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2024.02.22

受注管理を徹底解説!必要性・業務内容・成功ポイントも詳しく紹介

受注管理を徹底解説!必要性・業務内容・成功ポイントも詳しく紹介

目次

受注管理とは、顧客や取引先からの注文情報やステータスを管理することです。受注管理をしっかりと行うことで、受注に関する業務がスムーズに進み、顧客満足度も向上します。迅速な意思決定にも役立つでしょう。

本記事では、受注管理の概要、業務内容、成功ポイントを詳しく解説していきます。

受注管理とは

受注管理とは、顧客や取引先から受けた注文を効率的に処理するために、注文データ・注文ステータスなど、受注業務に欠かせない内容を管理することです。

主な業務内容として、注文の受け付け・在庫確認・発送手配・顧客のフォローがあります。

受注管理を正確に行うことで、受注状況をリアルタイムに追跡でき、在庫の過不足を防ぐことが可能です。迅速な配送にもつながるため、顧客満足度を向上できるでしょう。

受注管理を行えば、受注に関するデータが企業に蓄積されます。過去の受注データを元に、課題や改善ポイントなどを見つけて、迅速な意思決定にも役立てるのです。

受注管理は、ビジネスの成長を支え、競争力を維持するための重要な機能です。

受注管理を行う必要性

業務効率性を高め、顧客満足度を向上させるために、受注管理が必要と言えます。

例えば、受注内容に関するデータを複数の組織で共有して管理することで、組織間のコミュニケーションも高まります。在庫把握や進捗ステータスなど、別の組織の担当者に確認したいときにも、スムーズな連携が可能となり、業務効率性が高まります。

また、受注管理をしっかり行うことで、商品配送を迅速に行え、顧客満足度も向上します。過剰在庫や品切れも防げるなど、在庫管理の最適化を図れるでしょう。

受注管理は、企業内のコミュニケーションを改善でき、顧客からの評価にもつながるのです。


用語としての「受注」「発注」の違いについては、こちらで解説しています。


受注と発注の違いは?それぞれの意味を紹介

初めて受発注業務に携わる方は、まず専門的な用語の使い方を覚えることが求められます。特に「受注」「発注」はよく使う言葉なので、それぞれの意味を正しく理解しておきたいところです。本記事では受注と発注それぞれの意味・違いを紹介します。

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受注管理の業務内容

受注管理の主な業務内容について、それぞれ簡単に説明します。

  • 注文の受付
    顧客からの注文を受け付ける業務です。注文内容を確認し、システムなどに入力します。顧客情報や注文詳細を正確に記録することが大切です。
  • 在庫確認と管理
    注文を受けた商品が在庫にあるかを確認します。在庫が不足している場合は追加発注、顧客へ納期連絡を行います。在庫情報をリアルタイムで把握して、過不足が起きないよう、適切な在庫量を維持することが求められます。
  • 注文の処理
    注文に基づき、必要な商品のピッキングや梱包、発送準備を行います。
  • 発送手配
    梱包が終わった商品を顧客に発送します。配送スケジュールの管理や配送状況の追跡も含まれます。
  • 顧客サポート
    顧客からの問い合わせに対応する業務です。注文状況・配送状況連絡や、注文の変更やキャンセル、返品・交換の手続きをサポートします。
  • 管理・分析
    受注データの管理を行います。データから注文傾向・顧客満足度・在庫状況などを分析し、業務改善・戦略立案に役立つデータを提供します。
  • 請求・支払処理
    顧客に対して請求書を発行し、支払いを受け付けるなどの処理を実施する業務です。

受注管理の主な方法

受注管理には、紙・電話・FAX ・Excel ・システム導入など、さまざまな方法があります。ここでは、その中から、「Excel」と「受注管理に適したシステムの導入」の2点について説明していきます。

