出荷の流れを解説！生じやすいミスとスムーズに進めるポイントも詳しく紹介

出荷とは、倉庫から発送するまでに発生する作業のことです。注文から商品を送り出すまでの流れで、さまざまな業務があります。

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受発注伝票とは何か？記載項目・作成方法・注意点まで詳しく紹介

受発注伝票とは何だろう、何を書けば良いのだろうと考える担当者も少なくないと思います。受発注伝票は、受発注に関する取引内容が詳細に記録された文書のことです。スムーズな受発注業務を進めるためには、正確な伝票への記載と迅速な対応が求められます。この記事では、受発注業務の伝票の概要と記載する主な項目をはじめ、作成方法についても触れていきます。受発注業務の伝票とはまずは、受発注業務の伝票について概要と、よく似ていると言われる仕訳帳との違いについて紹介します。受発注業務の伝票とは、企業間の取引に必要な書類のことです。顧客からの注文を受けたときや、自社から取引先へ注文する際の取引内容を記録します。伝票には、受注した日付・納品予定日・取引内容・受注金額などの詳細を記載していきます。この情報を記載することで、取引内容を正確に把握でき、取引中の進捗確認などに利用可能です。また、伝票を適切に管理することで、取引の透明性が向上し、取引先との信頼関係を強化することも可能です。伝票は、受発注業務において重要な役割を担います。仕訳帳との違い受発注業務の伝票と仕訳帳の違いを説明します。仕訳帳は、経理業務で必要な書類のことで、受発注を含めたすべての取引を記録します。取引単位で記録するなど、会社の財務状況を整理・分析するために重要な情報を記載しているのです。受発注業務の伝票は、顧客からの注文や顧客への注文に関する具体的な取引の詳細を記載する文書のことです。仕訳帳は企業における会計処理に必要な全ての取引の財務情報を記録することに対して、受発注業務の伝票は、受発注業務の取引に限定して細かい内容を記録するという、扱う業務の範囲に違いがあります。受発注業務の伝票に記載する項目受発注伝票に記載する主な項目を紹介します。企業によって異なりますのでご注意ください。取引日付取引が行われた日付勘定科目取引を会計上どう分類するか示す項目取引内容（摘要）取引の具体的な内容や目的金額取引に関連する金額取引先名・住所・担当者取引先の情報と取引の担当者商品名・数量取引に関連する商品やサービスの名称と数量単価１商品またはサービスの単位あたりの価格納期商品またはサービスの提供が予定されている日付支払い条件 支払い方法や支払い期限など注文番号注文管理用の番号起票者・承認者のサイン伝票を記入した人（起票者）や責任者のサイン上記項目は、受発注伝票を通して自社と取引間との取引の透明性を高めるためにも必要です。受発注伝票を作成する方法受発注伝票は、手書きやシステムなど企業によって作成方法が異なるでしょう。ここでは、主な作成方法について紹介していきます。手書き「手書き」作成は、紙の伝票に直接ペンを使って文字を記入する方法です。受発注に必要な項目を専用の伝票用紙または一般の紙に手で書き込みます。記載する項目には取引日付、顧客名、取引内容、金額などが含まれます。記入が完了したら、起票者や商品者の押印やサインなど、直接手書きで行います。手書き伝票は、電子化が進んでいない企業にとって一般的な方法です。シンプルで簡単に起票できることがメリットです。誤記や読み取りが困難となりやすいこと、保管するためにはオフィススペースが必要など、デメリットもあります。OCROCR とは、光学文字認識のことで、手書きとデジタル化を組み合わせています。手書きで書いた仮の伝票を、スキャナーなどで文字情報を読み取ります。その後 PC に取り込んで、正式な伝票を作成する方法です。OCR は、手書きの柔軟性とデジタルの効率性の両方を兼ね備えています。一方、手書きとデジタルの両方の伝票が存在するため、ルールを設けていないと管理が煩雑になりがちです。ExcelExcel で伝票を作成する方法もあります。