在庫管理と倉庫管理の違いは何か？業務内容・システム導入効果も詳しく紹介

この記事では、在庫管理と倉庫管理の違いをはじめ、それぞれの業務内容、適したシステムの違い、システム導入がもたらす効果について紹介していきます。在庫管理と倉庫管理の違いを知りたい方はぜひご覧ください。

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在庫管理の基礎知識 | 目的・やり方・システムのメリットなどを解説

店舗や倉庫などに保管する在庫は、必要なタイミングで必要な量・個数の商品を提供できるよう、常に十分に確保しておく必要があります。一方で、過剰な在庫は保管スペースの圧迫や管理コスト増大などにつながるため、適正に管理することが重要です。この記事では、在庫管理の目的や基本のやり方、適正に管理するメリットなど、在庫管理業務に携わる上で知っておくべき基礎知識について解説します。システムを活用した効率的な在庫管理方法についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。▼こちらもおすすめ転記・計算ミスを防ぐ！今から使える在庫管理ツールExcel形式で、ダウンロードすぐに使える在庫管理表です。転記・計算ミスを防ぐ！今から使える在庫管理ツール ｜TS-BASE竹田印刷株式会社が提供する、在庫管理業務に利用できる「在庫管理表テンプレート」です。「在庫数が合わない」「棚卸に時間がかかる」という場合に役立ちます。ts-base.net在庫管理とは在庫管理とは、企業や個人との取引に備えて商品や資材、原材料などの数や量、状態を適切な水準に保つことを指します。必要なときに必要なものを必要な数・量で即時提供できるように、ものの出入りや保管場所、期限などを管理します。在庫管理は最も重要な業務の1つである一方、需要予測の誤りや予測不可能な事態の発生などにより過剰在庫や品切れが発生することも多く、適正な在庫管理は容易ではありません。そのため、各現場ではパッケージタイプの在庫管理システムや自社の業務要件にあわせて作られた在庫管理システム、Excelシートなどを用いて、適正な管理に努めています。在庫管理の目的在庫管理の目的は、一言で言うと「利益の最大化」です。仮に在庫管理が適正でなく、過剰在庫や在庫切れが頻繁に起きているとしましょう。過剰に在庫を抱えることは、それだけ余分な保管スペースや管理コストを要することを意味します。また、在庫切れは注文キャンセルや納期遅延の原因となり、顧客満足度低下や顧客離れを引き起こします。過剰在庫と在庫切れはどちらも利益向上の足かせとなる要素であり、事業の成長を遅らせかねないのです。在庫管理が適切にできていないことによる課題は、こちらでも詳しく解説しています。在庫管理で抱える課題とは何か？対処方法・システムの選び方も詳しく紹介在庫管理で抱える課題とは何か？対処方法・システムの選び方も詳しく紹介この記事では在庫管理で抱える主な課題と対処方法、システムの選び方について紹介していきます。在庫管理業務でお悩みを抱えている方はぜひご覧ください。ts-base.net適正な在庫管理によるメリット利益の最大化を目的として行う在庫管理ですが、適正な在庫管理によって具体的にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここからは、在庫管理の適正化・効率化によるメリットを詳しく解説します。余剰在庫の削減在庫管理には、倉庫などの保管スペースの賃料、管理にかかる人件費、余剰分の処分や返品にかかる費用など、さまざまなコストが発生します。また、保管スペースに在庫が溢れている状態では、受注時のピッキングや定期的な棚卸にも余計な手間と時間がかかります。在庫の保管に業務スペースが圧迫され、他の業務に支障がでるケースもあるでしょう。このため、在庫を適正に管理し、コストの増大や業務の非効率性を生む要因となる余剰在庫を防ぐことが重要です。品切れ・欠品による機会損失の防止ずさんな在庫管理は「何がどこにどれくらいあるのかわからない」「いつ何がどれくらい必要になるのかわからない」という状況を生み出し、結果として品切れや欠品につながります。品切れや欠品が起きれば、注文時に顧客の要望に迅速に応えることができず、注文をキャンセルや注文の一時受付停止などをせざるを得なくなるでしょう。つまり、在庫を適正に保つことは販売機会の損失を防ぐ意味でも欠かせないのです。キャッシュフローの安定在庫は仕入れや管理にコストが発生する一方で、出荷や販売がされない限り売上にはつながりません。それどころか、賞味期限や使用期限があるものの場合、時間とともに商品価値は低下していきます。