テレワークなど新しい働き方が浸透する近年においてまだ、受発注業務対応のためにわざわざオフィスに出社してFAXの送受信を確認している方も、実は少なくないのではないでしょうか。

FAXは手書きの紙を元に、直感的で簡単な操作で送信できるといったメリットから、重要な受発注手段として利用している企業もいますが、テレワークを妨げるなど、大きな課題と言えます。

本記事では、FAXを利用した受発注業務において、テレワーク時の課題と課題解決策、システムに切り替えるメリットを紹介していきます。

【こちらもおすすめ】
FAXをはじめとしたアナログな手段での受発注業務を改善する方法は、こちらで詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。
▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法 ｜TS-BASE

FAX・電話・メールなど、アナログでの作業が残りがちな受発注業務にはリスクや課題が発生しがちです。この資料では、「アナログな手段で行う受発注業務」にスポットを当て、アナログ業務のリスクとそれらの効率化のポイントを解説します。

ts-base.net

FAX受発注が抱えるテレワーク時の課題

まずは、FAXを利用した受発注業務が抱えるテレワーク時の主な課題について、以下を説明していきます。

• 物理的に受け取るのが困難
• 処理時間の増加
• セキュリティリスク
• 誤送信リスク

物理的に受け取るのが困難

テレワーク時は、FAX機に物理的にアクセスするのが困難な状況となります。

多くの従業員は、自宅でテレワークを行っており、自宅にFAX機を設置していなかったり、仮に設置していても、セキュリティなどのリスクから業務用に使えないことが一般的です。

そのため、受発注業務に必要な書類をFAXで受け取ることが難しくなります。また、受け取った紙の書類を関係者に共有するときに、電子化の手間が必要など、手間と時間が必要となります。

FAXを使用した受発注業務はテレワーク環境には適していないケースが多く、受発注業務対応のためにオフィスに出社する担当者が多いです。

処理時間の増加

テレワーク時は、FAXを利用した受発注業務を行う際に、処理時間が増加する、といった課題があります。

FAXを通じて注文書などの送受信をすることは、メールやオンラインストレージ、受発注システムと比べて、手間と時間がかかります。テレワーク時だとFAXで受信した紙書類をわざわざ受け取りにいく必要があります。出社できない場合は、オフィスに出社している他の関係者に受け取ってもらうように連絡をするなど、手間がかかるでしょう。また、受け取ったFAXをシステムで管理するためには、手動で電子化しなければなりません。

テレワーク時にFAX業務対応が必要になると、迅速に書類確認ができなくなるため業務の遅延を招き、顧客に対する納期遅れが発生するリスクもあります。

セキュリティリスク

テレワーク時に、FAXを利用した受発注業務を行うと、セキュリティリスクを招く恐れもあります。

担当者がテレワーク中にオフィスでFAX受信が行われると、長時間紙が放置され、機密情報が含まれた書類が第三者に渡ってしまうリスクが高まります。また、自宅にFAX用紙そのものを持ち帰って業務する場合など、情報漏洩リスクも考えられるでしょう。

テレワーク時におけるFAXセキュリティの課題は、企業にとって情報漏洩リスクを高め、顧客信頼の低下や法的責任問題を招く恐れがあるため、くれぐれも注意しなければなりません。

誤送信リスク

テレワーク環境でFAXを用いた受発注業務を実施する際に直面する主要な課題の一つが誤送信リスクです。

自宅へのFAX送受信が許可され、自宅でFAXを利用した受発注業務を行える場合においても、従来に比べて宛先電話番号が増えることから、誤った番号への送信ミスが発生するリスクが高まります。

さらに、テレワークでは自宅などのプライベートな環境のため、FAXで受信した機密文書の管理も困難です。持ち歩くときに紛失したり、家族に内容を見られたりするかもしれません。

テレワークでは、オフィス環境よりもチェック体制が緩やかになりがちで、誤送信の可能性が高まります。重要な契約書や顧客情報が含まれる受発注業務の書類誤送信は法的な問題や顧客からの信頼低下に直結するため、深刻な問題です。

FAX受発注の課題解決に効果的な方法

ここからは、FAXを利用した受発注業務の課題解決策について、以下を紹介していきます。

• メール送信利用
• クラウドストレージ利用
• 受発注システムの導入

メール送信利用

課題解決策の1つ目は、メール送信利用です。

FAXの代わりとしてメールを利用すれば、受発注業務の書類を、PDFなどの電子形式で瞬時に送受信できるようになり、処理速度が向上し、送受信の手間も削減できます。

メールは送受信履歴の確認を簡単に行えるため、いつ何を送ったのかの履歴を特定しやすいです。

添付ファイルにパスワード機能をつければ、セキュリティ面において安全性を保つことが可能です。

メールを用いれば、テレワーク中の担当者も場所を気にせずに受発注業務を行えるようになります。ただし、メールを受信した担当者が直接処理を行う必要があるため、属人化しやすい手段とも言えます。

クラウドストレージ利用

課題解決策の2つ目は、クラウドストレージ利用です。

クラウドストレージを利用することで、受発注に関わる書類をオンライン上で、取引先と安全に共有することが可能です。これにより、場所を問わずに関係者全員が最新の情報にアクセスでき、業務の効率性が大幅に向上します。

