受発注業務の流れ・課題・改善方法・成功させるポイントを詳しく紹介！

受発注業務とは、顧客から注⽂を受けて、注⽂品納品・請求・支払い、と一連のフローで⽣じるさまざまな業務のことです。今でも従来の対応と同様、電話やFAXからの注文により、業務負担を大きく感じている担当者も少なくないのではないでしょうか。本記事では、受発注業務とは何か、流れ、抱える課題とその改善方法、業務を成功させるポイントについて紹介していきます。受発注業務とは受発注業務とは、受注と発注業務の総称です。受注業務は、顧客から注文を受ける中で発生する業務のことです。受発注業務の主な内容として、見積を作成し、販促物や商品の納品、請求、支払い管理が挙げられます。受発注システムに必要な機能として、見積書・納品書・請求書などの帳票作成も必要です。発注業務は、自社が顧客であるとき、取引先に対して発注する際に必要な手続きなどの業務のことです。発注前の段階として、見積書の受け取り、内容確認があります。また、発注が決まった際の作業として発注手続き、必要な書類の作成が挙げられます。発注手続きには、見積依頼書・注文書・検収書の帳票作成が必要なケースもあります。受発注業務の流れ受発注業務の流れについて、以下を紹介します。受注業務の流れ発注業務の流れ受注業務の流れ受注業務では、主に以下の流れで進めます。1.注文内容の確認・見積書の作成顧客から要件を受けたら、見積書を作成します。見積書には項目・金額・前提条件などを含めます。2.注文内容の登録顧客から発注を受けた後、注文内容を社内で管理するために必要な登録作業をします。管理方法として、紙やエクセル・システムなどが挙げられます。3.在庫確認・納期の連絡注文内容を登録したら、社内や取引先会社に在庫があるかを確認し、顧客に対していつ頃までに納品できるか、納期を回答します。4.受注伝票・注文請書の作成取引する商品やサービスによっては、顧客に受注したことの約束を取り交わすため、受注伝票や注文請書を作成して顧客に送付します。5.納品納期までに、顧客に商品などを納品します。納品書や請求書を商品と一緒に同梱することもあります。6.伝票・請求書作成納品して顧客の受け入れが完了したら、請求書などの伝票を作成して、支払い請求します。発注業務の流れ発注業務では、主に以下の流れで進めます。1.見積依頼取引先に対して、自社が発注者となり商品などを購入したいことを伝えて、見積依頼をします。2.注文書の作成・送付取引先から見積書が届いたら、内容を確認します。発注する意思が固まったら注文書を作成し、取引先に送付します。3.商品の受け取り取引先から、納期までに商品が納品されます。4.支払い商品の受け入れを行い、問題がないことを確認したら、取引先から届く請求書に従って、期日までに支払い手続きを実施します。受発注業務における主な課題受発注業務における主な課題として、以下3点を紹介します。煩雑化人手不足ヒューマンエラー煩雑化1つ目の課題は、煩雑化です。前述したとおり、受発注業務では、1つの商品注文に対して、多くの作業が発生します。また、相手の会社ごとに細かなルールの違いが生じるため、複数の注文を受けると混乱することもあるでしょう。また、受発注業務は、繁忙期などは注文数・発注数が多くなり、業務の管理が煩雑になりがちです。人手不足2つ目の課題は、人材不足です。受発注業務は、企業によっては専門のスタッフ部門で対応することもあります。少ない人数で多くの受発注業務をこなすこともあり、繁忙期には残業時間が増える傾向があります。さらに、自社の売上・粗利獲得に直結しない業務のため、企業の業績がよくない場合事務周りの業務は人が減らされてしまう、という課題も考えられます。営業など現場の担当者が、分業・兼業で受発注業務をする場合も少なからずあります。本業の隙間時間で受発注業務を対応するなど、本業の時間を巻き込んでしまうことも課題です。ヒューマンエラー3つ目の課題は、ヒューマンエラーです。受発注業務を電話や FAX など、人が直接対応する場合、ミスが発生することがあります。エラーが発生する主な原因として、従来の人手を介する注文方法があります。電話の場合は、契約番号や宛先、部署名などの聞き間違いや言い間違いがありますし、FAXなどの場合は古いフォーマットのままでで送信されてそもそも部署名が違う、紙の解像度が荒くて文字が読みにくい、などが挙げられます。また、メールで注文が来た場合でも、直接個人宛てに送られると、受信者しか見られないこともあり、対応が漏れてしまう可能性もあります。受発注業務は取引先企業や顧客と直接関わるため、一度ミスしてしまうとその影響範囲が大きいため、できるだけ未然に防ぐことが大切です。受発注業務を改善する方法受発注業務を改善する方法として、以下3点を紹介します。現状の見える化アウトソーシングサービス・システム導入現状の見える化1つ目の方法は、現状の見える化です。現状の業務のどの部分にどのような課題があるのか、特定することが大切です。そのためには、受発注業務において誰がいつどのような作業をしているか、どれくらいの量に対応しているか、業務のどの部分にに時間がかかっているか、繁忙期はいつかなどを確認していきます。全体の業務内容を把握して、見える化することで、現状業務の課題を抜け漏れなく洗い出し、それぞれに対して対策を打てるようになります。アウトソーシング2つ目の方法は、アウトソーシングです。アウトソーシングでは、受発注業務に関わる業務全体・もしくは一部を、外部業者に委託します。