会計上、在庫は企業の資産として扱われますが、それは他の事業の予算や経費の支払いに割り当てられないものです。このため、必要以上の在庫を抱えれば抱えるほど、企業の資金は「動かせない資産」である在庫に拘束されてしまうのです。適正な在庫管理によって在庫の回転率を最適化することで、キャッシュフローが改善し、資金を他の事業に割り当てられるようになります。生産性の向上適正な在庫管理は、業務の無駄を省き、全体の生産性の向上につながります。入庫や出庫、棚卸などの作業にかける時間を最小限に留め、人的ミスや品切れなどによるトラブルやクレームを防ぎます。業務効率化は現場で働く社員やスタッフの負担軽減にもなる他、空いた時間を他の業務に割り当てることも可能です。在庫管理の基本のやり方在庫管理と一口に言っても、具体的な作業は多岐に渡ります。作業の方法やルールも現場ごとに異なりますが、ここでは一般的に在庫管理として行われている作業について解説しましょう。ロケーション管理ロケーション管理とは、商品や資材などの在庫品を置く場所（ロケーション）を決め、それぞれのものの位置の管理や、所定の場所への格納をする作業です。主に在庫品の入荷や倉庫内のレイアウトの見直しなどの際に行われます。各在庫品はIDやバーコードなどで識別され、どこに何があるのかを一目でわかるようにすることで、スムーズなものの検索や取得、格納が可能です。ロケーション管理には、品ごとに保管場所を固定して管理する方法と、入庫や出荷のたびに柔軟に保管場所を変更する方法があります。発注管理発注管理とは、在庫状況にあわせて新しく商品や資材などを注文し、在庫を補充する作業です。発注を行うタイミングは、以下のいずれかのルールに従うのが一般的です。定量発注方式：在庫の数量が一定数以下になったときに在庫を発注する定期発注方式：一定期間ごとに状況を確認し、そのときに必要な数量を発注する発注管理の目的は、在庫切れや欠品を防止するために必要な在庫レベルの維持です。最新の受注情報や需要予測、トレンドなどをもとにした適正な発注管理は、必要十分の在庫レベルの維持、コストの最適化や機会損失の防止につながります。入出庫管理入出庫管理とは、在庫品の入庫と出庫のプロセスを管理する作業です。入庫時には荷受け、入庫データの登録や検品など、出庫時には発送や在庫数の更新などを行います。在庫の増減や移動に関する情報の把握は、発注を適切なタイミングで行ったり、在庫状況にあわせて注文受付を調整したりするために重要です。最新の在庫情報を関係部署間で共有することで、品切れや在庫過剰のリスクを最小限に抑えます。棚卸棚卸とは、在庫の個数や状態を実際に確認し、データと一致しているかを確認する作業です。棚卸は、年に数回または季節ごとに実施されるのが一般的です。どれだけ正確なデータの更新を心がけていても、日々多くのものが出入りしていると、現状とデータに差異が生まれることもあります。このため、定期的にデータとの整合性を確認し、データに誤りがないか、在庫の品質や状態に問題はないか、在庫情報の管理方法に問題がないかなどを確認することが重要です。具体的な棚卸の実施方法については、こちらもご覧ください。在庫管理における棚卸とは？目的や手法、課題とその解決策などを紹介在庫管理における棚卸とは？目的や手法、課題とその解決策などを紹介正確かつ効率的な在庫管理を行うために重要視されるのが「棚卸（たなおろし）」です。在庫管理の中核をなす棚卸は、企業の持つ商品や資産の実態を把握し、戦略的な経営判断を可能にします。本記事では、棚卸の目的や手法、課題に焦点を当て、その解決策についてまとめました。ts-base.net返品管理返品管理とは、顧客から返品された商品や、一度入庫した在庫の返品などを管理する作業です。顧客からの返品については、コールセンターなどで受け付けた返品情報を元に、返品商品の荷受けやチェック、データ処理などを行います。在庫をメーカーなどに返品する場合は、返品対象のピックアップや梱包、発送、在庫情報の更新などを行います。返品処理は、商品の入荷や出荷と同じく、ものの出し入れが発生する作業です。加えて、返金処理なども必要になるため、スムーズに対応できるように関係部署の連携が重要です。在庫管理システムのメリット在庫管理はExcelなどで手作業で行うことも可能ですが、より効率的・効果的に行うのであれば、在庫管理システムの活用がおすすめです。ここからは、在庫管理システムの活用メリットについて解説します。ヒューマンエラーを防止できる在庫管理システムは、誤入力や勘違い、作業忘れなどのヒューマンエラーの防止に効果的です。