Excel で受注管理表を作成

手軽で柔軟に受注管理を行える方法として、Excelの受注管理表作成があります。

受注管理表には、顧客情報・注文日・商品名・数量・単価・合計金額・発送状況など、受注管理に必要な項目を記載していきます。

Excelのフィルタリングやソート機能を活用すれば、特定のデータを素早く検索したり、在庫状況や顧客別の注文履歴を簡単に把握することも可能です。また、関数機能を使えば自動計算でき、手作業によるミスを減らして、業務効率化を図れるでしょう。

Excelで受注管理表を作成すれば、コストもかからずに受注プロセスを管理でき、顧客満足度が向上する可能性が高まります。費用やリソースが限られている場合に、適した方法ですが、ローカル管理で属人化になりやすいため、注意が必要です。

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受注管理に適したシステムの導入

受注管理には、システムを導入する方法もあります。

受注管理に適したシステムとは、受注管理業務(注文の自動受付、在庫管理、顧客データ管理、発送手配、請求処理など)を自動化できるシステムのことです。受注情報をデータ化して、他のシステムと連携することもでき、データの分析・活用にも役立ちます。

システムを導入すれば複数人がリアルタイムに進捗状況を把握できるようになるなど、受注管理を効率的に行えるでしょう。

受注管理を行うときのポイント

ここまで、受注管理の概要と必要性、主な業務内容と方法を紹介しました。ここからは、受注管理で業務効率性を高め、顧客満足度向上を実現するための重要ポイントを紹介します。

書類の整理

1つ目のポイントは、書類の整理です。

受注管理を成功させるには、注文書・請求書・検収書など、受注に関連する書類を整理して、適切に管理することが重要です。

煩雑になりがちな紙書類を電子化し、ルールに従ってファイル名・フォルダーを整理することで、必要な文書を迅速に見つけ出すことができます。処理の遅延やミスを防げるでしょう。

適切に書類を整理することで、受注プロセスの透明性を高め、全体の業務効率を向上できるでしょう。

人的ミスの低減

2つ目のポイントは、人的ミスの削減です。

紙や電話・FAXなどのアナログな方法で受注管理を行うと、転記間違いなど、どうしても人為的なミスが発生しがちです。

受注業務では商品番号・注文数・納品期日・金額など、細かな数字を扱うため、人が直接行うと読み間違いや入力ミスが発生するリスクは否めません。

受注管理に適したシステムを導入すれば、受注処理の各ステップを自動化でき、人的ミスをなくせます。人的ミスを減らせれば、信頼性の高い受注管理を行え、顧客満足度も維持できるでしょう。

受発注システム導入

3つ目のポイントは、受注管理に適した、受発注システムの導入です。

従来の紙運用では、煩雑さが増し、効率的な管理が難しくなりがちです。

システムを導入することで、注文の自動受付、在庫管理、顧客データの一元化、発送状況の追跡などがスムーズに行えるようになり、手作業によるエラーを削減できます。

適切な受注管理を行える、受発注システムの導入により業務フローが最適化でき、リソース・コストの削減にも繋がるでしょう。


受発注システムについてはこちらでも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。


受発注システムとは?主な機能やメリット・デメリット、選び際のポイントを紹介

受発注システムは、企業が効率的かつ正確に取引情報を管理するための重要なツールです。この記事では、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリット、そして選定時のポイントについて解説します。

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受注管理ならTS-BASE受発注がおすすめ

本記事では受注管理について紹介しました。

受注管理は、注文受付から在庫確認、発送手配などの業務を効率的に行い、顧客満足度を高めるための重要な業務です。

紙や電話などアナログ業務による受注管理業務はミスも発生しやすく、管理も煩雑になりがちです。システムを導入して自動化を図り、複数人が管理できるようになることで、ミス軽減につながるでしょう。

TS-BASE 受発注は、商品や備品の受発注を効率化し、在庫管理も実現します。導入すれば、受注データをデジタル化して一元管理でき、業務効率化とコスト削減を実現できます。

受注管理業務を可視化できるようになり、業務を効率化できるでしょう。

TS-BASE 受発注についてもっと詳しく知りたい、という方はこちらの資料もご覧ください。


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