TS-BASE 受発注
2024.02.29
口頭発注とは何か？抱える課題や解決方法を詳しく紹介
目次
「口頭発注」という単語の意味を何となくイメージできるものの、具体的に何のことだろう、どのような課題があるだろう、と疑問に思う方もいらっしゃると思います。
口頭発注は相手に連絡すればすぐ発注できるという、迅速な対応を可能としていますが、管理業務や後続の作業が疎かになる、といった課題もあります。
本記事では、口頭発注の概要と抱える課題、解決方法について詳しく紹介していきます。
受発注業務を改善したいが自社に合った手段が分からない、という場合は、一般的な5つの受発注業務の手法を比較・解説したこちらの資料もあわせてご覧ください。
口頭発注とは
口頭発注とは、取引先と直接会話して発注を行うことです。
書面や電子メールを介さずに、直接話し合いを通じて業務の依頼や契約が行われます。
口頭発注は直接的なコミュニケーションで発注処理を行えるため、緊急性が高い案件や、密な連携が求められる受発注業務において有効な手段と言えるでしょう。
口頭でのやり取りは、迅速な意思決定や柔軟な対応が可能となる一方、後々言った言わないなどのトラブルが発生する恐れもあるため、口頭発注で合意した内容を文書化する必要があります。
口頭発注のメリット
ここからは、口頭発注のメリットについて紹介していきます。
迅速な発注が可能
口頭発注は、会話を通じて合意が得られれば、迅速な受発注が可能です。
メールやFAXなど、文書を介した発注では、受取人が文書を確認し、返信するまでに時間がかかることがあります。
しかし口頭発注では、直接会話して、その場ですぐに相手の了承を得ることができます。そのため、後続業務を気にすることなく、スムーズに発注処理を進められます。
特に時間が限られていて、素早い意思決定が求められる受発注業務において、大きなメリットと言えるでしょう。
システムが必要ない
口頭発注は、複雑なシステムを必要としないため、発注プロセスを簡素化できます。
相手と直接会話ができれば、その場で受発注が成立します。特別なソフトウェアや複雑な手続きも必要としません。そのため、小規模な事業やスタートアップ企業を中心に、コスト削減やオペレーションの効率化を実現できるでしょう。
口頭発注のデメリット
口頭発注では、メリットでなく、デメリットもあります。ここでは、口頭発注でありがちなデメリットについて紹介していきます。
認識齟齬が起きる
口頭発注では、受発注の内容に関して双方の理解が一致しないといった認識齟齬が起きる可能性があります。
例えば、会話中に交わされた約束や条件をメモ書きしていた場合、メモを失くす恐れがあるでしょう。また、口頭でのやり取りだけでは詳細に関する共有が不足してしまい、商品が届いた後になってから、お互いの相違が明らかになるケースもあります。
このような認識の齟齬は、顧客側の業務遅延や追加費用の発生、最悪の場合ビジネス損失にも繋がるリスクがあります。
口頭発注を行う際は、合意した内容を電子データやシステムで残すなど、認識の齟齬を防ぐ対策を講じることが重要です。
処理が遅れる可能性が高い
口頭発注では、後続の処理が遅れる可能性が高いです。
例えば、口頭でやり取りした内容を正式な書類に反映させる過程で時間がかかったり、必要な手続きが漏れたりすることがあります。
発注書の作成や承認が適切に行われない場合、その後のプロセスが停滞し、長期間にわたって処理が進まないといった原因となるのです。
口頭発注は、直接的な便利さとは裏腹に、後続業務の遅延を引き起こすリスクがあるため、適切なフォローアップと電子化・システム化が不可欠です。
発注管理が疎かになることも
口頭発注では、発注管理が疎かになることもあります。
口頭での合意は迅速かつ柔軟に行えますが、その内容を正確に把握して管理することは難しいです。
口頭でのやり取りでは、一人で対応・内容を把握していることが多いため、記録するのが疎かになったり、時間が経てば内容を忘れてしまうことも少なくありません。
そのような場合、発注内容を電子化したり、口頭発注の課題を解決できる受発注システムを導入したりすることで、発注の履歴や状況を一目で確認、必要に応じて情報の検索ができるようになります。
口頭発注は、発注管理が疎かになりやすいため、適切な記録保持と管理体制が重要です。
信頼関係低下
口頭発注では、取引先との信頼関係が低下する恐れがあります。
口頭発注は迅速に合意でき、柔軟なものの、後になって双方の間での認識の違いを引き起こす可能性があります。約束された内容が適切に履行されない、といった事態に陥るかもしれません。
そうなると、失注の原因となったり、長期にわたって築き上げてきた信頼関係を損なう可能性もあります。
口頭でのやり取りだけでは内容が曖昧でトラブルの元となるため、明確なコミュニケーションと、合意した内容の電子化・システムなどによる管理が不可欠です。
口頭発注の課題を解決する方法
口頭発注は認識齟齬で処理が遅れてしまう、管理がおろそかになる、取引先との信頼関係を失う、などといったデメリットがあり、課題も多いです。ここでは、口頭発注の課題を解決する方法を紹介していきます。
Excel（エクセル）などのソフト活用
口頭発注の課題を解決する方法として、Excelなどのソフト活用があります。
Excelは、受発注業務の詳細を記録・管理するために便利なツールです。
Excelの関数機能やマクロ機能を活用すれば、受発注業務に必要なデータを簡単に入力・集計・分類でき、受発注業務に必要なプロセスを一元管理できます。
また、変更履歴やコメント機能により、複数人で受発注業務のデータを確認でき、進捗状況の透明性を高められるなど、関係者全員が最新の情報を共有できるでしょう。
アウトソーシングサービスの活用
口頭発注の課題を解決するためには、アウトソーシングサービスの活用も効果的です。
アウトソーシングとは、発注管理プロセスの全部もしくは一部を、専門の外部企業に委託することです。アウトソーシング業者はプロフェッショナルな専門員が担当するため、自社における認識齟齬や管理ミスのリスクを低減できます。
アウトソーシングサービスを活用することで、企業は口頭発注の課題を回避可能です。これまで自社で対応していた担当者は、受発注業務の煩わしさから解放され、新たなビジネスの戦略立案などといった主業務に集中できるでしょう。
アウトソーシングは口頭発注における自社の管理負担を軽減し、ビジネス運営において効率化と信頼性向上を実現するための有効な手段です。
受発注システム導入
口頭発注の課題を解決するためには、受発注システムを導入することが有効です。
受発注システムを導入すれば、受発注業務におけるプロセスをデジタル化・作業を自動化できます。口頭発注で起こりやすい認識齟齬や管理ミスのリスクを大幅に削減できるでしょう。
TS-BASE 受発注は、口頭での合意内容も含め、すべての受発注情報を一元的に管理し、リアルタイムでの追跡と報告を可能とするサービスです。
導入すれば、企業は自社の業務の効率性を高めることができるだけでなく、より透明性の高い運営を実現できます。
受発注システムでできることや機能、メリット・デメリットについてはこちらでも詳しく解説しています。
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本記事では、口頭発注について概要とメリット・デメリット・課題を解決する方法を紹介しました。
口頭発注の方法では、認識齟齬が発生する可能性が高く、受発注業務に適したシステムの導入がおすすめです。導入すれば、発注処理データを保管、適切に管理することができます。
TS-BASE 受発注では、BtoBにおける受発注の課題解決を一括サポートし、お客様が抱えているお困り事への適切な解決策をご提案可能です。
口頭発注でお悩みの方は、ぜひこちらの資料もご覧ください。
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