クラウドサービスはデータのバックアップを自動で行うため、災害や機器の故障によるデータ損失のリスクを低減できるといったメリットがあります。

クラウドストレージはアクセス権を設定して閲覧者・編集者など設定でき柔軟に扱えますが、受発注業務の進捗をリアルタイムに確認したいといった場合は、受発注システムの導入が効果的です。

受発注システムの導入

課題解決策の3つ目は、受発注システムの導入です。

受発注システムを導入することで、FAX注文書の郵送手続きや、受注情報のアナログ処理業務などを自動化することが可能です。

TS-BASE 受発注を利用すれば、顧客はFAXではなく専用の注文サイトを通して、Web上で注文を行えるようになります。受注側も、注文の入力・確認・処理を一つのシステムで一元管理でき、紙や手作業による処理に比べて大幅に時間とコストを削減できます。

注文内容は自動で管理システムに反映され、関係者はリアルタイムで注文状況を確認することが可能なため、誤送信のリスクを減少できます。

FAXから受発注システムへ切り替えるメリット

ここまで、FAXを利用した受発注業務について、テレワーク時における課題と解決策を紹介しました。テレワークでの受発注業務を効率化したい場合、受発注システムの導入をおすすめします。ここからは、FAXから受発注システムへ切り替えるメリットについて、以下を紹介していきます。

• 場所を問わない働き方が可能
• ミス削減
• リアルタイムな処理反映

場所を問わない働き方が可能

FAXから受発注システムへと切り替えると、「場所を問わない働き方」を実現できます。

受発注システムはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、担当者はオフィスにいるのと同じように、自宅で受発注業務を進めることが可能です。

これにより、受発注業務のためにわざわざ出社していた担当者は、好きなタイミングでテレワークできるようになり、ワークライフバランスが取りやすくなるでしょう。

受発注システムを導入すれば、場所を問わない働き方が可能となり、業務効率化はもちろん、従業員の満足度を向上できるでしょう。

ミス削減

FAXから受発注システムへ切り替えれば、手作業によるミスも削減できます。

FAXを用いた従来の受発注業務では、注文内容を手書きで入力するため、何が書いてあるか読み取れないこともあり、データの入力ミスが起こりやすくなっていました。

受発注システムを導入すれば、FAXに記載されていた内容が最初からデジタル化されるため、人為的なミスを大幅に減少させることが可能です。

人為的なミスを削減できれば、再確認や再処理の手間もなくなり、受発注業務全体における作業効率が向上するでしょう。

リアルタイムな処理反映

FAXから受発注システムへ切り替えれば、リアルタイムな処理反映を実現できます。

受発注システムでは、注文や変更がシステムに入力された瞬間、その情報がリアルタイムで反映され、関係者全員が最新の状況を即座に確認できるようになります。

注文の処理や在庫の更新、納期の管理などがタイムリーに行われるため、効率的な意思決定ができるでしょう。

FAXを介した通信では、送信スピードや情報の伝達に時間を要していましたが、受発注システムによるリアルタイムの情報共有は、テレワークにおける作業のスピードと正確性を向上させることが可能です。

セキュリティ強化

FAXから受発注システムに切り替えれば、セキュリティ強化にも繋がります。

FAXでは、機密情報が紙の形で存在するため、社内の関係ない担当者に見られるなど、第三者の手に渡るリスクがあります。また、FAX送信時の番号の入力間違いによる誤送信も起こりやすいです。

受発注システムでは、データはサーバ―上で管理、暗号化技術によって保護されます。

また、必要に応じてアクセス権を設定するなど、ユーザーは必要な情報のみにアクセスできる、といった対策も可能です。

受発注システムへの切り替えは、テレワーク環境での情報セキュリティを向上できるのです。

コスト削減

FAXから受発注システムへと切り替えれば、コスト削減効果も期待できます。

FAXでは、紙、インク、FAX機のメンテナンスや通信料などのコストが発生しますが、受発注システムでは、これらのコストがかかりません。
データをデジタル化することで、紙に関する運用コストが減り、長期的なコスト削減に貢献できるでしょう。

受発注業務プロセスも自動化でき、FAXによる受発注業務で実施していた確認や帳票の発行作業が不要になることや、手作業に比べてミスの回数が減る、データが共有でき、属人化解消にも繋がるなど、人的な作業コスト削減効果もあります。

FAX受発注はもう古い！最新システムで業務改革を実現する方法！

この記事では受発注業務におけるFAXの課題と、業務改革を実現する方法、システムの選び方を紹介していきます。FAX受発注業務を改善したい方はぜひご覧ください。

ts-base.net

FAXからの切り替えにはTS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、FAXを利用した受発注業務について、テレワーク時の課題と解決策、システムを導入するメリットについて紹介しました。

これからテレワークを加速させたいもののFAX業務が課題、と頭を悩ませている方に、TS-BASE 受発注をおすすめします。

テレワーク時は、FAXでの受発注業務をデジタル化して、担当者の負担を軽減させることが大切です。TS-BASE 受発注は、注文から注文品が到着するまでに生じる、様々な課題をデジタル技術で解決へと導くため、FAXにおける課題も解決可能です。

導入すれば、FAX注文書の確認や入力作業などの手間を削減できます。操作性も簡単なため、ITリテラシーが高くない取引先でもすぐに利用を開始できるでしょう。

TS-BASE 受発注についてもっと知りたい、という方は以下資料もご覧ください。

TS-BASE 受発注のご紹介

TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

ts-base.net