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2023.12.21

FAX受発注はもう古い!最新システムで業務改革を実現する方法!

FAX受発注はもう古い!最新システムで業務改革を実現する方法!

目次

まだ紙を使ってFAXの受発注業務を行っている企業も少なくないのではないでしょうか。FAXは誤送信のリスクがあり、ミスしないように送信マニュアルを元に、手順通りに実施することや、二重チェックも行うなど手間がかかります。さらに用紙代や電話回線代などコストもかかるため、業務改革が必要でしょう

この記事では受発注業務におけるFAXの課題と、業務改革を実現する方法、システムの選び方を紹介していきます。FAX受発注業務を改善したい方はぜひご覧ください。

FAXを使用した受発注業務の課題

まずは、FAXを使用した受発注業務の課題を説明します。

伝達エラー

FAXは手書きの文書を送信するケースが多く、文字が読みにくいことが問題として挙げられます。例えば、筆跡が不明瞭だったり文字が重なっていたりすると、重要な情報が相手側に誤って解釈される可能性があります。

また、細かい文字や数字が書かれている文書を送信する際、FAX の解像度が低いと数字や特定の単語が識別しづらくなり、送信相手に誤解を招くでしょう。誤った受発注の原因になる可能性があります。

FAXにおける伝達エラーは、受発注業務において重大な遅延や誤解を引き起こすリスクがあり、誤解の少ない手段への移行が必要です。

セキュリティの問題

FAXのセキュリティは、システムなどに比べて比較的弱く、機密情報の漏洩リスクが高いです。

例えば、FAX通信は暗号化されていないため、第三者による情報の傍受が比較的容易です。また、FAXが公共の場所に設置されている場合、送受信された機密文書が、誰でもアクセス可能なこともあります。

さらに、電話番号の入力ミスや選択ミスによる誤送信をしてしまうと、情報漏洩につながることもあります。

FAXのセキュリティ課題は企業に大きなリスクをもたらすため、セキュリティ対策の強化や他の手段への移行が必要です。

帳票管理・保管

FAXでは、帳票管理・保管も課題の一つです。

FAXで送受信した帳票は、オフィス内でスペースを確保するなど、適切な整理・保管を行う必要があります。多量の文書を取り扱う場合は、必要な文書を迅速に探すことが難しくなるでしょう。文書の整理や保管が煩雑になると効率性が低下し、業務の遅延を招く可能性があります。

また、紙の文書は時間の経過と共に色褪せ、紙質が劣化することがあります。重要な契約書類や取引記録など、後から参照する文書の場合、影響が大きいです。

帳票管理・保管の課題を解決するためには、電子化やクラウドサービスなどへの移行が必要です。

時間・コスト

FAXを使用した受発注業務では、時間・コストも課題の一つです。

FAXで送受信する場合、一つ一つのページをスキャンして送信する必要があり、時間がかかる傾向にあります。大量の文書を扱う場合、業務効率を大幅に低下させるでしょう。

FAXの送受信には電話回線を使用します。多ページの文書を送信する際には、長時間電話回線を占有し、多くの回線使用料がかかるでしょう。紙の印刷代も含まれるため、ランニングコストは安くありません。

時間とコストの課題を解決するためには、電子化やクラウドサービス導入を検討しましょう。

手間発生

FAXを使用した受発注業務では、手間も発生します。

まず、手書きで書類を作成する必要があり、時間・労力がかかります。手書き文書は、PC の文書に比べて作成に時間がかかる上、修正にも時間を要します。

送信時には、紙文書をFAX機器にセットし、送信先の番号を正確に入力する作業も必要です。多くの宛先に文書を送信する場合、各宛先の番号を一つひとつ正確に入力しなければならず、時間と労力を消耗するでしょう。誤入力など誤送信のリスクが発生すると、さらに多くの時間を費やさなければなりません。

多くの企業では、FAXの手間を減らすために、より効率的なサービスへの移行を検討しています。

FAX受発注業務の業務改革を実現する方法

ここからは、FAX受発注業務の業務改革を実現する方法を説明します。

デジタル化

1つ目の方法は、デジタル化です。

受発注業務におけるデジタル化とは、従来の紙ベースの文書をPDF形式など電子文書に変換してやり取りすることです。電子化すれば、メールやクラウドサービスを通じて、迅速かつ効率的にやりとりできるでしょう。

