TS-BASE 受発注

2023.05.22

受発注フローの主な流れ・課題・改善方法・システム化の方法を解説！

受発注フローを理解するためにわかりやすく教えてほしい、と考える担当者もいらっしゃるかと思います。扱うシステム・ツールなどで作業内容や扱う帳票に違いはあるものの、基本的なフローを正しく理解すれば、自社にとって効率的な方法を見つけることも可能でしょう。

本記事では、受発注フローの主な流れと課題、改善方法、システム化する方法について紹介していきます。

受発注フローとは

受発注フローとは、自社が商品などを購入・または顧客に購入してもらうときの手続きに必要な、一連の処理フローのことです。

フローの主な内容として、商品項目・数量・納期などを定めた見積依頼や見積受け取り手続き、商品を購入する注文手続きと、その受領手続きがあります。商品納品後は、請求書の発行・支払い手続き・支払い記録が必要になることが多いです。

受発注フローは金額が記載された帳票を扱うことから、顧客との取引において重要なプロセスです。納期を遵守し効率的なフローを進めることが、企業の評価にも直結します。フローを効率化することで、自社にとっても業務効率が向上し、コスト削減などにも繋がるでしょう。

受注管理を行う方法について詳しくは、こちらもご覧ください。

受注管理を徹底解説！必要性・業務内容・成功ポイントも詳しく紹介

受発注フローの主な流れ

受注・発注フローについて、主な流れをそれぞれ紹介します。

受注に関わるフロー
発注に関わるフロー

「受注」と「発注」という言葉の違いについては、下記の記事で解説しています。

受注と発注の違いは？それぞれの意味を紹介

受注に関わるフロー

受注に関わるフローの主な流れを紹介します。

まずは、顧客から提示された要件に合わせて、見積を作成します。提示した見積内容で注文したい、と顧客から申し込みがあれば受注です。必要に応じて顧客から注文書を受け取り、契約締結・注文請書を作成します。

社内担当者は顧客に商品を納品するために、社内の、商品や商品を構成する部品の在庫を管理している部門や外部業者に、確認の連絡を入れます。在庫数と納期の確認が取れたら、顧客に納品できる期日の連絡が必要です。

約束した期日までに、納品書とともに商品を納品します。顧客が商品を受領したら請求書を作成し、支払いを依頼します。

以上が受注フローの主な流れです。

発注に関わるフロー

発注に関わるフローの主な流れを紹介します。

まずは、注文したい商品種類と数量など要件を明確にして、取引先に見積依頼します。ときには相見積（複数の企業に見積依頼して比較すること）で、各企業から見積を受け取ることもあるでしょう。

見積内容を元に注文の意思が固まったら、受注です。取引先に合わせて電話やFAX、メールなどでの注文、もしくは注文書を作成することもあるでしょう。

注文した商品が取引先から納品されたら、注文通りの内容かを確認し、問題なければ受領します。

受領すると、取引先から請求書が送付されます。請求書の内容を確認して、経理部門などに支払いを依頼するなどの、手続きを進めます。支払い時は、支払い日・金額などの記録を社内に残しておきます。

以上が、発注フローの主な流れです。

受発注フローの課題と改善方法

受発注フローの課題と改善方法について、以下3点を挙げて説明します。

フローの煩雑化
人手不足
紙運用

フローの煩雑化

1つ目の課題は、フローの煩雑化です。

受発注フローは、前述したとおり作業工程が多いです。月末・期末などの繁忙期などは処理量も多くなります。取引先によって連絡手段（メール・FAX・電話・紙など）や書類のフォーマットも異なると、管理が煩雑になってしまいがちです。

対策として、今行っている受発注業務の内容や、基本的なフローを可視化することです。どの部分に時間を要しているのか、人が足りないのかなどを特定できれば、増員対応やシステムによる自動化などを実現し、業務効率化できるでしょう。