伝票のフォーマットを作り、セルに取引日付・金額・取引内容などの情報を入力し、関数を使って計算していきます。さらに、マクロを活用することで、繰り返し発生する定型作業を自動化することができます。複数の伝票生成、標準形式への変換など、伝票作成の手間を削減することも可能です。 Excel は柔軟な作成ができる一方、作成できる人が限られている傾向にあり、ローカル管理など属人化しやすいです。システム専用の受発注システムを使って、伝票に必要なデータを簡単に生成することも可能です。TS-BASE 受発注を利用すれば、企業間で直接発注・受注業務を行えます。システム上のフォームに取引日付・金額・取引内容などの必要情報を入力するだけで、伝票に必要なデータを簡単に揃えることができ、伝票そのものがなくても受発注業務を進められるのです。受発注システムを使えば、他部門との連携もスムーズで、在庫管理などとも紐づけることが可能で、時間コストの節約、属人化防止にも役立ちます。受発注伝票作成時の注意点ここまで、受発注伝票の概要と記載項目、作成方法を紹介しました。それでは、作成するときに何に気を付けるべきなのでしょうか。ここからは、受発注伝票作成時の注意点を紹介していきます。アナログ運用はミスが発生しやすい１つ目の注意点は、アナログ運用だとミスが発生しやすくなることです。アナログ運用とは、手書きなど人による作業のことです。アナログ運用では、伝票の記入や管理そのものが人に依存してしまいます。人による作業では、記載ミスや不注意が生じる可能性があり、注意が必要です。特に金額や数量などの重要な数字を間違えてしまうこともあるでしょう。受発注業務は、基本的にミスがない前提の業務です。小さなミスがあると財務報告や在庫管理などの重要な業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。受発注業務でのミスは、時に深刻な問題に発展するため、確認プロセスと管理体制を徹底することが不可欠です。多くの企業では、アナログ運用で発生しがちなリスクを回避するために、専用の受発注システムを導入して対策しています。保存期間の定めがある伝票作成時には、保存期間の定めがあることも知る必要があります。受発注伝票は、法人税法に基づき、７年の保存義務が定められています。この規定を遵守しなければ、税務署との対応で必要な書類が提出できないなど、法的な問題が発生するでしょう。伝票の保存に関して、紙の場合は適切な場所への保管、デジタルの場合はバックアップとセキュリティ対策が必要です。保存期間が経過した後も、不要となった伝票は機密情報を含む可能性があるため、適切に処分する必要があります。受発注伝票の保存には、期間の遵守はもちろん、保存方法、アクセス制御、処分方法など、多岐にわたって注意が必要です。受発注伝票の作成ならTS-BASE 受発注もおすすめ受発注伝票を作成するときは、いくつかの方法がありますが、手書きや OCR は管理に手間がかかるというデメリットがあります。Excelでは柔軟性に優れているものの、属人化しやすいでしょう。受発注業務は、方法によっては負担が大きい業務となってしまうため、負担を軽減したい、アナログ運用から脱却したいと考えているならば、受発注システムの導入をおすすめします。TS-BASE 受発注では、デジタル技術を使って、発注者による注⽂から、注⽂品が到着するまでの課題を解決することが可能です。PC・スマートフォンを使ってすばやくアクセスできるため、受発注業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ります。TS-BASE 受発注をもっと知りたい、という方はこちらの資料もぜひご覧ください。TS-BASE 受発注　ご紹介資料：https://www.ts-base.net/document/S001TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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属人化の解消を目指す！推奨する受発注システムと解消法を詳しく紹介

