受発注伝票とは何か？記載項目・作成方法・注意点まで詳しく紹介

受発注伝票とは何だろう、何を書けば良いのだろうと考える担当者も少なくないと思います。受発注伝票は、受発注に関する取引内容が詳細に記録された文書のことです。スムーズな受発注業務を進めるためには、正確な伝票への記載と迅速な対応が求められます。この記事では、受発注業務の伝票の概要と記載する主な項目をはじめ、作成方法についても触れていきます。受発注業務の伝票とはまずは、受発注業務の伝票について概要と、よく似ていると言われる仕訳帳との違いについて紹介します。受発注業務の伝票とは、企業間の取引に必要な書類のことです。顧客からの注文を受けたときや、自社から取引先へ注文する際の取引内容を記録します。伝票には、受注した日付・納品予定日・取引内容・受注金額などの詳細を記載していきます。この情報を記載することで、取引内容を正確に把握でき、取引中の進捗確認などに利用可能です。また、伝票を適切に管理することで、取引の透明性が向上し、取引先との信頼関係を強化することも可能です。伝票は、受発注業務において重要な役割を担います。仕訳帳との違い受発注業務の伝票と仕訳帳の違いを説明します。仕訳帳は、経理業務で必要な書類のことで、受発注を含めたすべての取引を記録します。取引単位で記録するなど、会社の財務状況を整理・分析するために重要な情報を記載しているのです。受発注業務の伝票は、顧客からの注文や顧客への注文に関する具体的な取引の詳細を記載する文書のことです。仕訳帳は企業における会計処理に必要な全ての取引の財務情報を記録することに対して、受発注業務の伝票は、受発注業務の取引に限定して細かい内容を記録するという、扱う業務の範囲に違いがあります。受発注業務の伝票に記載する項目受発注伝票に記載する主な項目を紹介します。企業によって異なりますのでご注意ください。取引日付取引が行われた日付勘定科目取引を会計上どう分類するか示す項目取引内容（摘要）取引の具体的な内容や目的金額取引に関連する金額取引先名・住所・担当者取引先の情報と取引の担当者商品名・数量取引に関連する商品やサービスの名称と数量単価１商品またはサービスの単位あたりの価格納期商品またはサービスの提供が予定されている日付支払い条件 支払い方法や支払い期限など注文番号注文管理用の番号起票者・承認者のサイン伝票を記入した人（起票者）や責任者のサイン上記項目は、受発注伝票を通して自社と取引間との取引の透明性を高めるためにも必要です。受発注伝票を作成する方法受発注伝票は、手書きやシステムなど企業によって作成方法が異なるでしょう。ここでは、主な作成方法について紹介していきます。手書き「手書き」作成は、紙の伝票に直接ペンを使って文字を記入する方法です。受発注に必要な項目を専用の伝票用紙または一般の紙に手で書き込みます。記載する項目には取引日付、顧客名、取引内容、金額などが含まれます。記入が完了したら、起票者や商品者の押印やサインなど、直接手書きで行います。手書き伝票は、電子化が進んでいない企業にとって一般的な方法です。シンプルで簡単に起票できることがメリットです。誤記や読み取りが困難となりやすいこと、保管するためにはオフィススペースが必要など、デメリットもあります。OCROCR とは、光学文字認識のことで、手書きとデジタル化を組み合わせています。手書きで書いた仮の伝票を、スキャナーなどで文字情報を読み取ります。その後 PC に取り込んで、正式な伝票を作成する方法です。OCR は、手書きの柔軟性とデジタルの効率性の両方を兼ね備えています。一方、手書きとデジタルの両方の伝票が存在するため、ルールを設けていないと管理が煩雑になりがちです。ExcelExcel で伝票を作成する方法もあります。伝票のフォーマットを作り、セルに取引日付・金額・取引内容などの情報を入力し、関数を使って計算していきます。さらに、マクロを活用することで、繰り返し発生する定型作業を自動化することができます。複数の伝票生成、標準形式への変換など、伝票作成の手間を削減することも可能です。 Excel は柔軟な作成ができる一方、作成できる人が限られている傾向にあり、ローカル管理など属人化しやすいです。システム専用の受発注システムを使って、伝票に必要なデータを簡単に生成することも可能です。TS-BASE 受発注を利用すれば、企業間で直接発注・受注業務を行えます。