例えば、バーコードスキャナーやRFID（Radio Frequency Identification）を用いれば、ものの情報を即時に、正確に読み取ることができ、入庫・出庫管理や棚卸をスムーズに行えます。また、在庫補充のタイミングやルールをシステムに設定しておけば、条件に合致した時点でメッセージが表示されるといった仕組みがあり、発注し忘れによる在庫切れを防ぎます。ヒューマンエラーの防止により、トラブルの発生やミスの後処理作業も未然に防げるため、業務効率化や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。常に正確な在庫数を把握できる正確な在庫情報の把握と共有は、スムーズな取引に欠かせません。情報共有が不十分であると、在庫が不足しているにも関わらず注文を受け付ける、在庫の補充後も「入荷待ち」として注文見合わせのままにしてしまうといった事態が起こります。在庫管理システムを活用すれば、受発注管理業務や在庫管理業務に関わる全ての関係者が、常に正確な在庫数を把握できるようになります。インターネットとWebブラウザがあれば情報にアクセスできるため、倉庫や店舗、外出先などからの在庫確認も可能です。正確な情報共有により、期限が近い商品を割引したり、過剰在庫を在庫が不足している別の倉庫に移動させたりなど、部門間や拠点間の連携も促進されるでしょう。管理コストや人件費を削減できる在庫管理システムによって、これまで手で行っていた作業のシステム化や効率化が可能になり、管理コストや人件費の削減につながります。効率化により生み出されたリソースをより重要な業務や新しい事業に投資し、事業をより加速させていくことができるでしょう。作業の自動化は、現場社員やスタッフの仕事を奪うものではなく、より意義のある仕事に割り当てられるという意味があります。より重要で高い能力が求められる業務に従事できることは、彼らのキャリアにとってもメリットとなるでしょう。業務の属人化を防げるシステムによる在庫情報の一括管理は、業務の属人化を防ぎ、標準（マニュアル）化を促進します。システムに全ての情報が集約されていれば、担当者間の情報共有や社員の退職や異動に伴う引き継ぎ、休暇中のサポートもスムーズに行えます。個人の知識やスキルに依存しない業務フローの確立と、より確実な受発注管理や在庫管理が実現するでしょう。在庫管理システムのメリットについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。在庫管理はシステム活用で効率化適正な在庫管理は、生産性の向上やコストの効率化、顧客満足度の向上に不可欠な要素です。ロケーション管理や入出庫管理、棚卸などの各作業を適切に行うことで、余剰在庫や在庫不足の防止につながります。一方で、季節や時代、トレンドによって変化する顧客ニーズに柔軟に対応することは簡単ではなく、在庫管理業務には、作業やコストに無駄が生じてしまいがちです。発注のタイミングや数量が現場担当者の判断に委ねられているアナログで非効率な在庫管理から脱却したい業務を標準化し、部門間や拠点間の連携を強化したいこのようなお悩みやご要望をお持ちの方は、ぜひ「TS-BASE 受発注」を販売する竹田印刷にご相談ください。TS-BASE 受発注は、受発注システムと倉庫管理システム（WMS）が一気通貫となったシステムです。受注・発注から倉庫管理、物流・配送まで、企業の受発注業務をワンストップでサポートいたします。TS-BASE 受発注には、ロケーションの目安となる「棚ラベル」の自動生成、在庫数が発注点を下回った際のリマインド、使用期限を加味した出荷指示などのさまざまな機能が搭載されています。入荷時の在庫数と出荷実績から、倉庫に実在する在庫数や出荷準備中の在庫数などを自動で算出するため、ミスが発生しやすい手作業をできるだけ削減可能。もちろん、注文システムや管理システムなどにもリアルタイムで同期されます。導入時には経験豊富な担当者がお客様の業務やお悩みをヒアリングし、50種類以上ある豊富な機能から最適な利用方法をご提案いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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受発注管理とは？抱える課題・改善ポイント・システム化のメリットを解説！

