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2023.07.07

在庫管理の基礎知識 | 目的・やり方・システムのメリットなどを解説

店舗や倉庫などに保管する在庫は、必要なタイミングで必要な量・個数の商品を提供できるよう、常に十分に確保しておく必要があります。一方で、過剰な在庫は保管スペースの圧迫や管理コスト増大などにつながるため、適正に管理することが重要です。

この記事では、在庫管理の目的や基本のやり方、適正に管理するメリットなど、在庫管理業務に携わる上で知っておくべき基礎知識について解説します。システムを活用した効率的な在庫管理方法についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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在庫管理とは

在庫管理とは、企業や個人との取引に備えて商品や資材、原材料などの数や量、状態を適切な水準に保つことを指します。必要なときに必要なものを必要な数・量で即時提供できるように、ものの出入りや保管場所、期限などを管理します。

在庫管理は最も重要な業務の1つである一方、需要予測の誤りや予測不可能な事態の発生などにより過剰在庫や品切れが発生することも多く、適正な在庫管理は容易ではありません。

そのため、各現場ではパッケージタイプの在庫管理システムや自社の業務要件にあわせて作られた在庫管理システム、Excelシートなどを用いて、適正な管理に努めています。

在庫管理の目的

在庫管理の目的は、一言で言うと「利益の最大化」です。

仮に在庫管理が適正でなく、過剰在庫や在庫切れが頻繁に起きているとしましょう。過剰に在庫を抱えることは、それだけ余分な保管スペースや管理コストを要することを意味します。また、在庫切れは注文キャンセルや納期遅延の原因となり、顧客満足度低下や顧客離れを引き起こします。

過剰在庫と在庫切れはどちらも利益向上の足かせとなる要素であり、事業の成長を遅らせかねないのです。
在庫管理が適切にできていないことによる課題は、こちらでも詳しく解説しています。
在庫管理で抱える課題とは何か？対処方法・システムの選び方も詳しく紹介

適正な在庫管理によるメリット

利益の最大化を目的として行う在庫管理ですが、適正な在庫管理によって具体的にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここからは、在庫管理の適正化・効率化によるメリットを詳しく解説します。

余剰在庫の削減

在庫管理には、倉庫などの保管スペースの賃料、管理にかかる人件費、余剰分の処分や返品にかかる費用など、さまざまなコストが発生します。

また、保管スペースに在庫が溢れている状態では、受注時のピッキングや定期的な棚卸にも余計な手間と時間がかかります。在庫の保管に業務スペースが圧迫され、他の業務に支障がでるケースもあるでしょう。

このため、在庫を適正に管理し、コストの増大や業務の非効率性を生む要因となる余剰在庫を防ぐことが重要です。

品切れ・欠品による機会損失の防止

ずさんな在庫管理は「何がどこにどれくらいあるのかわからない」「いつ何がどれくらい必要になるのかわからない」という状況を生み出し、結果として品切れや欠品につながります。

品切れや欠品が起きれば、注文時に顧客の要望に迅速に応えることができず、注文をキャンセルや注文の一時受付停止などをせざるを得なくなるでしょう。

つまり、在庫を適正に保つことは販売機会の損失を防ぐ意味でも欠かせないのです。

キャッシュフローの安定

在庫は仕入れや管理にコストが発生する一方で、出荷や販売がされない限り売上にはつながりません。それどころか、賞味期限や使用期限があるものの場合、時間とともに商品価値は低下していきます。

会計上、在庫は企業の資産として扱われますが、それは他の事業の予算や経費の支払いに割り当てられないものです。このため、必要以上の在庫を抱えれば抱えるほど、企業の資金は「動かせない資産」である在庫に拘束されてしまうのです。

適正な在庫管理によって在庫の回転率を最適化することで、キャッシュフローが改善し、資金を他の事業に割り当てられるようになります。

生産性の向上

適正な在庫管理は、業務の無駄を省き、全体の生産性の向上につながります。入庫や出庫、棚卸などの作業にかける時間を最小限に留め、人的ミスや品切れなどによるトラブルやクレームを防ぎます。

業務効率化は現場で働く社員やスタッフの負担軽減にもなる他、空いた時間を他の業務に割り当てることも可能です。

在庫管理の基本のやり方

在庫管理と一口に言っても、具体的な作業は多岐に渡ります。作業の方法やルールも現場ごとに異なりますが、ここでは一般的に在庫管理として行われている作業について解説しましょう。

ロケーション管理

ロケーション管理とは、商品や資材などの在庫品を置く場所（ロケーション）を決め、それぞれのものの位置の管理や、所定の場所への格納をする作業です。主に在庫品の入荷や倉庫内のレイアウトの見直しなどの際に行われます。

