受発注業務について、アウトソーシングする方法を調べている方も少なくないと思います。特に本業の隙間時間に受発注業務を対応している担当者は、繁忙期など受発注業務対応に追われており、外部に委託したいと考えることでしょう。

本記事では受発注業務に関して、アウトソーシングが必要となる状況、アウトソーシングするメリット・デメリットについて詳しく紹介していきます。

受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況

受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況について、以下4点を挙げて説明します。

• 繁閑差対応
• 紙・電子の混在
• 人材不足
• 品質のバラツキ

繁閑差対応

受発注業務の繁忙期・閑散期にアウトソーシングが必要と考える企業も多いです。

なぜなら、期末やセール期間など業務量が一時的に増加する期間では、人員やリソースの効率的な管理が困難になるためです。

社内の従業員だけで対応していると、急激に増える注文処理や顧客対応が追いつかなくなる可能性があります。また普段従業員が都度、主業務の合間に受発注業務に対応している場合、繁忙期には更に業務に追われることになるでしょう。

アウトソーシング化で受発注業務経験が豊富な専任スタッフに依頼し、繁忙期・閑散期への対応に備えたいと考える企業も多いでしょう。

紙・電子の混在

受発注業務で取り扱う注文書や請求書などの帳票は、取引先に応じて、紙・電子が混在していることがあります。このような場合、社内で対応するとそれぞれの扱いや管理が難しくなってしまうでしょう。

アウトソーシング先に依頼すれば、紙のデータを電子データに変換するなど、紙や電子が混在したデータを一元的に管理し、データの整合性を保つことも可能です。

また、受発注業務では、取引先によってメール・電話・FAXなど、多様な注文方法への対応が求められることもあります。取引手段が多ければ多いほど、管理・処理が複雑になるため、アウトソーシングを活用することが有効といえるでしょう。

紙・電子が混在した帳票を扱う場合、自社内で対応して業務負荷をあげるよりも、アウトソーシング先に受発注業務を任せるべきです。

人材不足

受発注業務を担当する人材が足りない状況において、アウトソーシングを検討する企業も多いです。

受発注業務を営業事務や現場担当者が本業の合間に対応している場合、発注業務の処理速度が遅くなり、ミスが増えることがあります。アウトソーシングを利用すれば、専門業者が迅速かつ正確に業務を行うため、取引先からの信頼性を高めることができるでしょう。

受発注業務をアウトソーシングすることで、担当者は本来の営業活動などの主業務に集中でき、成果もあげやすくなります。

品質のバラツキ

受発注業務において、対応者によって品質のバラツキがある場合、それを解決するためにアウトソーシングを検討することが有効といえます。

たとえば、担当者によって注文処理の速度の違いが見られたり、注文書などのフォーマットが古かったり、顧客対応の仕方が違ったりすると、受発注業務全体に影響を及ぼす可能性があります。

また、特定の複雑な取引先の受発注に関するノウハウを、個人で抱えている属人化のケースも多いでしょう。従業員が急に異動・退職した場合、引き継がれなくなる可能性もあるなど、大きな問題です。

そのようなとき、アウトソーシングを活用すれば、一定の品質基準を保った専門担当者が安定して対応してくれます。アウトソーシング会社の担当者は、受発注業務に関する専門知識を持っていることはもちろん、実績も豊富なため、品質のバラツキを最小限に抑えてくれるでしょう。

品質が向上すると、顧客満足度も向上します。受発注業務で品質のバラツキを課題としている場合は、アウトソーシングを検討することが一つの方法です。

受発注に関する業務をアウトソーシングするメリット

受発注に関する業務をアウトソーシングするメリットについて、以下4点を挙げて説明します。

• コスト削減
• 繁忙・閑散期対応
• 主業務への集中
• 品質安定

コスト削減

1つ目のメリットは、コスト削減です。

アウトソーシングすれば、従来紙でやり取りしていた帳票を電子化して対応するなど、ペーパーレス化によるコスト削減を期待できます。

また、人件費も削減できる可能性が高まります。たとえば、自社内で取引先からの問合せ対応・基幹システムへの転記・FAXや紙帳票の仕分け・FAX送信・郵送対応をしていた場合、アウトソーシング先が一括で対応してくれるようになり、それぞれ自社の人員を確保する必要もありません。

アウトソーシングすれば、コスト削減効果を期待できるでしょう。

繁忙・閑散期対応

２つ目のメリットは、繁忙期や閑散期対応です。

受発注業務は、月末・期末・セールなど、業務が集中して繁忙期となりやすいタイミングがあります。そのようなとき、急遽自社の人員を増やすなど、対応に追われる可能性があります。