「受発注管理を初心者でもわかるように教えてほしい」「現状の管理を改善したいがどうすべきか分からない」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。受発注管理では、受注・発注に関わる手続きを管理します。限られた人数の担当者で対応することが多く、期末に業務が集中したときは忙しくなるなど、課題も発生しやすいです。本記事では、受発注管理について、抱える課題、改善するポイント・システム化するメリットを紹介していきます。受発注業務を改善する方法を知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。▼比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選 ｜TS-BASE受発注業務の効率化や改善を検討されている方に向けて、一般的な受発注業務の改善手法（OCR・アウトソーシング・エクセル・メール・受発注システム）を解説付きで比較しました。各手法の特徴やメリット・デメリットが一目で分かります。ts-base.net受発注管理とは？受発注管理とは、受注・発注に関する業務をそれぞれ管理することです。受注とは、顧客から注文を受けることです。受注業務の主な流れとして、見積もり作成、注文を受けたら受注処理、商品を納品して請求書を発行することが挙げられます。発注とは、自社から他の企業に商品などを注文することです。発注業務に関する主な流れとして、見積依頼書の作成、取引先企業から見積を受けて注文書の作成・送付があります。商品が納品された後は、検収書の発行、請求書の内容に沿った支払い手続きがあります。受発注管理は、企業が顧客や取引先企業と効率的に取引するための、重要な活動です。受発注を管理すべき理由受発注を管理すべき理由として、トラブルを未然に防ぎ納期を遵守すること、煩雑な管理を防ぐことが挙げられます。受発注は、相手企業と、自社の在庫管理・生産部門など、関わっている組織を繋ぐ役割を担っています。金額やときには契約書を扱うことからミスが許されない業務です。ミスをすれば、顧客と約束した納期に商品が間に合わず、自社の信頼性も低下してしまう可能性もあります。また、受注・発注業務は見積依頼〜見積・受注・注文書の作成や、納品書・請求書・検収書など、工程も扱う帳票も多く、管理が煩雑になりがちです。このような状況になると、後から注文を見返すときにも時間を要してしまいます。以上の理由により、受発注業務を適切に管理することが必要です。受発注管理が抱える課題受発注管理が抱える課題として、以下を紹介します。煩雑化工程の多さ月末集中残業時間短納期対応問い合わせ対応煩雑化1つ目の課題は、煩雑化です。受発注に関する業務は、煩雑になりやすい傾向にあります。たとえば1つの商品に関しても、見積もり依頼・見積書作成/発行・受注・注文書作成・注文に関する契約手続き・在庫確認・納品・検収依頼書・請求・支払いなど、多くの作業が発生します。また、取り扱う帳票も、見積依頼書・見積書・注文書・納品書・請求書・検収書などがあるでしょう。また、組織によっては在庫管理に関する帳票もあります。受注・発注管理は作業も取り扱う帳票も多く、管理が煩雑になりがちです。課題を解決するためには、組織を取り決め、担当者間で分担・連携して、業務効率化を図ることです。工程の多さ2つ目の課題は、工程の多さです。受発注は前述した通り、作業工程が多いです。一つの商品の受注に関しても、見積〜納品・支払いまでに、自社のさまざまな組織や担当者、外部業者などが関わります。また、受発注は、在庫管理・販売管理などにも関わってくるため、受注・発注業務だけでなく在庫数の確認なども必要でしょう。受発注に関する業務は作業工程が多く、管理する対象も増える傾向にあります。月末集中3つ目の課題は、月末集中です。受発注の作業は、月末に集中することが多いです。組織は売上を今期に獲得したい、という目標があり、営業は滑り込み商談などを持ってくるからです。そのため、月末に集中して受発注に関する業務数も増え、担当者は業務に追われることとなります。残業時間4つ目の課題は、残業時間です。受発注に関する業務は作業工程・帳票が多い特徴があり、受発注の数が多い時期には、一人ひとりの担当者の残業時間が増える傾向にあります。普段の受注件数なら、限られた人数で何とか回せていても、繁忙期になると通常の人数で2倍の注文をさばく必要があり、一人あたりの稼働時間も増えてしまいます。また、作業工程が多く、一つの案件を管理するため、人員を増やそうと思っても、慣れるまで時間がかかってしまうでしょう。個別対応が必要な商品の注文内容によっては、工程の見直しなどが発生し、変更に対応するのも手間を要します。受発注に関する業務は、繁忙期には業務が集中し、残業時間が多くなりがちです。短納期対応5つ目の課題は、短納期対応です。商品の注文内容によっては、短納期での対応を求められることがあります。通常は3営業日かかる処理でも、「至急対応が必要な注文のため、1日以内に対応しなければならない。