システム上のフォームに取引日付・金額・取引内容などの必要情報を入力するだけで、伝票に必要なデータを簡単に揃えることができ、伝票そのものがなくても受発注業務を進められるのです。受発注システムを使えば、他部門との連携もスムーズで、在庫管理などとも紐づけることが可能で、時間コストの節約、属人化防止にも役立ちます。受発注伝票作成時の注意点ここまで、受発注伝票の概要と記載項目、作成方法を紹介しました。それでは、作成するときに何に気を付けるべきなのでしょうか。ここからは、受発注伝票作成時の注意点を紹介していきます。アナログ運用はミスが発生しやすい１つ目の注意点は、アナログ運用だとミスが発生しやすくなることです。アナログ運用とは、手書きなど人による作業のことです。アナログ運用では、伝票の記入や管理そのものが人に依存してしまいます。人による作業では、記載ミスや不注意が生じる可能性があり、注意が必要です。特に金額や数量などの重要な数字を間違えてしまうこともあるでしょう。受発注業務は、基本的にミスがない前提の業務です。小さなミスがあると財務報告や在庫管理などの重要な業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。受発注業務でのミスは、時に深刻な問題に発展するため、確認プロセスと管理体制を徹底することが不可欠です。多くの企業では、アナログ運用で発生しがちなリスクを回避するために、専用の受発注システムを導入して対策しています。保存期間の定めがある伝票作成時には、保存期間の定めがあることも知る必要があります。受発注伝票は、法人税法に基づき、７年の保存義務が定められています。この規定を遵守しなければ、税務署との対応で必要な書類が提出できないなど、法的な問題が発生するでしょう。伝票の保存に関して、紙の場合は適切な場所への保管、デジタルの場合はバックアップとセキュリティ対策が必要です。保存期間が経過した後も、不要となった伝票は機密情報を含む可能性があるため、適切に処分する必要があります。受発注伝票の保存には、期間の遵守はもちろん、保存方法、アクセス制御、処分方法など、多岐にわたって注意が必要です。受発注伝票の作成ならTS-BASE 受発注もおすすめ受発注伝票を作成するときは、いくつかの方法がありますが、手書きや OCR は管理に手間がかかるというデメリットがあります。Excelでは柔軟性に優れているものの、属人化しやすいでしょう。受発注業務は、方法によっては負担が大きい業務となってしまうため、負担を軽減したい、アナログ運用から脱却したいと考えているならば、受発注システムの導入をおすすめします。TS-BASE 受発注では、デジタル技術を使って、発注者による注⽂から、注⽂品が到着するまでの課題を解決することが可能です。PC・スマートフォンを使ってすばやくアクセスできるため、受発注業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ります。TS-BASE 受発注をもっと知りたい、という方はこちらの資料もぜひご覧ください。TS-BASE 受発注　ご紹介資料：https://www.ts-base.net/document/S001TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介

受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。クラウド受発注システムとは受発注システムとは、受注や発注に関する情報を一括で管理できるWebシステムのことです。受注・発注業務では、各受注・発注案件のステータスや入金の有無、在庫状況、顧客リストなど、様々な情報を扱います。注文変更があった際には適宜情報を修正した上で、納期に間に合うように出荷しなければいけません。このような業務は、これまで主に紙やExcelなどで行われていましたが、扱う情報量の増加に伴い、確認ミスや記入のし忘れなどのミスが生じやすい状況となっていました。受発注システムでは、複雑で膨大な情報をシステムで一元管理することで、情報管理にかかる手間を削減し、より確実に、効率的に受注・発注業務を行えるようになります。クラウド受発注システムは、ベンダー（事業者）がクラウド環境に構築したシステムを、利用料を支払って利用する仕組みです。