Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介

受発注業務について、効率化やコスト削減のために、 Web 受発注システムを検討している方も少なくないでしょう。Web 受発注システムを導入すれば、業務の自動化を実現できます。また、煩雑になりがちな商品マスタ管理も簡単に行えます。Web 受発注システムを選ぶときは、機能はもちろん自社担当者が使い続けられるか、操作性をしっかりと確認することも大切です。この記事では、Web 受発注システムの概要、主な機能、メリット、選び方について解説します。Web 受発注システムを検討している方はぜひ参考にしてください。【あわせて読みたい】自社に合った受発注システムを選定するためのポイントは、こちらでもご紹介しています。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netWeb受発注システムとはWeb 受発注システムとは、企業間で発注・受注を取引するときに、紙やメールではなくWeb 上で受発注を行うシステムのことです。「受発注システム」や「受発注管理システム」などと呼ばれることもあります。B to B の受発注業務では、電話や FAX、郵送など、まだアナログな運用をしている企業も多く、発注が完了するまでの社内対応に2週間以上要するところもあります。そこで、Web 受発注システムを導入することで、受注側・発注側間での注文管理・在庫管理・請求管理などのプロセスを自動化し、効率化を図ることが可能です。担当者は Web 画面から操作可能なため、インターネット環境があれば、時間や場所にとらわれずに取引できます。また、業務を自動化できるため、ミスの防止、迅速な対応も可能となるでしょう。手間がかかり煩雑対応となりがちな従来のアナログな受発注業務を効率化したいと、Web 受発注システムに注目が集まっています。Web受発注システムの主な機能ここからは、Web 受発注システムの主な機能について、TS-BASE 受発注に搭載されている機能を中心に紹介していきます。受発注システムは提供会社によって機能が変わるため、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認してから導入しましょう。発注・注文処理Web 受発注システムでは、Webブラウザを使って、発注・注文の手続きが可能です。発注側は、24時間いつでも、商品と数量の選択や、発注をかけることが可能です。受注側も、発注側の予定に左右されずに、自社の都合のよいタイミングで受注ステータスを確認できます。発注・注文処理を一つのシステム上で完結できる Web 受発注システムもあります。ユーザーグループ機能Web 受発注システムには、ユーザーグループ機能も搭載されているものもあります。たとえば、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ単位で、表示される商品や価格を自由に変更できます。また、取引先に合わせた取扱商品の区分け設定対応や、柔軟な価格変更も可能です。ユーザーグループ機能は、提供会社によって内容が変わることも多くあります。ユーザーグループ機能が必要なときには、機能の詳細やアクセス権設定など、隅々まで確認しましょう。システム連携Web 受発注システムには、システム連携に対応しているものもあります。たとえば、会計システム・販売管理システムと連携させることで、受発注業務の情報をリアルタイムに反映することが可能です。これにより、受注データの確認が簡単になることはもちろん、手作業によるデータ入力がなくなり、作業時間の削減や入力ミスの防止、複数システム間の情報の一貫性を期待できます。注文出荷状況の把握注文出荷状況の把握も Web 受発注システム上で行えます。たとえば、一つ一つの受注データに対して状況を確認することや、対象をフィルタリングで絞り込んで、必要なデータのみの表示が可能です。注文出荷状況を一覧表示できる Web 受発注システムもあり、状況を把握しやすくなるため、今何をすべきか一目でわかり、担当者は迅速に対応できます。マスタ管理受発注に必要な、商品マスタのメンテナンスやユーザーごとの商品出し分け設定も、Web 受発注システムで簡単に行えます。あらかじめ必要な商品をマスタに登録しておけば、急に商品公開するケースや日時指定で注文開始になるケースなど事前に受発注システム上で公開予約ができ、便利に活用できます。また、注文サイトのユーザーアカウント管理もでき、個々のユーザーに適切な商品を表示するなども可能です。Web 受発注システムであれば、大量のマスタデータも一括で簡単に登録・更新が行えます。Web受発注システムのひとつである「TS-BASE 受発注」の機能はこちらで詳しく紹介していますので、一例としてご覧ください。