デジタル化は、紙の文書に比べて保管・管理も簡単です。物理的なスペースを必要としないため、検索も迅速に行えます。また、送受信の手間もかからず、時間も節約できます。電話回線を占有することもなく、ランニングコスト削減も可能でしょう。

さらに、セキュリティも強化できます。暗号化やパスワード保護などセキュリティ機能を利用すれば、FAXよりも安全にやり取りできるでしょう。デジタル化することで受発注業務が効率化し、業務改革実現につながるのです。

システム導入

2つ目の方法は、システム導入です。
システムを導入すれば、FAX の受発注業務の課題を効率的に解決できます。

TS-BASE 受発注は、受発注業務の自動化と効率化を実現します。紙ベースのFAX送受信に代わり、オンライン上での受発注管理を行うため、注文内容の入力・確認・追跡といったプロセスを簡単かつ迅速にできます。

FAXもOCRで文字をデジタルデータに変換できますが、読み取り精度が手描き文字や解像度に依存します。

TS-BASE 受発注では、サービス上で情報を入力するため、紙に書いてFAX送信する、という手作業の時間・労力も軽減します。また、注文情報・取引の履歴を一元管理でき、データの可視化・迅速な検索も可能です。導入すれば人為的ミスの削減、業務プロセスの可視化を実現できます。

受発注業務のFAX課題を解決するシステムの選び方

受発注業務のFAX課題を解決するシステムの選び方を紹介します。

カスタマイズ性

システムを選ぶ際は、カスタマイズ性が重要です。

受発注業務は、企業ごとに異なる要望があったり、業務プロセスが異なったりするため、自社にとって必要な機能を選択し、不要な機能を省くことが重要です。そうすれば、自社に合った機能のみが残り、無駄なコストがかからず、より効率的なシステム運用を実現できます。

企業内のニーズが変わった場合でも、システムで利用する機能を追加できれば、長期的に使い続けられるでしょう。カスタマイズ性の高いシステムを選べば、企業の受発注業務の効率化・長期利用を実現できます。

TS-BASE 受発注 は、基本機能とオプションを併せて50種類以上の機能を提供しており、カスタマイズ性に優れています。お客様の課題解決のために、必要な機能のご提案が可能です。

カスタマーサポート

システム選定で重要なポイントの一つに、カスタマーサポートの質もあります。

適切なカスタマーサポートを選択すれば、自社の運用状況に応じて課題の整理から解決策の提示まで、細やかな対応を受けることが可能です。運用中問い合わせれば随時サポートが受けられるため、問題が発生した際にも迅速な対応を受けられます。

導入後のトレーニング・定期的なメンテナンス・アップデートの支援、問い合わせ方法など、自社に適したサポートを受けられるシステムを選びましょう。
カスタマーサポートは、企業が受発注業務の効率化を図るためにも重要なポイントです。

実績

システム選定時は、実績も重要な判断基準の一つです。

実績の高い企業が提供するシステムは、信頼性も高く、受発注業務の FAX 課題を効果的に解決できる可能性が高いです。そのため、システム選定時は実績ある企業の提供するソリューションを検討しましょう。安定した業務運用はもちろん、業務を成功へと導くためにも欠かせません。

TS-BASE 受発注は、FAXからの置き換え事例も多いです。お客様から「操作画面も分かりやすく、マニュアルを見ずとも商品注文ができる」と好評です。

2024年で創業100年を迎え、印刷業を中心に幅広いビジネスサポートを行ってきた、竹田印刷株式会社が提供しています。

販促物、備品などこれまでのご支援で培ったノウハウと長年にわたる経験を活かして自信を持って開発しており、物流現場の意見も吸い上げながら、自社開発しているところが強みです。

TS-BASE 受発注でFAXの課題解決が可能!

ここまで、FAXの受発注業務の課題、解決方法、システムの選び方を紹介しました。

FAXを使用した受発注業務は、伝達エラー・セキュリティの問題・帳票管理・保管の困難さ・時間とコストの消費・手間の発生、といった課題があります。解決策としては、デジタル化やシステム導入が有効です。

システム選定にあたっては、カスタマイズ性、カスタマーサポートの質、そして企業の高い実績が重要なポイントです。創業から100年以上で培ったノウハウと長年にわたる経験を活かして開発された竹田印刷株式会社の TS-BASE 受発注を導入すれば、FAX 課題を効果的に解決できるでしょう。

気軽にTS-BASE 受発注をお試しいただけるよう、無料トライアルを実施していますので、お気軽にお問い合わせください。

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