本記事では、属人化が解消されにくい理由と解消方法、特に属人化を解消すべき受発注業務について詳しく紹介していきます。

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比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選 ｜TS-BASE

受発注業務の効率化や改善を検討されている方に向けて、一般的な受発注業務の改善手法（OCR・アウトソーシング・エクセル・メール・受発注システム）を解説付きで比較しました。各手法の特徴やメリット・デメリットが一目で分かります。

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転記・計算ミスを防ぐ！今から使える在庫管理ツール ｜TS-BASE

竹田印刷株式会社が提供する、在庫管理業務に利用できる「在庫管理表テンプレート」です。「在庫数が合わない」「棚卸に時間がかかる」という場合に役立ちます。

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受発注はアウトソーシング化すべき？必要な状況・メリット・デメリットも詳しく紹介！

受発注業務について、アウトソーシングする方法を調べている方も少なくないと思います。特に本業の隙間時間に受発注業務を対応している担当者は、繁忙期など受発注業務対応に追われており、外部に委託したいと考えることでしょう。本記事では受発注業務に関して、アウトソーシングが必要となる状況、アウトソーシングするメリット・デメリットについて詳しく紹介していきます。受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況受発注でアウトソーシングが必要となる主な状況について、以下4点を挙げて説明します。繁閑差対応紙・電子の混在人材不足品質のバラツキ繁閑差対応受発注業務の繁忙期・閑散期にアウトソーシングが必要と考える企業も多いです。なぜなら、期末やセール期間など業務量が一時的に増加する期間では、人員やリソースの効率的な管理が困難になるためです。社内の従業員だけで対応していると、急激に増える注文処理や顧客対応が追いつかなくなる可能性があります。また普段従業員が都度、主業務の合間に受発注業務に対応している場合、繁忙期には更に業務に追われることになるでしょう。アウトソーシング化で受発注業務経験が豊富な専任スタッフに依頼し、繁忙期・閑散期への対応に備えたいと考える企業も多いでしょう。紙・電子の混在受発注業務で取り扱う注文書や請求書などの帳票は、取引先に応じて、紙・電子が混在していることがあります。このような場合、社内で対応するとそれぞれの扱いや管理が難しくなってしまうでしょう。アウトソーシング先に依頼すれば、紙のデータを電子データに変換するなど、紙や電子が混在したデータを一元的に管理し、データの整合性を保つことも可能です。また、受発注業務では、取引先によってメール・電話・FAXなど、多様な注文方法への対応が求められることもあります。取引手段が多ければ多いほど、管理・処理が複雑になるため、アウトソーシングを活用することが有効といえるでしょう。紙・電子が混在した帳票を扱う場合、自社内で対応して業務負荷をあげるよりも、アウトソーシング先に受発注業務を任せるべきです。人材不足受発注業務を担当する人材が足りない状況において、アウトソーシングを検討する企業も多いです。受発注業務を営業事務や現場担当者が本業の合間に対応している場合、発注業務の処理速度が遅くなり、ミスが増えることがあります。アウトソーシングを利用すれば、専門業者が迅速かつ正確に業務を行うため、取引先からの信頼性を高めることができるでしょう。受発注業務をアウトソーシングすることで、担当者は本来の営業活動などの主業務に集中でき、成果もあげやすくなります。品質のバラツキ受発注業務において、対応者によって品質のバラツキがある場合、それを解決するためにアウトソーシングを検討することが有効といえます。たとえば、担当者によって注文処理の速度の違いが見られたり、注文書などのフォーマットが古かったり、顧客対応の仕方が違ったりすると、受発注業務全体に影響を及ぼす可能性があります。また、特定の複雑な取引先の受発注に関するノウハウを、個人で抱えている属人化のケースも多いでしょう。従業員が急に異動・退職した場合、引き継がれなくなる可能性もあるなど、大きな問題です。そのようなとき、アウトソーシングを活用すれば、一定の品質基準を保った専門担当者が安定して対応してくれます。アウトソーシング会社の担当者は、受発注業務に関する専門知識を持っていることはもちろん、実績も豊富なため、品質のバラツキを最小限に抑えてくれるでしょう。品質が向上すると、顧客満足度も向上します。受発注業務で品質のバラツキを課題としている場合は、アウトソーシングを検討することが一つの方法です。受発注に関する業務をアウトソーシングするメリット受発注に関する業務をアウトソーシングするメリットについて、以下4点を挙げて説明します。コスト削減繁忙・閑散期対応主業務への集中品質安定コスト削減1つ目のメリットは、コスト削減です。アウトソーシングすれば、従来紙でやり取りしていた帳票を電子化して対応するなど、ペーパーレス化によるコスト削減を期待できます。また、人件費も削減できる可能性が高まります。たとえば、自社内で取引先からの問合せ対応・基幹システムへの転記・FAXや紙帳票の仕分け・FAX送信・郵送対応をしていた場合、アウトソーシング先が一括で対応してくれるようになり、それぞれ自社の人員を確保する必要もありません。