▼TS-BASE 受発注の機能一覧機能一覧｜TS-BASETS-BASEの各サービスでご利用いただける機能を利用者、管理者、仕入先、倉庫拠点など、様々な立場の方の目線でご紹介しています。ts-base.netWeb 受発注システムが企業にもたらすメリットここまで、Web 受発注システムについて、概要、機能を紹介しました。それでは企業が Web 受発注システムを導入するとどのような利点があるのでしょうか。ここからはメリットについて見ていきましょう。受発注システムを導入することのメリットについて知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムは、企業が効率的かつ正確に取引情報を管理するための重要なツールです。この記事では、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリット、そして選定時のポイントについて解説します。ts-base.net業務の一元管理１つ目のメリットは、業務の一元管理です。Web 受発注システムでは、発注側による注⽂〜注⽂品が到着するまでに⽣じる様々な業務を一元管理できます。たとえば、受注状況の確認、在庫数の確認、発送状況の確認などについて、従来のアナログ運用ではそれぞれ別々に管理が必要ですが、Web 受発注システムを導入することで、システムひとつで各種情報を⼀元管理できるようになります。Web 受発注システムは、アナログ運用で煩雑になりやすい業務を一元管理することが可能です。サービスの⼀本化２つ目のメリットは、サービスの一本化です。電話や FAX などの運用では、取引先に応じて複数の注文方法に対応するケースもあります。そのような場合、それぞれの業務フローが発生するため、複数のサービスを動かして別々に管理する必要があります。Web 受発注システムを導入することで、受注・発注から支払いまでの過程を一括管理でき、従来別々に管理していたサービスを一本化できる可能性が高いです。受発注数の増加３つ目のメリットは、受発注数の増加です。電話や FAX などの受発注取引では、電話対応など取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて、時間をかけて対応する必要があります。また、手作業で発注書を起票するなどの対応が必要なため、件数が多ければ多いほど、手間も時間もかかるという問題が挙げられます。Web 受発注システムを導入すれば、24時間好きなタイミングで受発注可能です。自社のタイミングで、発注・受注業務を進められるようになります。電話や FAX に比べても受注処理までを短縮化できるため、受注機会も拡大できる可能性が高まります。Web受発注システムの選び方Web 受発注システムにはさまざまなサービスがあり、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。ここからはシステムを選定する際のポイントを紹介していきます。状況の可視化ができるかWeb 受発注システムを選ぶときは、受発注状況を可視化できる機能が搭載されていることが大切です。たとえば、必要な商品の在庫が十分にあるか、または出荷された商品が希望通りに顧客に届くかなどを確認するためには、リアルタイムに情報を把握することが求められます。システム上に受発注状況を一覧で表示し、リアルタイムな情報を共有できれば、現在の受発注ステータスをすぐ確認でき、納期管理や再注文対応にもスムーズに対応できます。スムーズな対応を続ければ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。Web 受発注システムを選ぶときは状況の可視化ができるかを確認するのがおすすめです。Web受発注システム「TS-BASE 受発注」の導入で、エクセル業務の改善を実現した企業さまの事例をご紹介しています。システム機能との相乗効果で、理想の環境を作るのが最適解「予約販売が実現できそうな機能が備わっていたのは、TS-BASE 受発注だけだった」。日販アイ・ピー・エス株式会社では、多様な地域の企業へ雑誌や書籍などを届ける事業を行っている。数多くの出版物を取り扱う中で、同社とお客さま間のやり取りで使用する「エクセルシート」や、新刊の予約をお知らせする際の「大量のメール」など、日常業務の煩雑さに課題があった。TS-BASE 受発注の導入は課題に対してどのような効果があったのか。実際の運用方法を含め、日販アイ・ピー・エス株式会社（以下、日販IPS）国際事業部 輸出事業課 白柊誠さまへ話を伺った。ts-base.net直感的な操作が可能かWeb 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。直感的な操作が可能なシステムは、システムを触る自社担当者や取引先がシステムに不慣れであっても、簡単に使える可能性が高いです。