社内受発注とは？よくある課題と解決策、効率化の方法を紹介

1つの企業の中で物品の注文・出荷を行うのが社内受発注業務です。社内受発注を行うためには、企業内でスムーズな受発注業務ができる体制作りが求められます。そのためには解決しなければならない課題があるのも事実。例えば、異なる部門間のコミュニケーションハードルや在庫の適切な管理が挙げられます。

本記事では、社内受発注とは何か、社内受発注における一般的な課題と、それらを解決するための実用的な方法、そして業務の効率化のヒントについて紹介します。

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社内受発注とは

社内受発注とは、外部の企業同士ではなく、1つの企業内で商品やサービスの注文および出荷などを行うことです。「社内取引」と呼ばれることもあります。

社内受発注は、同じ企業内の異なる部門や拠点間での商品移動・購買取引が発生する企業で行われる作業です。例えば、大手メーカーや大規模な事業を展開する企業において、異なる部門・拠点間でスムーズな物流を行うために、業務の一環として社内受発注を行うことがあります。

社内受発注により、各部門が必要な商品や資材を他の部門から受け取れるようになり、社内内での業務が円滑に進むようになります。

社内受発注でよくある課題

同じ企業内での物流を最適化し、業務を効率化するための仕組みであるはずの社内受発注に課題を抱えている企業も少なくありません。ここでは、社内受発注を行う場合に発生しがちな課題を紹介します。

在庫の最適化が難しい

社内で使う備品や資材、販促物などを取り扱うにあたって、かかっているコストを明らかにしたい（予算・費用を管理したい）と考える企業は多いでしょう。しかし、在庫の数が把握できていないと、どれくらいのコストがかかるのか算出するのに時間がかかってしまいます。

また在庫が不足しているのを把握できておらず、注文してくる部門が欲しいタイミングでものが用意できないと、販促機会の損失にもつながるでしょう。

倉庫内の管理を少人数で対応している企業も多く、在庫数の管理まで手が回らないことで、最適化が難しくなってしまいがちです。

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ヒューマンエラーが起きる可能性がある

社内受発注業務のなかに、人間が手動で行なう作業が含まれていると、ヒューマンエラーが発生しやすいです。例えば、注文数量や商品コードなどの誤入力が、在庫の不一致や発注ミスにつながることがあります。

受発注業務に時間がかかる場合がある

手動で行う作業によって生まれる課題は、ヒューマンエラーだけではありません。例えば、注文の伝票作成、確認などを人間が行なっていることで、受発注業務全体にかかる時間が増えてしまうことが考えられます。これが継続すると、スムーズな業務フローが阻害され、納品の遅れや、社内での業務の非効率につながるでしょう。

作業が属人化する可能性がある

特定の社員が社内受発注業務の重要な部分を担っている場合、その社員の休暇や異動などが発生すると、業務の停滞や混乱が生じる可能性があります。業務が特定の個人に依存しすぎることを作業の属人化と呼び、これを解消することが求められます。

社内受発注の課題を解決する方法

ここまでに紹介してきた社内受発注でよくある課題それぞれの解決方法を紹介します。あくまで解決方法の例であり、全ての企業に当てはまるわけではないので、参考程度にお考えください。

在庫の最適化の解決方法

倉庫内の在庫数をリアルタイムで管理し、在庫の不足・過剰などを随時把握できる社内受発注システムの導入が効果的です。在庫数を確認する作業の負担を減らすことができ、少人数でも在庫の最適化がしやすくなるでしょう。

ヒューマンエラーの解決法

ヒューマンエラーを発生させないためには、人間が手動で行う作業を減らすことが重要です。例えば、受発注システムを導入して、手動での注文内容入力や計算などを最小限に抑えることができます。

また、どうしても人力で行わなければならない作業に関しては、ミスが発生しないような確認体制を作ることも重要です。担当者一人ではなく、もう一人別の人が作業内容を確認する「ダブルチェック」を徹底することで、ヒューマンエラーを減らせる場合があります。

時間がかかる場合の解決方法

社内受発注業務に必要以上の時間がかかっていると感じる場合、業務の効率化が重要です。例えば、先述のとおり受発注システムを導入し、一部の作業を自動化。人力で行う作業を減らすことができれば、より素早く受発注業務を進めることができるでしょう。

また受発注システムに在庫情報をリアルタイムで把握できるような機能が搭載されていれば、在庫の欠品などを事前に把握でき、「注文を受けたが在庫がなく、在庫の取り寄せから行わなければならない」という状態を防ぎ、社内受発注にかかる余分な時間を削減できるでしょう。

社内の受発注業務を、システム導入で効率化した事例はこちらからご覧いただけます。
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作業の属人化の解決方法

特定の社員だけで社内受発注業務を行なってしまうと、属人化につながります。そのため、複数の社員に業務のトレーニングを行い、基本的な受発注プロセスや作業内容、使用しているツールの使い方などを共有します。できれば社内で研修などを行う、多くの社員にノウハウを共有できるため効率的でしょう。

また業務の手順をまとめたマニュアルを作成し、社内で情報共有しておくことも属人化を防ぐことにつながります。

業務の属人化を防ぐための方法は、こちらでも解説しています。
属人化の解消を目指す！推奨する受発注システムと解消法を詳しく紹介

社内受発注の効率化に受発注システムの活用がおすすめ

社内受発注業務における課題を解決するのに効果的な方法として、受発注システムの活用があります。受発注システムにより業務を自動化することで、ヒューマンエラーを防いだり、業務のスピードを上げたりすることが可能です。

社内受発注業務に課題を感じている企業は、これを機に受発注システムの導入を検討するのはいかがでしょうか。

例えば、竹田印刷では受発注システム「TS-BASE 受発注」を提供しています。TS-BASE 受発注なら、注文サイトでの商品の出し分けができるので、部署ごとに必要なものだけ表示可能。また注文サイトで金額を非表示にし、金銭のやり取りが発生しない取引にも対応できます。そして倉庫管理システムがついているので、在庫の管理も自社で行える点も特徴です。

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