アウトソーシングすれば、コスト削減効果を期待できるでしょう。繁忙・閑散期対応２つ目のメリットは、繁忙期や閑散期対応です。受発注業務は、月末・期末・セールなど、業務が集中して繁忙期となりやすいタイミングがあります。そのようなとき、急遽自社の人員を増やすなど、対応に追われる可能性があります。自社で繁忙期に合わせて人を雇うと、その分閑散期には固定費が増えてしまいますが、外部にアウトソーシングすれば繁忙期・閑散期に合わせた変動費となり、コストの最適化を図れるでしょう。主業務への集中3つ目のメリットは、主業務への集中です。受発注業務は専任のスタッフではなく、営業事務や現場担当者などの従業員が主業務の合間に対応している企業も多いです。そのため、アウトソーシングすることで自社従業員は受発注業務に費やす時間が少なくなり、主業務へとリソースの集中ができるようになります。主業務へ集中できる人材が増えれば、個々の成果も挙げやすくなり、企業の売上・粗利拡大に大きく貢献できるでしょう。品質安定4つ目のメリットは、品質安定です。受発注業務では、電話や FAX ・メールなど取引先によって、さまざまなやり取りが発生することがあり、それぞれに合わせた対応を自社で行うのは手間がかかってしまいます。アウトソーシング先では、取引先とのやり取りをシステムで統合・管理してくれるなど、品質安定化を期待できます。たとえば、社内では、基幹システムへの入力や手書きで帳票作成で入力していた場合人的ミスが発生する可能性がありますが、紙を電子化するなどの仕組みが整っているアウトソーシング先に依頼すれば、品質安定化を図ることができるでしょう。受発注をアウトソーシングすれば、品質安定を期待できます。受発注をアウトソーシング化で考えられるデメリット受発注をアウトソーシングするときの主なデメリットについて、以下を挙げて説明します。自社の業務範囲に対応していないことも実績が豊富でないこともセキュリティ対策が万全でないことも最適配置でないことも自社の業務に対応していないことも1つ目のデメリットは、自社の業務に対応していないこともあることです。たとえば、注文書を社内の決まった専用システムに登録する・社内の専用管理番号を採番するなどの業務があると、アウトソーシング先のほとんどは対応できないでしょう。アウトソーシングするときは、自社の必要な業務にどれくらい対応できるか、業務範囲を確認することが重要といえます。対応していない場合は、自社側で対応する必要があるため、どの部分をアウトソーシングするのか、自社ではどこまで対応するのかを予め明確に分けておくことが大切です。実績が豊富でないことも2つ目のデメリットは、実績が豊富でないこともあることです。アウトソーシング先によっては、受発注業務の知識が豊富なものの、自社が求めている一部業務に関しては実績が豊富でない、というケースがあります。そのため、アウトソーシング先に依頼するときは、直接実績について確認することはもちろん、公式サイトに導入事例が掲載されている場合は、自社の依頼したい業務の実績があるかを確認しましょう。また、アウトソーシング先が扱っているシステムが何かも確認することも大切です。セキュリティ対策が万全でないことも3つ目のデメリットは、セキュリティ対策が万全でないこともあることです。受発注業務では、顧客情報や支払金額などの機密情報を取り扱うため、情報が漏れてしまう危険性はゼロではありません。アウトソーシングする場合は、アウトソーシング先が扱うシステムへの対策、セキュリティ体制・仕組みはもちろん、専任スタッフや関係者に定期的にセキュリティ教育の実施など、情報漏洩させない取り組みがなされているか、しっかりと確認すべきです。最適配置ではないことも4つ目のデメリットは、最適配置でないこともあることです。アウトソーシング先によっては、常に一定の人数が配置されて一定量のみ対応することもあります。そのため、自社の過去の業務量の増減を見て、繁忙期・閑散期に合わせて、最適化をしてほしいと考えていても、希望通りに行われないこともあるでしょう。また、繁忙期・閑散期に対応してくれる場合でも、人件費など余計なコストがかかってしまう場合もあります。受発注業務をアウトソーシングするときには、自社の特徴に合わせて最適配置してくれるか、繁忙期や閑散期などに合わせてどのように対応してくれるか、事前にしっかりと確認すべきです。受発注のアウトソーシングならTS-BASEもおすすめ本記事では、受発注のアウトソーシングについて紹介しました。受発注のアウトソーシングには、コスト削減や品質安定などメリットはあるものの、同時に業務範囲やセキュリティなどデメリットも存在します。受発注業務のアウトソーシングをお考えなら、TS-BASE もおすすめです。TS-BASEでは、様々なサービスを組み合わせることで自社に合わせた幅広いサポートを実現できます。たとえば、 TS-BASE 受発注では、煩雑化しがちな受発注の受付のシステム化をサポートできます。管理者はシステムで注文や出荷状況を閲覧できるため、従来煩わしいと感じていた集計業務も不要となります。TS-BASE 事務局では、システム化で対応しきれない部分をサポート可能です。アナログ注文の受注処理から出荷の手配まで幅広く対応できることはもちろん、問合せ口としてコールセンターの開設も可能です。 TS-BASE 物流では、保管・出荷業務のアウトソーシングにも対応しています。TS-BASE 受発注と連携することで、出荷の状況をリアルタイム確認ができるため、アウトソーシングしながら常時状況把握でき、自社のスキルを高めることも可能です。受発注のアウトソーシングをお考えなら、TS-BASE も検討してみてください。