誰でも簡単に直感的に扱えるシステムは、システム導入後の教育・研修のための時間も少なく済み、稼働スピードも上がるでしょう。担当者にとってシステムが使いやすければ、担当者のストレスも軽減します。Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。運用サポートが充実しているかWeb 受発注システムは、トラブルや疑問点が生じたとき、業務に支障をきたさないためにも、迅速かつ適切なサポート対応が必要です。そのため、問い合わせにスピーディーに対応してもらえるシステム・提供会社を選びましょう。運用サポートが充実しているサービスは、担当者がシステムを活用するためのアドバイスも提供してくれます。企業が安心してシステムを使い続けるためにも、稼働後の運用サポートが充実しているシステムを選ぶことが重要です。Web 受発注システムなら TS-BASE 受発注をWeb 受発注システムは、受注・発注から支払いへの処理はもちろん、受発注業務に必要なプロセスを一括で管理できるシステムです。導入すれば、これまで取引先でバラバラに管理していた情報を統一し、一本化できます。Web 受発注システムといっても、提供会社によって機能や運用サポートなどがさまざまです。そのため、事前に必要な機能が搭載されているかを調べること、提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。機能だけではなく、直感的な操作ができること・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。TS-BASE 受発注では、従来アナログ頼りだった受発注業務で課題となっていた「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つのシステムで完結できます。また、発注者の画面は通販サイトのようなデザインのため、商品を選択後、お届け先などを入力し、注文確定を行うなど、簡単に操作できます。IT に不慣れな方でも直感的に利用できるでしょう。導入時には、経験豊富な担当者がお客様に適した方法や機能を提案いたします。お気軽にお問い合わせください。もっと詳しく知りたい、という方はこちらのご紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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受発注業務でよくあるトラブル例！起こりがちな手段と解消方法も詳しく紹介

受発注業務のトラブル発生に備えて、よくある事例や対策を把握しておきたい、と考える担当者も少なくないかと思います。起こりがちなトラブル例を知っておくことで、自社内での発生を未然に防ぐことが可能です。万が一起きた場合も迅速に対応できるでしょう。この記事では、受発注業務でよくあるトラブル例を紹介するとともに、起こりがちな手段と解消方法についても触れていきます。受発注業務のトラブル例を把握して、しっかりと対策したいと考えている担当者はぜひ参考にしてください。受発注でありがちなトラブル例受発注業務では、どのようなトラブルが多いのでしょうか。まずは、ありがちなトラブル例について紹介していきます。聞き間違い受発注業務におけるトラブルの１つに、聞き間違いが挙げられます。主に口頭や電話での注文時、双方のコミュニケーションミスが原因で、発注される商品名や数量、納期などが正確に伝わらないことがあるでしょう。例えば「 5 個注文する」と伝えたつもりが相手によっては「15個」と聞き取られてしまうこともあり、商品の不足や過剰な在庫を生み出し、利益を大きく損なう可能性も考えられます。また、取引先の担当者名・部署名の聞き間違いがあると、企業間の信頼を損ない、利益を大きく損なう可能性もあります。聞き間違いを防ぐためには、できる限り正確な書面やデータで注文内容を伝えることが重要です。入力ミス受発注業務におけるトラブルには、入力ミスもあります。入力ミスは、書類作成時や、紙からシステムへの転記時に発生することが考えられます。例えば、商品の型番・数量・価格などの数字間違い、発注日などの間違いがあるでしょう。商品の数量や価格を間違えてしまうと、企業の利益損失にもつながります。また配送先を間違えると、誤って別の企業に商品が送られてしまうことになり、企業の信頼性も低下する可能性があります。入力ミスは、確認作業の不足などが原因のため、防止には二重チェックやシステムによるエラーチェック機能などが重要です。発注書の未達受発注業務におけるトラブルには、発注書の未達もあります。発注書の未達とは、発送したはずの発注書が、適切な時期や取引先に届かない状況のことです。例えば発注書を添付した電子メールが、取引先担当者のスパムフィルターに引っかかり、相手が気付かないこともあります。また、発注書を FAX で送る場合、取引先担当者が不在だったり、他の FAX に埋もれてしまい未読が続くなど、なかなか受注処理されないこともあるでしょう。