各在庫品はIDやバーコードなどで識別され、どこに何があるのかを一目でわかるようにすることで、スムーズなものの検索や取得、格納が可能です。

ロケーション管理には、品ごとに保管場所を固定して管理する方法と、入庫や出荷のたびに柔軟に保管場所を変更する方法があります。

発注管理

発注管理とは、在庫状況にあわせて新しく商品や資材などを注文し、在庫を補充する作業です。発注を行うタイミングは、以下のいずれかのルールに従うのが一般的です。

定量発注方式：在庫の数量が一定数以下になったときに在庫を発注する
定期発注方式：一定期間ごとに状況を確認し、そのときに必要な数量を発注する

発注管理の目的は、在庫切れや欠品を防止するために必要な在庫レベルの維持です。最新の受注情報や需要予測、トレンドなどをもとにした適正な発注管理は、必要十分の在庫レベルの維持、コストの最適化や機会損失の防止につながります。

入出庫管理

入出庫管理とは、在庫品の入庫と出庫のプロセスを管理する作業です。入庫時には荷受け、入庫データの登録や検品など、出庫時には発送や在庫数の更新などを行います。

在庫の増減や移動に関する情報の把握は、発注を適切なタイミングで行ったり、在庫状況にあわせて注文受付を調整したりするために重要です。最新の在庫情報を関係部署間で共有することで、品切れや在庫過剰のリスクを最小限に抑えます。

棚卸

棚卸とは、在庫の個数や状態を実際に確認し、データと一致しているかを確認する作業です。棚卸は、年に数回または季節ごとに実施されるのが一般的です。
どれだけ正確なデータの更新を心がけていても、日々多くのものが出入りしていると、現状とデータに差異が生まれることもあります。

このため、定期的にデータとの整合性を確認し、データに誤りがないか、在庫の品質や状態に問題はないか、在庫情報の管理方法に問題がないかなどを確認することが重要です。

具体的な棚卸の実施方法については、こちらもご覧ください。
在庫管理における棚卸とは？目的や手法、課題とその解決策などを紹介

返品管理

返品管理とは、顧客から返品された商品や、一度入庫した在庫の返品などを管理する作業です。

顧客からの返品については、コールセンターなどで受け付けた返品情報を元に、返品商品の荷受けやチェック、データ処理などを行います。在庫をメーカーなどに返品する場合は、返品対象のピックアップや梱包、発送、在庫情報の更新などを行います。

返品処理は、商品の入荷や出荷と同じく、ものの出し入れが発生する作業です。加えて、返金処理なども必要になるため、スムーズに対応できるように関係部署の連携が重要です。

在庫管理システムのメリット

在庫管理はExcelなどで手作業で行うことも可能ですが、より効率的・効果的に行うのであれば、在庫管理システムの活用がおすすめです。

ここからは、在庫管理システムの活用メリットについて解説します。

ヒューマンエラーを防止できる

在庫管理システムは、誤入力や勘違い、作業忘れなどのヒューマンエラーの防止に効果的です。

例えば、バーコードスキャナーやRFID（Radio Frequency Identification）を用いれば、ものの情報を即時に、正確に読み取ることができ、入庫・出庫管理や棚卸をスムーズに行えます。また、在庫補充のタイミングやルールをシステムに設定しておけば、条件に合致した時点でメッセージが表示されるといった仕組みがあり、発注し忘れによる在庫切れを防ぎます。

ヒューマンエラーの防止により、トラブルの発生やミスの後処理作業も未然に防げるため、業務効率化や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

常に正確な在庫数を把握できる

正確な在庫情報の把握と共有は、スムーズな取引に欠かせません。情報共有が不十分であると、在庫が不足しているにも関わらず注文を受け付ける、在庫の補充後も「入荷待ち」として注文見合わせのままにしてしまうといった事態が起こります。

在庫管理システムを活用すれば、受発注管理業務や在庫管理業務に関わる全ての関係者が、常に正確な在庫数を把握できるようになります。

インターネットとWebブラウザがあれば情報にアクセスできるため、倉庫や店舗、外出先などからの在庫確認も可能です。正確な情報共有により、期限が近い商品を割引したり、過剰在庫を在庫が不足している別の倉庫に移動させたりなど、部門間や拠点間の連携も促進されるでしょう。

管理コストや人件費を削減できる

在庫管理システムによって、これまで手で行っていた作業のシステム化や効率化が可能になり、管理コストや人件費の削減につながります。効率化により生み出されたリソースをより重要な業務や新しい事業に投資し、事業をより加速させていくことができるでしょう。

作業の自動化は、現場社員やスタッフの仕事を奪うものではなく、より意義のある仕事に割り当てられるという意味があります。より重要で高い能力が求められる業務に従事できることは、彼らのキャリアにとってもメリットとなるでしょう。

業務の属人化を防げる

システムによる在庫情報の一括管理は、業務の属人化を防ぎ、標準（マニュアル）化を促進します。システムに全ての情報が集約されていれば、担当者間の情報共有や社員の退職や異動に伴う引き継ぎ、休暇中のサポートもスムーズに行えます。
個人の知識やスキルに依存しない業務フローの確立と、より確実な受発注管理や在庫管理が実現するでしょう。

在庫管理システムのメリットについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。