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クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介

受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。自社に会った受発注システムの選定方法は、こちらの資料でも解説しています。合わせてご覧ください。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netクラウド受発注システムとは受発注システムとは、受注や発注に関する情報を一括で管理できるWebシステムのことです。受注・発注業務では、各受注・発注案件のステータスや入金の有無、在庫状況、顧客リストなど、様々な情報を扱います。注文変更があった際には適宜情報を修正した上で、納期に間に合うように出荷しなければいけません。このような業務は、これまで主に紙やExcelなどで行われていましたが、扱う情報量の増加に伴い、確認ミスや記入のし忘れなどのミスが生じやすい状況となっていました。受発注システムでは、複雑で膨大な情報をシステムで一元管理することで、情報管理にかかる手間を削減し、より確実に、効率的に受注・発注業務を行えるようになります。クラウド受発注システムは、ベンダー（事業者）がクラウド環境に構築したシステムを、利用料を支払って利用する仕組みです。自社で環境を用意し、システムを構築する必要がないため、短期間・低コストで導入できる点が特徴です。主な機能クラウド受発注システムには、受注・発注業務に関する一連の業務をサポートする機能が搭載されています。主な機能をいくつか紹介しましょう。なお、実際に搭載されている機能はシステムによって異なります。自社の業務に必要な機能を洗い出した上で、複数のシステムを比較検討するようにしましょう。受注受注に関する主な機能は、次の通りです。受注管理：各受注情報のステータスや詳細を管理する。受注時にメールや通知でお知らせしてくれるものもある。顧客管理：受注履歴や商談の記録を管理する。在庫管理：商品の入出荷データを基に在庫の数や状態を管理する。在庫が少なくなったらアラートで教えてくれるものもある。出荷管理：出荷指示データの作成や出荷や返品のステータスを管理する。出荷時に発注者にメール通知してくれるものもある。データ出力：受注データなどをCSVやPDFで出力する。発注発注に関する主な機能は、次の通りです。発注管理：発注処理や各発注情報の管理を行う。過去の発注情報をコピーできるものや、営業日などを加味して、注文時に着日指定ができるものもある発注先管理：発注先の住所や連絡先などを管理する。データ出力：出荷指示書や在庫データなどをCSVやPDFで出力する。クラウド受発注システムの導入メリットクラウド受発注システムには、業務の効率化やミスの軽減などの様々なメリットがあります。現在の受注・発注業務で抱えている問題が、システムの導入によって解決するかもしれません。ここからは、クラウド受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。また、受発注業務をデジタル化するメリットは、こちらでも詳しく解説しています。受発注業務をデジタル化すべき理由・メリット・方法を解説受発注業務をデジタル化すべき理由・メリット・方法を解説紙や FAX ・メールなど、アナログな方法で受発注業務を続けていると、膨大な作業に追われたり、管理が煩雑化したりすることもあるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、効率よく作業できることや蓄積したデータをシステム連携できることなど、メリットが豊富にあります。この記事では、受発注業務におけるデジタル化の方法とメリット、注意点について解説します。これから受発注業務をデジタル化したい、と考えている方はぜひ参考にしてください。受発注業務におけるデジタル化とはまずは、受発注業務におけるデジタル化について説明します。受発注業務におけるデジタル化とは、発注書や請求書など、受発注業務のプロセスにおける情報を電子化し、業務効率や情報を可視化することです。従来の紙や FAX などの業務は、郵送の手間もかかり管理も煩雑になりがちでした。デジタル化することで、受発注業務に関わる情報を電子化でき、進捗追跡や過去に対応した受発注業務情報の管理も容易にできます。これにより、人為的なミスの減少、業務プロセスの可視化にもつながります。また、受発注システムを導入すれば、社内や取引先とリアルタイムにデータを共有できたり、蓄積したデータを分析したりすることも可能です。結果、受発注業務におけるパフォーマンスの向上にも繋がります。受発注業務におけるデジタル化は、受発注業務の生産性を向上させる重要な手段です。受発注業務をデジタル化すべき理由受発注業務は、なぜデジタル化すべきなのでしょうか。その主な理由として、アナログ運用からの脱却や、多様な働き方への対応、人による入力ミス防止などが挙げられます。ここからは、受発注業務をデジタル化すべき理由を詳しく解説します。アナログ運用からの脱却従来の電話や FAX 、書類の郵送などのアナログな方法での受発注業務は、社内対応や社外対応に多くの時間とコストを要します。また、人と人との直接な会話だと聞き間違いが発生することを避けられないなど、アナログ運用には課題があります。