は平日8時から17時の間に電話で行わないといけない」「取引先からFAXで届く注文書を毎日チェックしないといけない」といったアナログな方法で業務を行っているケースです。

柔軟な働き方の推進は、社員の仕事や会社への満足度を高める他、離職の防止や求職者へのアピールにもなります。これからは「毎日決まった時間に出勤するのが当たり前」という考えは捨て、社員がよりワークライフバランスを取れる職場環境を整えていくことが重要です。

受発注業務に関する課題の見つけ方3STEP

受発注業務の業務改善は、自社の課題を正しく認識することから始まります。しかし「受発注業務を改善したいけど、どこから手をつければよいかわからない」とお困りの担当者も多いでしょう。

ここからは、受発注業務に関する課題を見つけるために行うべきことを、3つのステップに分けて解説します。

【STEP1】現在の業務フローを洗い出す

まず、現在の業務フローを全て洗い出し、それぞれのプロセスでかかっている工数を整理しましょう。

業務フローはできるだけ細かく洗い出すことが重要ですが、いきなり1つ1つの作業全てを細かく書き出すと時間がかかってしまいます。

全体のフローを大まかに洗い出した後で、特に複雑な工程や課題がありそうな工程を優先的に掘り下げていくなど、STEP1に時間をかけすぎないように注意しましょう。

【STEP2】無駄な業務やミスが多い業務を見つける

次に、洗い出した業務フローを見ながら、無駄な業務やミスが多い業務がないかを確認していきます。

例えば、以下のような業務を改善することで、業務効率と生産性の向上につながる可能性があります。

毎月同じような作業に同じ時間をかけている（例：同じ商品を同じ取引先に毎月再発注しているが、新規の発注と工数が変わらない）
同じ作業を繰り返している（例：手書きの発注書を元に、受注管理システムにデータ入力し、Excelで納品書を作成する）
作業に時間的・場所的な制約がある（例：発注は取引先の営業時間内に事務所の電話やFAXから行う）
同じようなミスが繰り返し発生している（例：注文書の読み間違い、FAXの誤送信や送信エラーによる発注漏れ）

「昔からこうやっているから」「この方法が一番よい」といった先入観や固定観念を捨て、客観的に考えていくことがポイントです。

【STEP3】現場の担当者の声を聞く

実際に日々業務を行う現場の担当者の意見を聞き、彼らの目線で困っていることや大変なことが何かを整理しましょう。

ここでのポイントは、忙しい現場担当者ができるだけ答えやすいようにヒアリングを実施することです。「何か困っていることはありませんか？」と漠然と聞いても「ありません」といった答えが返ってくる可能性があります。
業務の種類や作業内容を整理したシートなどを用意し、それぞれの作業工程での不満や課題を記入してもらうようにするとよいでしょう。

業務の課題を見つける際には、Excelシートの活用がおすすめです。こちらのホワイトペーパーでは、業務改善に役立つ無料エクセルの活用手法について詳しく解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。

▼業務改善のためのワークシート

受発注業務の課題に取り組む際のポイント

業務フローの洗い出しや現場担当者へのヒアリングなどを経て課題が明らかになれば、後はそれらを1つずつ対処していくのみです。ここでは、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

ここからは、受発注業務の課題に取り組む際のポイントについて解説します。

緊急度・重要度をつける

明らかになった課題を全て一気に解決しようとするのではなく、緊急度や重要度から優先順位を決めて取り組みましょう。

緊急度や重要度は、現場の温度感や課題の深刻さ、課題が解消・改善することによる影響の大きさなどによって判断します。緊急度と重要度をつけたら、以下のような順番で課題に着手していきます。

緊急度、重要度がともに高いタスク
重要度が高いが、緊急度が低いタスク
緊急度が高いが、重要度が低いタスク
緊急度、重要度がともに低いタスク

多くの現場で、課題の対応は日々の業務の合間を縫って行うことになるため、課題の数が多ければ多いほど、この優先順位付けは重要です。

ITツールを活用する

課題の内容によっては、業務フローの見直しや工夫だけでは対処が難しいものもあります。

その場合は、受発注システムやRPA（Robotics Process Automation）ツールなどの活用を検討しましょう。既存システム間の連携不足が課題になっている場合は、システムベンダーに相談する他、システムのリプレイスや追加開発なども選択肢の1つです。

受発注システムについて、機能や選び方などはこちらで詳しく解説しています。
Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介

ITツールの活用以外には、アウトソーシングやBPOで課題が解消・改善するかもしれません。業務の一部または全体の外部委託にはメリット・デメリットがあるため、よく検討する必要がありますが、社内のリソースをより重要な業務にあてられる点は、大きなメリットと言えるでしょう。

受発注業務のアウトソーシングについて詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。
受注代行を選ぶ前に知るべき主要業務、メリット・デメリット、選定ポイントを解説

関係部門と連携して取り組む

受発注業務はさまざまな部門が連携して業務を進めていくため、ある部門がいきなりやり方を変えると、他の部門の業務に支障がでる可能性もあります。

1つの部門やチームの効率化のみを重視して、他の部門にしわ寄せがいかないよう、関係部門と連携しながら進めていくようにしましょう。

受発注業務の課題に対処しよう

受注・発注の現場では、人為的ミスの多発、無駄な作業、部門やシステム間の連携不足などの課題がよく見られます。自社の業務のどのような点を改善すべきかを見極めるためには、業務フローを整理した上で、時間がかかっている工程やミスの多い作業を洗い出していく作業が必要です。

しかし、通常業務で忙しい日々の中では、課題に向き合う時間が十分に取れなかったり、社内のリソースでは対処法を考えるのが難しかったりするでしょう。

社内では議論が進まない
他社ではどうやっているのか知りたい
誰かに相談しながら進めたい

このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度「TS-BASE 受発注」を販売する竹田印刷にご相談ください。
「TS-BASE 受発注」は、BtoB受発注業務における様々な課題を解決する受発注システムです。受注・発注業務はもちろん、在庫管理や物流、配送に至るまで、受発注に関する一連の業務をカバーしています。

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