自社で繁忙期に合わせて人を雇うと、その分閑散期には固定費が増えてしまいますが、外部にアウトソーシングすれば繁忙期・閑散期に合わせた変動費となり、コストの最適化を図れるでしょう。

主業務への集中

3つ目のメリットは、主業務への集中です。

受発注業務は専任のスタッフではなく、営業事務や現場担当者などの従業員が主業務の合間に対応している企業も多いです。そのため、アウトソーシングすることで自社従業員は受発注業務に費やす時間が少なくなり、主業務へとリソースの集中ができるようになります。

主業務へ集中できる人材が増えれば、個々の成果も挙げやすくなり、企業の売上・粗利拡大に大きく貢献できるでしょう。

品質安定

4つ目のメリットは、品質安定です。

受発注業務では、電話や FAX ・メールなど取引先によって、さまざまなやり取りが発生することがあり、それぞれに合わせた対応を自社で行うのは手間がかかってしまいます。

アウトソーシング先では、取引先とのやり取りをシステムで統合・管理してくれるなど、品質安定化を期待できます。たとえば、社内では、基幹システムへの入力や手書きで帳票作成で入力していた場合人的ミスが発生する可能性がありますが、紙を電子化するなどの仕組みが整っているアウトソーシング先に依頼すれば、品質安定化を図ることができるでしょう。

受発注をアウトソーシングすれば、品質安定を期待できます。

受発注をアウトソーシング化で考えられるデメリット

受発注をアウトソーシングするときの主なデメリットについて、以下を挙げて説明します。

• 自社の業務範囲に対応していないことも
• 実績が豊富でないことも
• セキュリティ対策が万全でないことも
• 最適配置でないことも

自社の業務に対応していないことも

1つ目のデメリットは、自社の業務に対応していないこともあることです。

たとえば、注文書を社内の決まった専用システムに登録する・社内の専用管理番号を採番するなどの業務があると、アウトソーシング先のほとんどは対応できないでしょう。アウトソーシングするときは、自社の必要な業務にどれくらい対応できるか、業務範囲を確認することが重要といえます。

対応していない場合は、自社側で対応する必要があるため、どの部分をアウトソーシングするのか、自社ではどこまで対応するのかを予め明確に分けておくことが大切です。

実績が豊富でないことも

2つ目のデメリットは、実績が豊富でないこともあることです。

アウトソーシング先によっては、受発注業務の知識が豊富なものの、自社が求めている一部業務に関しては実績が豊富でない、というケースがあります。

そのため、アウトソーシング先に依頼するときは、直接実績について確認することはもちろん、公式サイトに導入事例が掲載されている場合は、自社の依頼したい業務の実績があるかを確認しましょう。また、アウトソーシング先が扱っているシステムが何かも確認することも大切です。

セキュリティ対策が万全でないことも

3つ目のデメリットは、セキュリティ対策が万全でないこともあることです。

受発注業務では、顧客情報や支払金額などの機密情報を取り扱うため、情報が漏れてしまう危険性はゼロではありません。

アウトソーシングする場合は、アウトソーシング先が扱うシステムへの対策、セキュリティ体制・仕組みはもちろん、専任スタッフや関係者に定期的にセキュリティ教育の実施など、情報漏洩させない取り組みがなされているか、しっかりと確認すべきです。

最適配置ではないことも

4つ目のデメリットは、最適配置でないこともあることです。

アウトソーシング先によっては、常に一定の人数が配置されて一定量のみ対応することもあります。そのため、自社の過去の業務量の増減を見て、繁忙期・閑散期に合わせて、最適化をしてほしいと考えていても、希望通りに行われないこともあるでしょう。

また、繁忙期・閑散期に対応してくれる場合でも、人件費など余計なコストがかかってしまう場合もあります。

受発注業務をアウトソーシングするときには、自社の特徴に合わせて最適配置してくれるか、繁忙期や閑散期などに合わせてどのように対応してくれるか、事前にしっかりと確認すべきです。

受発注のアウトソーシングならTS-BASEもおすすめ

本記事では、受発注のアウトソーシングについて紹介しました。

受発注のアウトソーシングには、コスト削減や品質安定などメリットはあるものの、同時に業務範囲やセキュリティなどデメリットも存在します。

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たとえば、 TS-BASE 受発注では、煩雑化しがちな受発注の受付のシステム化をサポートできます。管理者はシステムで注文や出荷状況を閲覧できるため、従来煩わしいと感じていた集計業務も不要となります。

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