そのような状況下において、受発注業務をデジタル化すれば、従来人と人とでやり取りしていた業務を自動化し、受発注業務の時間や郵送・人的コストなどを削減できるでしょう。さらに、従来のアナログ運用に比べて情報を即時に共有可能なため、過去のデータとの比較や分析も容易にできます。多くの時間とコスト削減を要し、かつミス発生しやすいアナログ業務から脱却するためにも、受発注業務をデジタル化すべきです。多様な働き方への対応多様な働き方に対応するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。受発注業務では、担当者が電話や FAX の注文に対応するために出社しなくてはならない企業もまだ少なくありません。近年浸透しているリモートワークなどの多様な働き方や、電子商取引に対応できるよう、受発注業務のデジタル化に取り組む企業も増えています。システムなどを導入して、デジタル化することで、どの場所からでも受発注業務で使用するデータにアクセスして業務を遂行することが可能です。そうすれば、担当者の対応速度がアップすることはもちろん、わざわざ出社する必要もなくなるため、ワークライフバランスを保ちやすいでしょう。入力ミス防止入力ミスを防止するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。例えば、紙で受け取った発注書や請求書の情報をシステムに転記するときに、数字や担当者名を間違えるなど、ミスが発生する可能性があります。受発注業務をデジタル化すれば、直接システムに入力したデータを扱えるようになるため、手動で転記する必要もありません。従来の業務で発生しがちな入力ミスを防ぐためにも受発注業務のデジタル化が役立ちます。受発注業務のデジタル化が企業にもたらすメリット受発注業務をデジタル化することで、企業にはどのような利点があるでしょうか。ここからは受発注業務をデジタル化するメリットについて、詳しく解説していきます。DX の加速１つ目のメリットは、DX の加速です。受発注業務をシステムなどを導入してデジタル化すれば、受発注の進捗などやり取りする情報を一元管理できるようになります。従来人の手作業で処理していた複雑な作業を自動化できるため、時間・コストを削減できるでしょう。蓄積されたデータを他システムと即時連携することで、在庫数などの効率的な管理、更新も可能です。蓄積されたデータの分析が容易になり、ビジネス戦略・経営層の意思決定に生かせるでしょう。これらは全て DX の推進活動です。受発注業務のデジタル化がDXの加速に繋がるでしょう。業務効率化２つ目のメリットは、業務効率化です。従来のアナログ運用では、フォーマットを用意していても、人によって使用する版が違ったり、レイアウトが崩れたりなどするでしょう。また、急な対応に追われてフォーマットを使わずに手書きのもので対応することも考えられます。受発注業務担当者は、それぞれに合わせた対応が必要なため、業務に追われてしまいます。受発注業務をデジタル化することで、標準化されたフォーマットに統一できることはもちろん、システム上で受発注業務を自動化することが可能なため、業務効率化につながります。スマートな管理３つ目のメリットは、スマートな管理です。デジタル化することで、いつでも好きなタイミングで受発注業務を行えるようになります。アナログな業務では、紙帳票の郵送や、電話・ FAX などの対応のため、わざわざオフィスに出社する必要があります。電話で発注依頼をする場合、取引先の担当者が出るまで何度もかける必要があり、時間も要するでしょう。受発注業務をデジタル化することで、いつでも取引ができるようになります。取引先が営業している時間を確認する必要もなくなります。システム上での受発注業務を完結できるようになるため、スマートな管理が可能です。　コスト削減４つ目のメリットは、コストの削減です。受発注業務をデジタル化すれば、紙ベースの管理や手作業による入力ミスを減らすことが可能です。さらに、一部業務を自動化することにより、これまで兼業で受発注業務を実施していた営業などの担当者は、自身の主業務に集中できます。また、従来の書類の印刷・保管といった物理的なコストや手間も削減可能です。デジタル化によって受発注業務のコストを大幅な削減が期待できます。検索性向上５つ目のメリットは、検索性向上です。紙などのアナログ業務では、過去に対応した受発注業務データを探すためにわざわざ倉庫やキャビネットへ行き、山積みになった書類から探すなどの手間や時間も必要です。そのような場合、デジタル化することで情報を一元管理することができ、検索・閲覧も簡単に行えるようになります。担当者は探したい情報の検索キーワードを入れて探すだけで済むため、業務効率も上がるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、検索性も向上できます。受発注業務のデジタル化を実現する方法ここまで、受発注業務のデジタル化について、概要・必要な理由・メリットについて説明しました。それでは、受発注業務をデジタル化するためには何をすればよいのでしょうか。ここからは、受発注業務をデジタル化を実現する方法について解説していきます。ExcelExcel を使って、受発注業務をデジタル化することができます。Excel は表計算ツールのため、在庫管理や注文書作成、コスト分析などへ活用することが可能です。また、標準テンプレートを作成することもでき、誰もが統一したフォーマットで受発注業務を行えます。Excel の関数を使えば、紙などの手作業よりも早く確実な計算ができ、労力・時間を削減し、ミスを減らすことも可能でしょう。