そのような状況だと、取引先は注文が存在すること自体を認識できなくなり、商品の準備・配送が遅れる原因となってしまいます。無事届いても発注書自体が不適切なフォーマットだったり破損している場合、受取人が注文内容を正確に把握できません。また、取引先が誤って破棄してしまい、注文請書が返ってこないことも少なくありません。発注書の未達を防ぐためには、発注書を送付した後に相手に連絡を取ることや、発注ステータスを追うような仕組みを搭載することが重要です。発注日のずれ受発注業務には、発注日がずれる、というトラブルもあります。発注日のずれとは、発注者と受注者との間で、商品を発注、あるいは注文を受け付けた日付の認識がずれた状態で、注文の納期を迎えてしまうことです。例えば、発注者は受注受付時間内でぎりぎり間に合うように注文を出したつもりでも、休日などを挟み、受注者側に遅れて伝わることで、実際に注文を受け付けた日がずれる可能性があります。ずれが生じてしまうと、受注処理が遅れ、発注したタイミングによっては商品・サービスの納品が遅延するトラブルが発生するでしょう。このような発注日のずれを避けるためには、発注者・受注者であらかじめ発注日を取り決めておくこと、発注日を書面やデータで残しておくことが大切です。欠品受発注業務では、欠品トラブルも発生しがちです。欠品トラブルとは、発注書に記載された商品の在庫が存在せず、納品できない状況のことです。例えば発注商品の一部が欠品しているのに受注してしまった場合などが挙げられます。発注した後に欠品があったことを知ると、発注者は商品を予定納期に受け取ることができず、業務に影響を及ぼす可能性があります。欠品商品を除いて出荷してくる取引先があると、よりトラブルにつながるでしょう。上記のようなトラブルを避けるためには、手動ではなくシステムを活用し適切な在庫管理を行うことなどが大切です。取引先だけでなく、社内で起きる業務上のミスや課題についてはこちらの記事でも紹介しています。受発注業務のよくある課題とは？課題の見つけ方や取り組みのポイントも紹介 ｜TS-BASE注文や発注に関する情報、在庫状況や顧客情報など、様々な情報を扱う受注・発注業務。より効率的に業務を行うために、業務改善に取り組もうとする一方「どこから手をつければよいかわからない」「どうやって課題を見つければよいのか」と悩んでしまう担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、受発注業務のよくある6つの課題や、課題を見つけるために行うことを解説します。業務改善に取り組む際のポイントについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。ts-base.netトラブルが起こりやすい受発注業務の手段受発注業務のトラブルが起こりやすい手段がいくつかあります。ここからは、トラブルが起こりやすい受発注業務の手段について紹介していきます。口頭・電話口頭や電話による注文は簡単にできるものの、コミュニケーションミスや誤解も起きやすいです。例えば相手の話す言葉を誤って解釈したり、特定の数字や名前を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。担当者同士の直接会話や電話によって受発注業務を行う場合、言った言わない、金額が違っていた、などのトラブルが発生しやすいです。口頭や電話による注文は書面による記録が残りにくく、後日何を話したのかの確認が難しいです。そのため、重要な注文情報はシステムなどに記録することが大切です。口頭発注で起こるトラブルは、こちらでも詳しく解説しています。口頭発注とは何か？抱える課題や解決方法を詳しく紹介口頭発注とは何か？抱える課題や解決方法を詳しく紹介口頭発注は相手に連絡すればすぐ発注できるという、迅速な対応を可能としていますが、管理業務や後続の作業が疎かになる、といった課題もあります。本記事では、口頭発注の概要と抱える課題、解決方法について詳しく紹介していきます。ts-base.netメールメールを使った受発注業務では、メール本文に注文内容の記載や、発注書をメールに添付する、などの方法で受発注を行う企業も多いでしょう。メールは便利なコミュニケーションツールですが、誤送信やスパムフィルターで引っかかり発注書が届かないことや、メールが埋もれて発注日が遅れるなどのリスクも考えられます。このような問題を防ぐためには、送信前にメールの内容と宛先を確認し、送信後に受信の確認を求めることが有効です。書類郵送書類郵送もトラブルが起こりやすい手段の1つです。発注書を郵送することは、交通トラブルで遅延が生じたり、記載ミスなどで間違った宛先に届くリスクがあります。郵送はメールやシステムなどの受発注業務対応に比べて時間がかかります。