なんとかしてもらえないか」と現場やクライアントから要求がくることも珍しくはないでしょう。普段の対応件数であれば、短納期注文にも対応できる余地はあるかもしれませんが、月末の繁忙期に短納期対応が重なってしまうとより業務に追われ、管理どころではなってしまいます。問い合わせ対応6つ目の課題は、問い合わせ対応です。受発注に関する業務では、ときには顧客からのクレームに対応しなければならないこともあります。たとえば「注文書に書かれている項目が一部違うため内容を変更してほしい」「注文内容が違っていたため取り消してほしい」などが挙げられます。担当者は手続き変更や取り消し処理などに追われ、普段の業務よりも忙しくなるでしょう。受発注管理の改善ポイント受発注管理の改善ポイントとして、主に以下3点を挙げて紹介します。自社に適したシステム導入アウトソーシングサポート体制を整える自社に適したシステム導入1つ目のポイントは、自社に適したシステム導入です。受発注管理は工程も多いです。そのため都度手動で管理するのではなく、システムを導入して、担当者の負荷を減らすことをおすすめします。システムの種類として、自社の資産として保有するオンプレミスサーバーやクラウドサービスなどが挙げられます。自社に運用担当者が少ない場合には、SaaS などのクラウドサービスを導入するのがよいでしょう。TS-BASE 受発注は、BtoBに特化した受発注SaaSであり、これまで担当者にとって⼤きな業務負担であった販促物や商品の管理を、デジタル技術でサポートできます。アウトソーシング2つ目のポイントは、アウトソーシングです。受発注管理業務を行う人手が足りない場合は。外部業者などに委託しましょう。アウトソーシングすれば、受発注に関する工程などを外部業者が担当してくれるため、自社内の負担を減らすことが可能です。TS-BASE 受発注では、受発注管理から物流の最適化まで⼀貫してお任せいただけます。さらには、アウトソーシングにも対応しています。サポート体制を整える3つ目のポイントは、サポート体制を整えることです。受発注業務は自社の組織や外部企業・顧客など、接点が多い業務です。そのため、担当者だけでは人手が足りず、それぞれからの問い合わせや要望に対応しきれない部分も考えられます。そのような場合、自社で対応窓口などサポート体制を整えることをおすすめします。受発注を管理する担当者・外部から問い合わせを受ける窓口などと、役割を明確に分けて、業務効率化を図りましょう。受発注管理をシステム化するメリット受発注管理をシステム化するメリットを、以下5点紹介します。業務効率化コスト削減スマートな管理が可能セキュリティ対策導入のハードルが低い業務効率化1つ目は、業務効率化です。受発注管理をシステム化することで、従来担当者が業務上負担と感じていた、商品や備品、販促物などの受発注に伴う業務も、システムで管理してくれます。システムにあらかじめ、「商品マスタ」「注文サイトユーザーマスタ」「配送先マスタ」などの情報を登録しておけば、発注者は注文専用のサイトを通して発注することで、受注側の担当者（もしくは倉庫担当者）は、発注者から直接PDFなどの電子データで注文を受け付けることが可能です。そのため、従来のように担当者が、紙書類受け取りや倉庫など、さまざまな部門を行き来する必要がなくなるのです。TS-BASE 受発注では、注⽂⽤サイトから受注出荷連携までのシステム提供が可能です。一つひとつの業務にかける時間が少なくなり、業務効率化を実現できます。受発注業務を効率化する方法については、こちらでも解説しています。受発注業務を効率化するには？課題別の方法やシステム選びのポイント受発注業務を効率化するには？課題別の方法やシステム選びのポイント受注・発注情報の管理、在庫状況の確認、顧客管理、書類作成など、様々な作業を日々繰り返し行う受注・発注の現場では、小さな業務改善が全体にとって大きな効率化をもたらすこともあります。しかし、どの工程をどのように効率化するかを判断することは容易ではなく、多少の無駄やタイムロスがある状況のまま業務を行っている現場もあるでしょう。そこでこの記事では、受発注業務を効率化する方法を6つの課題別に解説。効率化につながる受発注システムの選び方についても紹介します。受発注業務を効率化するメリット業務の効率化によってもたらされるのは、作業時間の短縮や生産性の向上だけではありません。とりわけ受発注業務においては、業務効率化によって社員、顧客、会社のそれぞれにメリットがあります。まずは、受発注業務を効率化するメリットを解説します。メリットを理解し、どのような目的で効率化に取り組むのかを明確にすることで、不適切な方法で効率化することを防ぎましょう。