Excel では、受発注業務の簡単なデジタル化対応は可能ですが、大量のデータを処理するには時間がかかることや、テンプレートを作った担当者に属人化しやすい、という特徴もあります。そのため、簡易的な受発注業務に向いているといえるでしょう。Excel で行う受発注業務のメリット・デメリットはこちらをご参照ください。参考記事：受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介 ｜TS-BASEエクセルで受発注管理する方法を調べている方も多いと思います。エクセルに搭載されている関数やグラフ、ピボットテーブル、マクロなどの機能は、受発注管理にも役立つでしょう。ただし、ローカルで管理するため、共有時や、共同作業、属人化などに注意する必要があります。本記事では、受発注管理をエクセルで実施する方法と役立つ関数、メリット・デメリットについて紹介していきます。ts-base.netシステム導入受発注業務をデジタル化する方法として、専用の受発注システム導入があります。受発注システムでは、従来バラバラに管理されていた情報を一元管理できます。注文情報や在庫情報についても全て一元化できることはもちろん、他のシステムへの連携も可能です。発注側は Web 上の専用画面から、必要な商品と数量を指定するだけで、簡単にすぐ発注できます。受注側は発注された情報をもとに、在庫の確認をおこない、倉庫などと連携して出荷対応をしていきます。その後の進捗管理、請求書発行や支払い処理などの業務フローも受発注システムで行えるのです。受発注システムといっても、発注機能のみや進捗管理など、システムによって機能の違いがあるため、自社に適したシステムを選択することが大切です。受発注業務のデジタル化ならTS-BASE 受発注を受発注業務のデジタル化は、アナログ運用からの脱却や多様な働き方への対応、また担当者の入力ミス防止のためにも必要といえます。デジタル化する方法として、 Excel を使った簡易的な方法もありますが、長期的に使うことや、属人化を防止するためにも受発注システムを導入することをおすすめします。受発注システムを導入する際の検討軸については、こちらのホワイトペーパーで整理しています。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netTS-BASE 受発注は、受発注システムと倉庫管理システム（WMS）が一気通貫となったシステムです。受発注業務のデジタル化はもちろん、倉庫管理、物流・配送などといった、企業の受発注業務に関わる業務をワンストップでサポートできます。導入時には経験豊富な担当者がお客様の業務のお悩みをヒアリングし、お客様に適した方法や機能を提案いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。ts-base.net受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選び際のポイントを紹介受発注システムは、企業が効率的かつ正確に取引情報を管理するための重要なツールです。この記事では、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリット、そして選定時のポイントについて解説します。ts-base.net受注・発注情報の一元管理受注・発注に関するあらゆる情報を1つのシステムで管理することで、情報の整理や収集にかかる手間を削減できます。これまでの多くの企業で行われてきた紙やExcelなどによる管理では、複数の人の同時による情報の上書きや、書類の紛失・破損などのリスクがありました。店舗や事業所で管理方法が違ったり、情報が増えるにつれてファイルが重くなったり、年度ごとに管理シートを分けている場合などは過去の情報を探すのに時間がかかったりすることもあるでしょう。クラウド受発注システムでは、システムによる一元管理により、これらの従来の業務で生じていた無駄や非効率性を解消・改善します。誤入力や誤発注のリスク低減電話やFAXで受けた注文を受注管理用のシートに転記する作業や、在庫状況から発注書を書く作業は、特にミスが起こりやすいものです。発注書や発送指示に誤りがあると、大量の在庫を抱えることになる、注文とは異なる商品を顧客に届けてしまうといったトラブルが起こります。クラウド受発注システムでは、電話やメールで受けた注文をデータとして管理し、そのままコピーして伝票を作成できるため、これらのミスを起こりにくくしてくれます。（発注データから伝票を作成してくれるシステムもあります）受注・発注業務の効率化クラウド受発注システムは、これまで人がやっていた業務を自動化したり、時間がかかっていた作業を短時間で行えたりすることで、業務の効率化を実現します。例えば、電話で受注の受付や業者などへの発注を行っていた場合、担当者が電話から離れた場所にいるときや、営業時間外には、受注・発注業務は行えません。また、取引業者からFAXで送られてきた手書きの発注書が読みにくく、注文内容を電話で確認しなければいけないこともあるでしょう。24時間いつでも使えるクラウド受発注システムなら、平日の営業時間外に加え、土日や祝日でもいつでも受注・発注業務が行なえます。受注や発注はシステムを通じて行うため、手書きの文字の解読に時間を取られることもありません。ペーパーレス化発注書や納品書などの書類は、法律により一定期間の保管が義務付けられています。