TS-BASE 受発注
2023.07.25
受発注業務でよくあるトラブル例！起こりがちな手段と解消方法も詳しく紹介
目次
受発注業務のトラブル発生に備えて、よくある事例や対策を把握しておきたい、と考える担当者も少なくないかと思います。起こりがちなトラブル例を知っておくことで、自社内での発生を未然に防ぐことが可能です。万が一起きた場合も迅速に対応できるでしょう。
この記事では、受発注業務でよくあるトラブル例を紹介するとともに、起こりがちな手段と解消方法についても触れていきます。受発注業務のトラブル例を把握して、しっかりと対策したいと考えている担当者はぜひ参考にしてください。
受発注でありがちなトラブル例
受発注業務では、どのようなトラブルが多いのでしょうか。まずは、ありがちなトラブル例について紹介していきます。
聞き間違い
受発注業務におけるトラブルの１つに、聞き間違いが挙げられます。
主に口頭や電話での注文時、双方のコミュニケーションミスが原因で、発注される商品名や数量、納期などが正確に伝わらないことがあるでしょう。例えば「 5 個注文する」と伝えたつもりが相手によっては「15個」と聞き取られてしまうこともあり、商品の不足や過剰な在庫を生み出し、利益を大きく損なう可能性も考えられます。
また、取引先の担当者名・部署名の聞き間違いがあると、企業間の信頼を損ない、利益を大きく損なう可能性もあります。聞き間違いを防ぐためには、できる限り正確な書面やデータで注文内容を伝えることが重要です。
入力ミス
受発注業務におけるトラブルには、入力ミスもあります。
入力ミスは、書類作成時や、紙からシステムへの転記時に発生することが考えられます。
例えば、商品の型番・数量・価格などの数字間違い、発注日などの間違いがあるでしょう。商品の数量や価格を間違えてしまうと、企業の利益損失にもつながります。また配送先を間違えると、誤って別の企業に商品が送られてしまうことになり、企業の信頼性も低下する可能性があります。
入力ミスは、確認作業の不足などが原因のため、防止には二重チェックやシステムによるエラーチェック機能などが重要です。
発注書の未達
受発注業務におけるトラブルには、発注書の未達もあります。
発注書の未達とは、発送したはずの発注書が、適切な時期や取引先に届かない状況のことです。
例えば発注書を添付した電子メールが、取引先担当者のスパムフィルターに引っかかり、相手が気付かないこともあります。また、発注書を FAX で送る場合、取引先担当者が不在だったり、他の FAX に埋もれてしまい未読が続くなど、なかなか受注処理されないこともあるでしょう。
そのような状況だと、取引先は注文が存在すること自体を認識できなくなり、商品の準備・配送が遅れる原因となってしまいます。
無事届いても発注書自体が不適切なフォーマットだったり破損している場合、受取人が注文内容を正確に把握できません。また、取引先が誤って破棄してしまい、注文請書が返ってこないことも少なくありません。
発注書の未達を防ぐためには、発注書を送付した後に相手に連絡を取ることや、発注ステータスを追うような仕組みを搭載することが重要です。
発注日のずれ
受発注業務には、発注日がずれる、というトラブルもあります。
発注日のずれとは、発注者と受注者との間で、商品を発注、あるいは注文を受け付けた日付の認識がずれた状態で、注文の納期を迎えてしまうことです。
例えば、発注者は受注受付時間内でぎりぎり間に合うように注文を出したつもりでも、休日などを挟み、受注者側に遅れて伝わることで、実際に注文を受け付けた日がずれる可能性があります。ずれが生じてしまうと、受注処理が遅れ、発注したタイミングによっては商品・サービスの納品が遅延するトラブルが発生するでしょう。
このような発注日のずれを避けるためには、発注者・受注者であらかじめ発注日を取り決めておくこと、発注日を書面やデータで残しておくことが大切です。
欠品
受発注業務では、欠品トラブルも発生しがちです。
欠品トラブルとは、発注書に記載された商品の在庫が存在せず、納品できない状況のことです。例えば発注商品の一部が欠品しているのに受注してしまった場合などが挙げられます。
発注した後に欠品があったことを知ると、発注者は商品を予定納期に受け取ることができず、業務に影響を及ぼす可能性があります。欠品商品を除いて出荷してくる取引先があると、よりトラブルにつながるでしょう。
上記のようなトラブルを避けるためには、手動ではなくシステムを活用し適切な在庫管理を行うことなどが大切です。
取引先だけでなく、社内で起きる業務上のミスや課題についてはこちらの記事でも紹介しています。
トラブルが起こりやすい受発注業務の手段
受発注業務のトラブルが起こりやすい手段がいくつかあります。ここからは、トラブルが起こりやすい受発注業務の手段について紹介していきます。
口頭・電話
口頭や電話による注文は簡単にできるものの、コミュニケーションミスや誤解も起きやすいです。
例えば相手の話す言葉を誤って解釈したり、特定の数字や名前を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。担当者同士の直接会話や電話によって受発注業務を行う場合、言った言わない、金額が違っていた、などのトラブルが発生しやすいです。
口頭や電話による注文は書面による記録が残りにくく、後日何を話したのかの確認が難しいです。そのため、重要な注文情報はシステムなどに記録することが大切です。