顧客と社員の満足度が向上する業務フローの改善などでより短期間での納品が実現したり、ITツールなどの導入などで受注ミスや発注ミスが削減したりすれば、顧客満足度の向上が期待できます。受発注業務に携わる社員にとっても、効率化によって無駄な作業や面倒な作業が不要になれば、業務中に感じるストレスが軽減され、仕事への満足度が上がります。社員の満足度の向上は、企業にとっても嬉しいものです。やる気の向上による新しいアイデアの創出や離職率の低下などが期待できます。ミスによる信頼の損失を防げる受注内容の聞き間違いや発注情報の入力間違いなど、人が作業を行う場面には必ずミスが発生するものです。ミスが発生すれば、社内の担当者はその対応に時間を取られることになり、取引先にも迷惑がかかります。特に一般消費者向けの通販（EC）サイトにおいては、一度のミスでその顧客を失ってしまう恐れもあります。短期間に注文した商品を間違いなく手元に届けることは、リピート客の獲得や企業・ブランドのイメージの向上に欠かせません。ミスは複雑な手作業や長時間の作業による集中力の低下などによって引き起こされることが多いですが、これらのミスが起きやすい状況は業務効率化によって改善が可能です。業務効率化で作業のシンプル化、システム化が進めば、ミスを防ぐことができ、結果として企業としての信頼の獲得につながるでしょう。より重要な業務に集中できる1日に10回程度行っている作業を1回あたり5～10分でも効率化できれば、1日あたり50分から100分（1時間40分）の時間短縮になります。また、効率化によってミスを削減できれば、ミスの対応や後始末にかかっていた時間も空きます。空いた時間をより重要な業務に割り当てたり、組織を編成しなおして人手が必要な別の部門に人員を配置させたりできます。社員にとっても、より重要で難易度の高い業務に携われることは、より豊富な業務経験の獲得やスキルアップのチャンスにつながるでしょう。業務の標準化を図れる業務効率化には、特定の人や一部の人にしかできない業務（属人化している業務）をなくし、業務の標準化を図ることも重要です。業務の標準化によって、あらゆる業務を同じ部門やチーム内の全ての社員が行えるようになることで、特定の人物の不在による業務の停滞・遅延を防ぐことができます。さらに、業務が「見える化」されることで業務マニュアルの作成が容易になり、新人教育などもスムーズに行えるでしょう。テレワークや時差出勤が可能になる非効率な業務を行っている現場では、テレワークや時差出勤といった柔軟な働き方の障壁となる、以下のようなアナログ業務が多く見られます。発注や受注内容の確認は、取引先の営業時間内に電話で行う受発注情報や在庫情報は、オフィスのパソコンでのみ閲覧・編集できる注文をFAXや電話で受け付けている業務効率化の取り組みとして受発注システムを導入すれば、システムを通じた24時間の受発注対応ができるようになります。さらに倉庫や店舗などオフィスから離れた場所から、いつでも最新の情報を確認できます。従来のやり方によって生じていた時間的・場所的な制約がなくなることで、部門によっては時差出勤やテレワークなども可能になるでしょう。柔軟な働き方が促進され、出産・育児や介護、配偶者の転勤などの事情があっても継続勤務できるようになることは、優秀な人材の確保の面でも重要です。【課題別】受発注業務の効率化のポイント業務効率化に取り組む上でまず行うことは、現状の業務フローや具体的な作業を洗い出した上で、ミスが多い業務、時間がかかっている業務などの課題を見つけることです。課題が明らかになれば、各課題の根本にある原因を突き止め、対処していきます。ここからは、受発注業務の現場においてよくある6つの課題について、効率化を進める上でのポイントについて解説します。ヒューマンエラーが多い入力ミスや転記ミス、勘違い、作業の漏れといったヒューマンエラーの根本的な対策は、その作業をシステムやツールなどの人以外のもので行うことです。例えば、受発注システムを導入し、取引先にも使ってもらうようにすれば、受注をシステム上で受け付けることができるようになります。電話やFAXなどのアナログな手段で行っていた際に起きがちな、注文内容の聞き間違いや読み間違いを防ぐことができます。システムへの入力に時間がかかる現在利用している受発注システムでカバーできる業務範囲が一部のみである場合には、データをシステムへ手入力する作業が発生することもあります。例えば、受発注情報と在庫情報を別々のシステムで管理している場合、受注情報を元に在庫情報を更新したり、在庫状況を見ながら発注情報を入力したりしなければいけません。