受発注業務でミスを起こさないために、よくあるミスや事前に予防する方法を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注業務はミスしないことが前提です。ミスすると自社だけでなく取引先に影響が出るため、企業の信頼が低下しかねません。

この記事では、受発注業務で起こりやすいミスと、ミスが発生する理由、防止する方法について紹介していきます。

受発注業務で起こりやすいミス

まずは、受発注業務で起こりやすい、代表的なミスを紹介していきます。

入力ミス

受発注業務は、人による入力ミスが発生しやすいです。たとえば、FAXからシステムへ入力するときに商品の数量・金額などの細かい数字の見間違い、宛先や担当者名の打ち間違いが発生する可能性があります。

受発注業務で入力ミスをすると、内容によっては自社だけでなく取引先に多大なる影響を及ぼす恐れがあります。企業の信頼を失いかねませんので、ミスしないよう注意が必要です。

聞き間違いによるミス

受発注業務では、聞き間違いによるミスも発生しやすいです。たとえば、電話や対面だと、担当者名・部署・金額などの重要な情報を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。

聞き間違いによるミスをすると、納品遅延やコスト増加といった問題を引き起こし、顧客や取引先との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。聞き間違いによるミスも起こらないよう、くれぐれも注意しなければなりません。

情報共有不足によるミス

受発注業務には、情報共有不足によるミスも考えられます。たとえば、欠品トラブル・発注日の変更などの重要な情報がタイムリーに共有されていないと、納期遅延や誤った商品の発送などに繋がってしまう恐れもあります。

発注日の変更を聞けておらず注文書への記載を誤ってしまった、日付が合わず納期までに間に合わなかった、という状況もあるでしょう。

情報共有不足によるミスも、顧客や取引先との信頼を失う可能性もあり注意が必要です。ミスを防ぐには、情報の随時更新、関係各部門とのコミュニケーション強化などが重要です。

受発注業務でミスが発生しやすい主な理由

受発注業務ではなぜミスが発生しやすいのでしょうか？ここでは、主な理由についていくつか紹介していきます。

人手不足

１つ目の理由は、人手不足です。

受発注業務を担当する人が少ないと、一人当たりの作業量が増加し、各個人の負担が増加してしまいます。また、営業などの現場担当者が兼務で受発注業務に対応している場合、本来の業務もありますます多忙となってしまいます。

人手不足のまま対応を行っていると、現担当者が職場でのストレスを感じたり、長時間労働となる可能性も高まります。このような状況下では、ますますミスが起こりやすくなり、業務の質が低下する恐れがあるため、人員配置の見直しや職場環境の改善などの対応が必要です。

作業品質のバラツキ

２つ目の理由は、作業品質のバラツキです。

受発注業務の担当者間での経験やスキルの違いなどが、バラツキの原因となりやすいです。この結果、一部の担当者が注文書の誤記、発注ミスなどを起こしやすくなります。

作業品質のバラツキを減らすためには、定期的な研修の実施、作業マニュアルの共有、スキルの均一化を図る人材育成などが重要です。

メール・FAX・電話などのアナログ運用

３つ目の理由は、メール・FAX・電話などのアナログ運用です。

紙の注文書をFAXで送信する、メールでのやり取りを手動で記録する、電話で直接注文内容を聞く、などの対応の場合、数字の誤読や入力間違いを引き起こす可能性が高まります。対応に時間もかかり、業務効率の低下にもつながります。

受発注システムを導入してアナログ運用から脱却してデジタル化を図るなど、作業効率の向上・ミス削減に取り組む必要があります。

受発注業務でミスが起きたときにすべきこと

受発注業務でミスが起きた時には迅速な対応が必要です。ここでは、主にすべきことについて、紹介していきます。

報連相

受発注業務でミスが起きた際には、すぐに報連相「報告・連絡・相談」することが大切です。

ミスが発生したことを、速やかに上司や関係部門に報告・適切な連絡・相談をすることで、迅速かつこれ以上被害が拡大しないような対応が可能です。

報告はメールよりも、電話や対面で行うようにしましょう。誠意を持ってすぐに伝えることで、相手に危機感が伝わり、必要な対応を迅速に行えます。ミスが発生したら、被害を最小限に留めるためにも、すぐに報連相を行いましょう。

謝罪と真摯な対応

受発注業務でミスが起きた際には、取引先や顧客など、迷惑をかけてしまった相手に対して、丁寧に謝罪するなど、真摯に対応することが必要です。ミスは企業の信頼を失う可能性があります。素早く誠実に対処しましょう。

謝罪のときには、ミスの原因や今後の対策を明確に伝えることが重要です。謝罪は書面でなく、直接会って行うことで、相手により誠意を感じてもらえるでしょう。ミスに対する謝罪と真摯な対応は、長期的な関係の維持にとって欠かせません。

受発注のミスを防止する方法

受発注業務でミスが発生すると、自社や取引先に大きな影響を及ぼす可能性があるため、予防策が必要です。ここからは、受発注のミスを防止する方法について紹介していきます。

情報連携の強化

受発注のミスを防止するためには、社内・社外での情報連携を強化する必要があります。円滑なコミュニケーション方法を行えば、必要な情報や変更内容、重要な連絡などが関係者に迅速に伝わります。

受発注業務では、発注日の変更や商品の在庫状況など、細かい情報が重要です。一つ一つの情報を的確に共有できなければ、誤った商品の発送や納期の遅延などのミスが発生しやすくなります。

このようなミスを未然に防ぐために、定期的なミーティングの開催や専用のシステムを導入して受注・発注ステータスを共有するなど、情報を正確に共有する仕組みが必要です。

また、取引先に対しても、定期的なコンタクトを取りましょう。市場の動向やニーズの変化などの重要な情報が、迅速に入手可能です。

情報連携を強化することで、受発注のミスを防ぎ、スムーズな対応・効率的な業務運用を実現できるでしょう。

システム導入

受発注のミスを防止するための有効な手段として、受発注システムの導入が挙げられます。専用の受発注システムでは、注文の受付から発送、請求など、受発注で発生するプロセスを自動化し、管理できます。

システムを導入すれば、人手によるアナログ運用では避けられない、入力ミスや情報共有不足のミスなどの削減も可能です。直感的に操作できるシステムを選べば、作業品質も安定するでしょう。

TS-BASE 受発注は、利用者向けの注文サイトや管理者向けの管理システムから、物流拠点向け倉庫システムまで揃っており、お客様に合わせた機能を選択可能です。また、SaaSでの提供のため、3ヶ月から半年程度でのスピーディな導入が可能です。

受発注業務でミスを予防したいならTS-BASE 受発注がおすすめ

受発注業務で発生しやすい主なミスとして、入力ミス、聞き間違いによるミス、情報共有不足のミスがあります。特に、電話・メール・FAXなどのアナログ運用で起きやすいと言えるでしょう。

それらのアナログ運用をシステム化するには、「TS-BASE 受発注」がおすすめです。注文サイトではマニュアルが不要なほど見たまま直感的に操作ができ、システムに不慣れな方でも簡単に注文が可能です。

また、TS-BASE 受発注には物流拠点で使用する倉庫管理システム（WMS）も搭載されています。アナログ業務で手間になりやすい、最新の在庫数の連携等も自動で行え、TS-BASE 受発注内で完結できます。

TS-BASE 受発注を導入すれば、Web上で注文が可能なため、ミスが起きやすい手作業での入力や電話対応も発生しません。さらに物流拠点の在庫情報をリアルタイムで各所に連携できるため、部署間での情報共有にも役立ちます。受発注業務におけるあらゆる業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ることが可能です。