口頭発注で起こるトラブルは、こちらでも詳しく解説しています。
メール
メールを使った受発注業務では、メール本文に注文内容の記載や、発注書をメールに添付する、などの方法で受発注を行う企業も多いでしょう。
メールは便利なコミュニケーションツールですが、誤送信やスパムフィルターで引っかかり発注書が届かないことや、メールが埋もれて発注日が遅れるなどのリスクも考えられます。
このような問題を防ぐためには、送信前にメールの内容と宛先を確認し、送信後に受信の確認を求めることが有効です。
書類郵送
書類郵送もトラブルが起こりやすい手段の1つです。
発注書を郵送することは、交通トラブルで遅延が生じたり、記載ミスなどで間違った宛先に届くリスクがあります。
郵送はメールやシステムなどの受発注業務対応に比べて時間がかかります。発注日までに間に合わせるには、早い段階で社内処理を実施するなど対応を急ぐことも多く、トラブルが発生しやすいです。
また、正しい宛先に郵送しても、取引先が勘違いして発注書を捨ててしまった、紛失した、などのトラブルも少なくありません。
上記リスクを避けるためには、正確に追跡可能な方法を使用すること、受発注業務をデジタル化するなどが有効です。
FAX
手書きなどの書面で注文を行う、FAX もトラブルを引き起こしやすい手段です。
FAX では、指定フォーマットを利用する方法のほか、メモ書きのような簡易な内容で送られることもあります。そのような場合、解像度が荒く読み取りにくくなり、読み手が担当者名や商品名・取引先名などを間違えてしまう、などといったトラブルが発生しやすいです。
また、 操作ミスなどにより、送信失敗や誤送信が発生することも否めません。
上記トラブルを防ぐためには、フォーマットを統一すること、黒のマジックで文字をはっきりと書くなど、運用を徹底することが大切です。 また、FAX 送信前に番号の確認を行う、送信後に受信確認を取る、そして FAX の状態（紙のセット、インクの量等）を定期的にチェックするなどが有効でしょう。
FAXを利用した受発注業務の課題については、こちらでも紹介しています。
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受発注業務のトラブルを解消する方法
ここまで、受発注業務のトラブルの例と起こりがちな手段について紹介しました。それではトラブルを防ぐためには何をすべきなのでしょうか？ここからは、受発注業務のトラブルを解消する方法を紹介します。
密なコミュニケーション
受発注トラブルを防ぐためには、社内・社外で円滑なコミュニケーションが欠かせません。
受発注業務のトラブルは、コミュニケーション不足が原因であることが多々あります。そのため、注文内容や納期・数量など、受発注業務に関する情報は発注者と受注者で認識のずれがないか、必ず事前に確認しましょう。また、締切直前に発注書を送付したときは、取引先へ連絡して納期はいつかなど、しっかりと確認することが大切です。
取引先とコミュニケーションをとるときは、不明点がないように必ず隅々まで確認すること、少しでも疑問があれば詳細な説明を求めるようにしましょう。確認事項や変更点などは必ず書面にて残すこと、後から確認できるようにすることも大切です。
システム導入
受発注業務のトラブルを防ぐためには、受発注業務に特化したシステムの導入が有効です。受発注システムを導入すれば、注文の受付から納品、請求までを一元的に管理でき、業務効率化や人為的なミス削減にも繋がります。
システムの導入目的は、発注書の手動作成をなくすこと、注文データを発注者・受注者の間で簡単に共有することです。注文内容・数量・納期などの注文データを、システム上で共有することにより、リアルタイムな情報確認が可能になります。
受発注システムは注文情報を電子データで管理でき、書類の誤入力や紛失といった問題を防ぐことが可能です。また、システム上で在庫状況をリアルタイムに確認できるため、欠品リスクの低減とスムーズな受発注を実現します。
上記により、受発注システムは受発注トラブルを削減する有効な手段と言えます。
受発注業務のトラブルを TS-BASE 受発注で予防しよう
受発注業務は、人と人とのコミュニケーションミスなどでトラブルが発生しやすい業務です。
そんな受発注業務のトラブルを防ぐためには、密なコミュニケーションをとること、専用システムを導入することが有効です。
専用システムである受発注システムを導入すれば、従来上でやり取りしていた発注書をなくし、システム上で受注データをやり取りできます。人による言った言わないなどのトラブルを防ぐためにも有効です。
提供会社によってシステムの機能や運用サポートのレベルなども違うため、システムを導入する前に概要を理解しておくことや、事前に提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。
TS-BASE 受発注では、紙やメール・FAX などで発生しやすいトラブルを防ぎ、「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などもシステム上で行えます。
発注者と受注者をつなぐ注文サイトは、直感的な操作ができるため、システムに不慣れな方でも簡単に扱えるでしょう。
TS-BASE 受発注についてもっと詳しく知りたい、という方はこちらの紹介資料もご覧ください。
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