そもそも自社で実施しなくても問題がない業務の場合は、受発注業務に長けている専門業者にアウトソーシングすることをおすすめします。TS-BASE 事務局では、受発注管理から物流の最適化まで⼀貫してお任せいただける「ロジスティックス・BPO（ビジネス‧プロセス‧アウトソーシング）」も承っていますので、ぜひ一度ご相談ください。サービス・システム導入3つ目の方法は、サービス・システム導入です。SaaSなどの受発注システムを利用すれば、従来人手を介していた、受発注管理から物流の最適化までまでのやり取りをシステム上で行えます。さらに社内管理もシステム上で行えるため、在庫管理・経理などの組織連携もスムーズに進みます。TS-BASE  受発注では、オンラインプラットフォームのため、低コストかつスピーディな導⼊を実現できます。自社で専用サーバーを保有する必要もありません。「利用者向け受発注管理」「物流拠点向け倉庫管理」「管理者向け総合管理」の3つの機能を搭載しており、業務効率化の推進、コスト削減と利益向上を両⽴できます。受発注業務のシステム化を成功させるポイント受発注業務のシステム化を成功させるポイントとして、以下4点を紹介します。機能導入ハードルの低さ操作性コスト機能1つ目のポイントは、機能です。まずは、発注者の注文を受け付ける仕組みか、受注者の業務フロー管理かなど、自社の受発注における業務でどれをシステム化するべきかを確認しましょう。受注者と発注者、それぞれに対応するシステムが存在します。発注側の仕組みには、自社の用途に合わせたカスタマイズが可能かの確認も必要です。また、管理者にとっては、注文の履歴を確認して、蓄積したデータを分析し、注文するWebサイトなどに反映するような仕組みも必要でしょう。また、発注を受けた側は、物流拠点向けの倉庫管理などにおいて、出荷情報のデータに関して、自社が扱うデータ形式（たとえばcsvなど）に対応しているかの確認も必要です。受発注業務のシステム化を検討している際は、自社に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。TS-BASE  受発注は、「利用者向け受発注管理」「物流拠点向け倉庫管理」「管理者向け総合管理」の3つのシステムをご要望に応じた組み合わせで、ご提供が可能です。現在利⽤されているシステムに合わせたカスタマイズも可能ですし、管理データを使ってデータ分析（オプション機能）も可能です。導入ハードルの低さ2つ目のポイントは、導入ハードルの低さです。受発注システムを導入する際は、導入に手間がかからないかも確認しましょう。たとえば、自社に資産を保有するオンプレミスシステムの場合は、サーバーハードウェアの調達から設計・構築などが必要となり、システム稼働まで、半年以上かかることがあります。SaaSで提供されている受発注システムを選べば、初期設定と月額のランニングコストのみで済みますので、導入のハードルも低いでしょう。自社に資産を保有することもなく、減価償却の対応も必要もありません。TS-BASE 受発注は、PC・スマートフォンなどから、Web経由でご利用いただけるSaaS型のソフトウェアです。低コストかつ簡単に導入でき、運用サポートも充実しています。操作性3つ目のポイントは、操作性です。受発注システムを検討するときは、実際にシステムを扱う担当者が、操作が簡単であるか、直感的な操作が可能か、確認が重要です。機能が多く優れていても、担当者が使いこなせなければ、意味がありません。そのため、トライアルで実際にシステムを触ることで、長期的に利用して問題ないかを判断しましょう。TS-BASE  受発注では、シンプルな受発注を実現するためのサイトや、在庫状況や出荷状況の見える化を実現して、デジタル技術で生産性向上を促進します。コスト4つ目のポイントは、コストです。受発注システムを導入する際は、自社にとってコストが見合っているかもしっかりと確認しましょう。特にオンプレミスシステムでは、初期構築としてサーバーハードウェアやアプリケーション・ライセンスの購入、設計・構築費が発生します。費用も数百万円以上かかるでしょう。受発注システムをどれくらいの頻度・期間使うかを確認して、システムが自社の運用に見合っているかを確認することが大切です。TS-BASE 受発注は、オンラインプラットフォームのため、オンプレミスシステムよりも安価、かつスピーディに導入可能です。受発注業務はTS-BASE 受発注導入で運用を楽にしよう本記事では受発注業務について、概要と流れ、抱える課題とその改善方法、業務を成功させるポイントについて紹介しました。TS-BASE 受発注はBtoBに特化したシステムであり、BtoB業務に必要な機能が整備されています。また、社内の受発注業務として、承認機能・金額の出し分け機能・商品の出し分け機能も搭載されています。金額や商品の出し分けに関しては、販売価格が異なる企業間取引に対しても活用が可能です。そのほか、BtoBに合わせて選べる機能が、50個ほどあるため、自社に合う仕組みを選択しての導入が可能です。TS-BASE 受発注は14日間の無料お試し期間を設けていますので、受発注システムを検討しているなら、ぜひ気軽に利用してみてください。無料トライアルのお申込み：https://www.ts-base.net/demo無料トライアルのお申込み｜TS-BASETS-BASE 受発注の無料トライアルをご希望の方はお気軽にお問い合わせください。ts-base.net

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