自社で環境を用意し、システムを構築する必要がないため、短期間・低コストで導入できる点が特徴です。主な機能クラウド受発注システムには、受注・発注業務に関する一連の業務をサポートする機能が搭載されています。主な機能をいくつか紹介しましょう。なお、実際に搭載されている機能はシステムによって異なります。自社の業務に必要な機能を洗い出した上で、複数のシステムを比較検討するようにしましょう。受注受注に関する主な機能は、次の通りです。受注管理：各受注情報のステータスや詳細を管理する。受注時にメールや通知でお知らせしてくれるものもある。顧客管理：受注履歴や商談の記録を管理する。在庫管理：商品の入出荷データを基に在庫の数や状態を管理する。在庫が少なくなったらアラートで教えてくれるものもある。出荷管理：出荷指示データの作成や出荷や返品のステータスを管理する。出荷時に発注者にメール通知してくれるものもある。データ出力：受注データなどをCSVやPDFで出力する。発注発注に関する主な機能は、次の通りです。発注管理：発注処理や各発注情報の管理を行う。過去の発注情報をコピーできるものや、営業日などを加味して、注文時に着日指定ができるものもある発注先管理：発注先の住所や連絡先などを管理する。データ出力：出荷指示書や在庫データなどをCSVやPDFで出力する。クラウド受発注システムの導入メリットクラウド受発注システムには、業務の効率化やミスの軽減などの様々なメリットがあります。現在の受注・発注業務で抱えている問題が、システムの導入によって解決するかもしれません。ここからは、クラウド受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。受注・発注情報の一元管理受注・発注に関するあらゆる情報を1つのシステムで管理することで、情報の整理や収集にかかる手間を削減できます。これまでの多くの企業で行われてきた紙やExcelなどによる管理では、複数の人の同時による情報の上書きや、書類の紛失・破損などのリスクがありました。店舗や事業所で管理方法が違ったり、情報が増えるにつれてファイルが重くなったり、年度ごとに管理シートを分けている場合などは過去の情報を探すのに時間がかかったりすることもあるでしょう。クラウド受発注システムでは、システムによる一元管理により、これらの従来の業務で生じていた無駄や非効率性を解消・改善します。誤入力や誤発注のリスク低減電話やFAXで受けた注文を受注管理用のシートに転記する作業や、在庫状況から発注書を書く作業は、特にミスが起こりやすいものです。発注書や発送指示に誤りがあると、大量の在庫を抱えることになる、注文とは異なる商品を顧客に届けてしまうといったトラブルが起こります。クラウド受発注システムでは、電話やメールで受けた注文をデータとして管理し、そのままコピーして伝票を作成できるため、これらのミスを起こりにくくしてくれます。（発注データから伝票を作成してくれるシステムもあります）受注・発注業務の効率化クラウド受発注システムは、これまで人がやっていた業務を自動化したり、時間がかかっていた作業を短時間で行えたりすることで、業務の効率化を実現します。例えば、電話で受注の受付や業者などへの発注を行っていた場合、担当者が電話から離れた場所にいるときや、営業時間外には、受注・発注業務は行えません。また、取引業者からFAXで送られてきた手書きの発注書が読みにくく、注文内容を電話で確認しなければいけないこともあるでしょう。24時間いつでも使えるクラウド受発注システムなら、平日の営業時間外に加え、土日や祝日でもいつでも受注・発注業務が行なえます。受注や発注はシステムを通じて行うため、手書きの文字の解読に時間を取られることもありません。ペーパーレス化発注書や納品書などの書類は、法律により一定期間の保管が義務付けられています。このため、作成した書類の整理や過去の書類の保管場所の確保に悩まされている企業の方も多いのではないでしょうか。クラウド受発注システムでは、受注・発注の情報をすべてデータとして管理するため、物理的に保管する必要はありません。紙の伝票や帳票を印刷する必要もないため、印刷や紙の購入にかかるコストを削減できます。受注・発注情報のリアルタイム把握紙やExcelによる受注・発注情報の管理は、事務所や特定のパソコンでしか最新情報を見られないという不便さがデメリットでした。