発注日までに間に合わせるには、早い段階で社内処理を実施するなど対応を急ぐことも多く、トラブルが発生しやすいです。また、正しい宛先に郵送しても、取引先が勘違いして発注書を捨ててしまった、紛失した、などのトラブルも少なくありません。上記リスクを避けるためには、正確に追跡可能な方法を使用すること、受発注業務をデジタル化するなどが有効です。FAX手書きなどの書面で注文を行う、FAX もトラブルを引き起こしやすい手段です。FAX では、指定フォーマットを利用する方法のほか、メモ書きのような簡易な内容で送られることもあります。そのような場合、解像度が荒く読み取りにくくなり、読み手が担当者名や商品名・取引先名などを間違えてしまう、などといったトラブルが発生しやすいです。また、 操作ミスなどにより、送信失敗や誤送信が発生することも否めません。上記トラブルを防ぐためには、フォーマットを統一すること、黒のマジックで文字をはっきりと書くなど、運用を徹底することが大切です。 また、FAX 送信前に番号の確認を行う、送信後に受信確認を取る、そして FAX の状態（紙のセット、インクの量等）を定期的にチェックするなどが有効でしょう。FAXを利用した受発注業務の課題については、こちらでも紹介しています。FAX受発注はもう古い！最新システムで業務改革を実現する方法！FAX受発注はもう古い！最新システムで業務改革を実現する方法！この記事では受発注業務におけるFAXの課題と、業務改革を実現する方法、システムの選び方を紹介していきます。FAX受発注業務を改善したい方はぜひご覧ください。ts-base.net受発注業務のトラブルを解消する方法ここまで、受発注業務のトラブルの例と起こりがちな手段について紹介しました。それではトラブルを防ぐためには何をすべきなのでしょうか？ここからは、受発注業務のトラブルを解消する方法を紹介します。密なコミュニケーション受発注トラブルを防ぐためには、社内・社外で円滑なコミュニケーションが欠かせません。受発注業務のトラブルは、コミュニケーション不足が原因であることが多々あります。そのため、注文内容や納期・数量など、受発注業務に関する情報は発注者と受注者で認識のずれがないか、必ず事前に確認しましょう。また、締切直前に発注書を送付したときは、取引先へ連絡して納期はいつかなど、しっかりと確認することが大切です。取引先とコミュニケーションをとるときは、不明点がないように必ず隅々まで確認すること、少しでも疑問があれば詳細な説明を求めるようにしましょう。確認事項や変更点などは必ず書面にて残すこと、後から確認できるようにすることも大切です。システム導入受発注業務のトラブルを防ぐためには、受発注業務に特化したシステムの導入が有効です。受発注システムを導入すれば、注文の受付から納品、請求までを一元的に管理でき、業務効率化や人為的なミス削減にも繋がります。システムの導入目的は、発注書の手動作成をなくすこと、注文データを発注者・受注者の間で簡単に共有することです。注文内容・数量・納期などの注文データを、システム上で共有することにより、リアルタイムな情報確認が可能になります。受発注システムは注文情報を電子データで管理でき、書類の誤入力や紛失といった問題を防ぐことが可能です。また、システム上で在庫状況をリアルタイムに確認できるため、欠品リスクの低減とスムーズな受発注を実現します。上記により、受発注システムは受発注トラブルを削減する有効な手段と言えます。受発注業務のトラブルを TS-BASE 受発注で予防しよう受発注業務は、人と人とのコミュニケーションミスなどでトラブルが発生しやすい業務です。そんな受発注業務のトラブルを防ぐためには、密なコミュニケーションをとること、専用システムを導入することが有効です。専用システムである受発注システムを導入すれば、従来上でやり取りしていた発注書をなくし、システム上で受注データをやり取りできます。人による言った言わないなどのトラブルを防ぐためにも有効です。提供会社によってシステムの機能や運用サポートのレベルなども違うため、システムを導入する前に概要を理解しておくことや、事前に提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。TS-BASE 受発注では、紙やメール・FAX などで発生しやすいトラブルを防ぎ、「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などもシステム上で行えます。発注者と受注者をつなぐ注文サイトは、直感的な操作ができるため、システムに不慣れな方でも簡単に扱えるでしょう。TS-BASE 受発注についてもっと詳しく知りたい、という方はこちらの紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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