受発注伝票とは何だろう、何を書けば良いのだろうと考える担当者も少なくないと思います。受発注伝票は、受発注に関する取引内容が詳細に記録された文書のことです。スムーズな受発注業務を進めるためには、正確な伝票への記載と迅速な対応が求められます。

この記事では、受発注業務の伝票の概要と記載する主な項目をはじめ、作成方法についても触れていきます。

受発注業務の伝票とは

まずは、受発注業務の伝票について概要と、よく似ていると言われる仕訳帳との違いについて紹介します。

受発注業務の伝票とは、企業間の取引に必要な書類のことです。顧客からの注文を受けたときや、自社から取引先へ注文する際の取引内容を記録します。

伝票には、受注した日付・納品予定日・取引内容・受注金額などの詳細を記載していきます。この情報を記載することで、取引内容を正確に把握でき、取引中の進捗確認などに利用可能です。

また、伝票を適切に管理することで、取引の透明性が向上し、取引先との信頼関係を強化することも可能です。伝票は、受発注業務において重要な役割を担います。

仕訳帳との違い

受発注業務の伝票と仕訳帳の違いを説明します。

仕訳帳は、経理業務で必要な書類のことで、受発注を含めたすべての取引を記録します。取引単位で記録するなど、会社の財務状況を整理・分析するために重要な情報を記載しているのです。

受発注業務の伝票は、顧客からの注文や顧客への注文に関する具体的な取引の詳細を記載する文書のことです。

仕訳帳は企業における会計処理に必要な全ての取引の財務情報を記録することに対して、受発注業務の伝票は、受発注業務の取引に限定して細かい内容を記録するという、扱う業務の範囲に違いがあります。

受発注業務の伝票に記載する項目

受発注伝票に記載する主な項目を紹介します。企業によって異なりますのでご注意ください。

上記項目は、受発注伝票を通して自社と取引間との取引の透明性を高めるためにも必要です。

受発注伝票を作成する方法

受発注伝票は、手書きやシステムなど企業によって作成方法が異なるでしょう。ここでは、主な作成方法について紹介していきます。

手書き

「手書き」作成は、紙の伝票に直接ペンを使って文字を記入する方法です。

受発注に必要な項目を専用の伝票用紙または一般の紙に手で書き込みます。記載する項目には取引日付、顧客名、取引内容、金額などが含まれます。記入が完了したら、起票者や商品者の押印やサインなど、直接手書きで行います。

手書き伝票は、電子化が進んでいない企業にとって一般的な方法です。シンプルで簡単に起票できることがメリットです。誤記や読み取りが困難となりやすいこと、保管するためにはオフィススペースが必要など、デメリットもあります。

OCR

OCR とは、光学文字認識のことで、手書きとデジタル化を組み合わせています。手書きで書いた仮の伝票を、スキャナーなどで文字情報を読み取ります。その後 PC に取り込んで、正式な伝票を作成する方法です。

OCR は、手書きの柔軟性とデジタルの効率性の両方を兼ね備えています。一方、手書きとデジタルの両方の伝票が存在するため、ルールを設けていないと管理が煩雑になりがちです。

Excel

Excel で伝票を作成する方法もあります。伝票のフォーマットを作り、セルに取引日付・金額・取引内容などの情報を入力し、関数を使って計算していきます。さらに、マクロを活用することで、繰り返し発生する定型作業を自動化することができます。

複数の伝票生成、標準形式への変換など、伝票作成の手間を削減することも可能です。 Excel は柔軟な作成ができる一方、作成できる人が限られている傾向にあり、ローカル管理など属人化しやすいです。

システム

専用の受発注システムを使って、伝票に必要なデータを簡単に生成することも可能です。

TS-BASE 受発注を利用すれば、企業間で直接発注・受注業務を行えます。システム上のフォームに取引日付・金額・取引内容などの必要情報を入力するだけで、伝票に必要なデータを簡単に揃えることができ、伝票そのものがなくても受発注業務を進められるのです。

受発注システムを使えば、他部門との連携もスムーズで、在庫管理などとも紐づけることが可能で、時間コストの節約、属人化防止にも役立ちます。

受発注伝票作成時の注意点

ここまで、受発注伝票の概要と記載項目、作成方法を紹介しました。それでは、作成するときに何に気を付けるべきなのでしょうか。ここからは、受発注伝票作成時の注意点を紹介していきます。

アナログ運用はミスが発生しやすい

１つ目の注意点は、アナログ運用だとミスが発生しやすくなることです。アナログ運用とは、手書きなど人による作業のことです。

アナログ運用では、伝票の記入や管理そのものが人に依存してしまいます。人による作業では、記載ミスや不注意が生じる可能性があり、注意が必要です。特に金額や数量などの重要な数字を間違えてしまうこともあるでしょう。受発注業務は、基本的にミスがない前提の業務です。小さなミスがあると財務報告や在庫管理などの重要な業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。

受発注業務でのミスは、時に深刻な問題に発展するため、確認プロセスと管理体制を徹底することが不可欠です。多くの企業では、アナログ運用で発生しがちなリスクを回避するために、専用の受発注システムを導入して対策しています。

保存期間の定めがある

伝票作成時には、保存期間の定めがあることも知る必要があります。

受発注伝票は、法人税法に基づき、７年の保存義務が定められています。この規定を遵守しなければ、税務署との対応で必要な書類が提出できないなど、法的な問題が発生するでしょう。

伝票の保存に関して、紙の場合は適切な場所への保管、デジタルの場合はバックアップとセキュリティ対策が必要です。保存期間が経過した後も、不要となった伝票は機密情報を含む可能性があるため、適切に処分する必要があります。

受発注伝票の保存には、期間の遵守はもちろん、保存方法、アクセス制御、処分方法など、多岐にわたって注意が必要です。

受発注伝票の作成ならTS-BASE 受発注もおすすめ

受発注伝票を作成するときは、いくつかの方法がありますが、手書きや OCR は管理に手間がかかるというデメリットがあります。Excelでは柔軟性に優れているものの、属人化しやすいでしょう。

受発注業務は、方法によっては負担が大きい業務となってしまうため、負担を軽減したい、アナログ運用から脱却したいと考えているならば、受発注システムの導入をおすすめします。

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