紙・メール・FAX・電話などのアナログ手段による受発注業務にお悩みの方は、こちらもあわせて参考にしてください。

▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

人手不足

2つ目の課題は、人手不足です。

取り扱う商品の量や企業規模によっても異なりますが、少人数の担当者が、スタッフ業務として受発注フローをまわすことがあります。受発注量が多い月末などの繁忙期は、定時内では対応が終わらずに残業時間が増えてしまうでしょう。

また、人手不足なために、スタッフではない現場の担当者が営業活動などの本業の片手間にフローをまわしている企業もあります。

人が少なかったり、本業の片手間で受発注フローをまわしたりすることは、ミス増加にも繋がるため深刻な問題です。

対策として、社内のリソースが不足している分に対して、システム化や業務アウトソーシングを検討することが大切です。社内担当者の業務量を減らすことで、業務効率化はもちろん、受発注フローの精度を高められるでしょう。

紙運用

3つ目の課題は、紙運用です。

受発注フローでは、帳票のやり取りが発生します。注文書や請求書・納品書などを紙で管理していると、管理も運用も大変です。

たとえば帳票を保管するオフィススペースの確保には、場所も金額もかかります。また、必要な情報を取り出したい時は、専用倉庫に行きキャビネットを開けて紙を一枚ずつめくるなど、検索にも時間を要します。さらに、帳票が手書きで書かれていたら、書いた人によっては読みにくいなどといった問題も考えられるでしょう。

対策として、紙で保管すべき帳票を電子化して、システムで管理することが挙げられます。電子化すれば、オフィススペースの削減はもちろん、必要な情報を取り出したい時もファイル名や属性などのキーワードで検索すれば、少ない時間ですぐに見つかります。システム上で作成すれば手書きなどで読みにくい、という課題も防止できます。

受発注業務をペーパーレス化する方法はこちらでもご紹介しています。

ペーパーレス化で変わる！受発注業務の効率化テクニックを詳しく紹介

受発注フローをシステム化する方法

受発注フローをシステム化する方法について、以下2点を挙げて紹介します。

エクセル
受発注システム・サービスの導入

エクセル

エクセルで、受発注フローをシステム化できます。

エクセルは一般的なツールであり、業務PCに導入されている場合がほとんどです。そのため、ツールやシステムを新規に導入する必要もなく、気軽に始められます。

関数やマクロを使えば、受発注業務に必要な計算・帳票作成が可能です。また、受発注フローの全体像を把握するために、見やすいフロー図の作成もできるでしょう。

エクセルには、フローチャート作成用のテンプレートも搭載されており、フローチャートに必要な図を用いて、自社の運用に合わせた柔軟なカスタマイズも可能です。

作成したフローにマクロ処理を入れることで、次のステップに繋ぎ全体の進捗を管理することもできます。

エクセルは導入は簡単なものの、関数やマクロを扱える人が社内に限られていることや、一度作ったらその担当者しかメンテナンスできない、といった課題もあります。そのため、社内でマクロを扱える担当者がどれくらいいるかの確認、引き継ぎ時はどのように対応するかなどを定めてから導入しましょう。

受発注システム・サービスの導入

受発注フローに特化したシステム・サービスの導入もおすすめです。

受発注システムを導入すれば、初心者でも簡単にフローチャートを作成でき、自社の受発注業務フローに合わせてデータが動き、全体の管理も容易になります。フローを作れば、システム側で自動的に進捗状況を把握してくれるため、エクセルのように手動でステータスを入力する必要もありません。

TS-BASE 受発注には、受注・発注から物流・配送までの必要な機能が揃っており、受発注フローの効率化を実現できます。さまざまな商品や販促物を一つのシステムで見える化し、生産性を高めます。また、出荷状況などのデータをもとにして、需要予測もできるため、商品の製造過多予防・⽋品状態の防⽌が可能となり、販促機会のロスを回避します。

受発注システムを選定する際のポイントをこちらで解説しています。あわせてご確認ください。

▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順