このため、作成した書類の整理や過去の書類の保管場所の確保に悩まされている企業の方も多いのではないでしょうか。クラウド受発注システムでは、受注・発注の情報をすべてデータとして管理するため、物理的に保管する必要はありません。紙の伝票や帳票を印刷する必要もないため、印刷や紙の購入にかかるコストを削減できます。受注・発注情報のリアルタイム把握紙やExcelによる受注・発注情報の管理は、事務所や特定のパソコンでしか最新情報を見られないという不便さがデメリットでした。事業所間での共有もしにくく、受注業務の担当者が商品の在庫や発送の状況を担当部署に電話で問い合わせなければいけないこともありました。クラウド受発注システムのメリットは、情報へのアクセスのしやすさです。インターネットとWebブラウザがあればいつでも最新の受注・発注情報が見られます。受注した商品の種類、数量、金額、入金状況などの情報をシステムに集約することで、受注から発送までの一連の業務をスムーズに行うことができるでしょう。クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントクラウド受発注システムは様々なベンダーから提供されており、具体的な機能や仕様、強みなどはシステムによって異なります。クラウド受発注システムの導入メリットを最大限に受けるためには、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。ここからは、クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントについて解説します。業界への適応性受注や発注に関する業務は、業界や扱っている商材、さらには企業によって細かく異なります。企業や事業所が独自に行っているフローや慣習もあるでしょう。クラウド受発注システムは、基本的に受注・発注に関連する主な業務をカバーしていますが、強みとする業界や業種はベンダーによって様々です。飲食業や小売業など、特定の業界に特化しているものもあります。ベンダーの担当者に確認する他、搭載されている機能や導入実績などを元に自社や業界への適応性を確認しましょう。操作性日々利用するクラウド受発注システムは、使いやすいものでなければいけません。マニュアルがないと操作方法がわからない、ある1つの処理をするために何度もクリックしなければいけない、といったことが起きるシステムでは、利用者はストレスを抱えてしまいます。無料トライアルやデモサービスを利用して、実際の画面や操作性を確認しましょう。その際には、そのシステムを使って発注をする取引先目線での使いやすさをチェックすることも重要です。対応デバイスクラウド受発注システムを利用する場所は、事務所、倉庫、商品を製造する工場、店舗、営業先などがあげられます。事務所で利用する分にはパソコンで使えれば十分ですが、倉庫や店舗などでは持ち運びやすいタブレットやスマートフォンが便利です。利用シーンにあわせて柔軟にデバイスを使い分けられるよう、システムの対応デバイスを確認しておきましょう。サポート体制クラウド受発注システムを提供するベンダーは、システムの利用に際して不具合やトラブルが起きないように細心の注意を払っています。しかし、操作ミスやネットの接続状況によってエラーなどのトラブルが発生することも考えられます。このため、万が一トラブルが発生したときのベンダーのサポート体制についても、検討ポイントの1つです。具体的には問い合わせの対応時間（平日の営業時間内のみなど）や問い合わせの方法（電話、メール、チャットなど）などを確認しましょう。クラウド受発注システムならTS-BASE 受発注がおすすめB to B事業者間のクラウド受発注システムをお探しの方におすすめしたいのが、「TS-BASE 受発注」です。受注・発注から物流・配送までの一連の業務を豊富な機能群でサポートしております。TS-BASE 受発注の特徴は、カスタマイズ性です。50種類以上ある基本機能の中から、お客様の課題解決に必要な機能を専門知識豊富な担当者がご提案いたします。「受発注業務の無駄を省きたい」「ペーパーレス化を促進したい」「複数のシステムを一本化したい」などのご要望にあわせて、最適なシステム導入をお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。クラウド受発注システムでより効率的な受注・発注業務を実現受注・発注に関する業務をまとめて1つで行えるクラウド受発注システムのTS-BASE 受発注は、従来のやり方による業務の無駄や問題点を解消・改善し、生産性向上や業務効率化を実現します。具体的な機能や仕様はシステムによって異なるため、システム要件を洗い出した上で、自社や業界にマッチしたものを選定するようにしましょう。

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自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE

受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。

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TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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