事業所間での共有もしにくく、受注業務の担当者が商品の在庫や発送の状況を担当部署に電話で問い合わせなければいけないこともありました。クラウド受発注システムのメリットは、情報へのアクセスのしやすさです。インターネットとWebブラウザがあればいつでも最新の受注・発注情報が見られます。受注した商品の種類、数量、金額、入金状況などの情報をシステムに集約することで、受注から発送までの一連の業務をスムーズに行うことができるでしょう。クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントクラウド受発注システムは様々なベンダーから提供されており、具体的な機能や仕様、強みなどはシステムによって異なります。クラウド受発注システムの導入メリットを最大限に受けるためには、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。ここからは、クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントについて解説します。業界への適応性受注や発注に関する業務は、業界や扱っている商材、さらには企業によって細かく異なります。企業や事業所が独自に行っているフローや慣習もあるでしょう。クラウド受発注システムは、基本的に受注・発注に関連する主な業務をカバーしていますが、強みとする業界や業種はベンダーによって様々です。飲食業や小売業など、特定の業界に特化しているものもあります。ベンダーの担当者に確認する他、搭載されている機能や導入実績などを元に自社や業界への適応性を確認しましょう。操作性日々利用するクラウド受発注システムは、使いやすいものでなければいけません。マニュアルがないと操作方法がわからない、ある1つの処理をするために何度もクリックしなければいけない、といったことが起きるシステムでは、利用者はストレスを抱えてしまいます。無料トライアルやデモサービスを利用して、実際の画面や操作性を確認しましょう。その際には、そのシステムを使って発注をする取引先目線での使いやすさをチェックすることも重要です。対応デバイスクラウド受発注システムを利用する場所は、事務所、倉庫、商品を製造する工場、店舗、営業先などがあげられます。事務所で利用する分にはパソコンで使えれば十分ですが、倉庫や店舗などでは持ち運びやすいタブレットやスマートフォンが便利です。利用シーンにあわせて柔軟にデバイスを使い分けられるよう、システムの対応デバイスを確認しておきましょう。サポート体制クラウド受発注システムを提供するベンダーは、システムの利用に際して不具合やトラブルが起きないように細心の注意を払っています。しかし、操作ミスやネットの接続状況によってエラーなどのトラブルが発生することも考えられます。このため、万が一トラブルが発生したときのベンダーのサポート体制についても、検討ポイントの1つです。具体的には問い合わせの対応時間（平日の営業時間内のみなど）や問い合わせの方法（電話、メール、チャットなど）などを確認しましょう。クラウド受発注システムならTS-BASE 受発注がおすすめB to B事業者間のクラウド受発注システムをお探しの方におすすめしたいのが、「TS-BASE 受発注」です。受注・発注から物流・配送までの一連の業務を豊富な機能群でサポートしております。TS-BASE 受発注の特徴は、カスタマイズ性です。50種類以上ある基本機能の中から、お客様の課題解決に必要な機能を専門知識豊富な担当者がご提案いたします。「受発注業務の無駄を省きたい」「ペーパーレス化を促進したい」「複数のシステムを一本化したい」などのご要望にあわせて、最適なシステム導入をお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。クラウド受発注システムでより効率的な受注・発注業務を実現受注・発注に関する業務をまとめて1つで行えるクラウド受発注システムのTS-BASE 受発注は、従来のやり方による業務の無駄や問題点を解消・改善し、生産性向上や業務効率化を実現します。具体的な機能や仕様はシステムによって異なるため、システム要件を洗い出した上で、自社や業界にマッチしたものを選定するようにしましょう。

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