このようなデータの手入力をなくすためには、受発注だけではなく、在庫管理や出荷・配送管理など、受発注の一連の業務を一括でカバーするシステムの導入が必要です。ヒューマンエラーを防ぐと同時に、データ入力にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。業務が属人化する業務の属人化の解消には、具体的な業務内容を担当者へのヒアリングを通して見える化し、標準化します。標準化の際には、無駄な業務がないかなどをチェックしましょう。現場の担当者の中には、忙しさなどを理由に業務の標準化に消極的であるかもしれません。しかし、業務の属人化は業務効率化を妨げる主な要因の1つであるため、標準化の目的やメリットを説明して、協力してもらうようにしましょう。関係部門間が連携がうまくできない受発注業務に携わる関係部署間での連携不足によりミスやタイムロスが生じている場合、その原因は関係部署間の連携方法にあることが多いです。例えば、部署間の情報共有やコミュニケーションの手段が電話やメールなどの場合、伝え漏れや勘違いなどが発生したり、やり取りを行う双方の担当者の状況次第では連絡が遅れたりします。こういった連携不足は、受発注システムの導入によって解消が可能です。受発注システムで業務に関する全ての情報を一括管理することで、アナログな情報共有を廃止し、関係者がいつでも最新情報を見られるようになります。システム間の連携ができないシステム間の連携不足によって発生する無駄な業務や手作業などは、システムの利用方法の見直しやリプレイス、あるいはシステムの仕様にあわせた業務フローの見直しが主な対処法です。受発注システムのリプレイスには、新しいシステムの検討や要件定義、ベンダーとの打ち合わせなどのコストが発生します。しかし、自社の業務にマッチしたシステムを利用することで、業務効率が飛躍的に上昇するケースも多くあるため、中・長期的なコストパフォーマンスを考えながら、前向きに検討しましょう。柔軟な働き方ができないテレワークや時差出勤などの柔軟な働き方を実現するには、既存の業務のやり方によって生じている場所や時間の制約を解消することがポイントです。例えば、オフィスのパソコンに保存している受注や発注に関するExcelシートを、クラウドストレージに保管するだけで、インターネットを通じて場所を問わず閲覧や編集が可能になります。あるいは取引先との連絡を電話からメールに移行すれば、営業時間中に常に誰かが電話番をしたり、相手の営業時間にあわせて電話をかけたりする必要がなくなります。こういった工夫で働きやすさの改善は可能ですが、柔軟な働き方をより推進する場合には、受発注システムの導入が有効な手段です。24時間の受注・発注が可能になる他、インターネットを通じて時間・場所を問わずリアルタイムの情報を確認できるようになります。短期間・低コストでシステムの導入をするなら、クラウド受発注システム（SaaS）がおすすめです。クラウド受発注システムの詳細については、こちらの記事で解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。関連記事：クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。クラウド受発注システムとは受発注システムとは、受注や発注に関する情報を一括で管理できるWebシステムのことです。受注・発注業務では、各受注・発注案件のステータスや入金の有無、在庫状況、顧客リストなど、様々な情報を扱います。注文変更があった際には適宜情報を修正した上で、納期に間に合うように出荷しなければいけません。このような業務は、これまで主に紙やExcelなどで行われていましたが、扱う情報量の増加に伴い、確認ミスや記入のし忘れなどのミスが生じやすい状況となっていました。受発注システムでは、複雑で膨大な情報をシステムで一元管理することで、情報管理にかかる手間を削減し、より確実に、効率的に受注・発注業務を行えるようになります。クラウド受発注システムは、ベンダー（事業者）がクラウド環境に構築したシステムを、利用料を支払って利用する仕組みです。自社で環境を用意し、システムを構築する必要がないため、短期間・低コストで導入できる点が特徴です。主な機能クラウド受発注システムには、受注・発注業務に関する一連の業務をサポートする機能が搭載されています。主な機能をいくつか紹介しましょう。なお、実際に搭載されている機能はシステムによって異なります。自社の業務に必要な機能を洗い出した上で、複数のシステムを比較検討するようにしましょう。受注受注に関する主な機能は、次の通りです。受注管理：各受注情報のステータスや詳細を管理する。受注時にメールや通知でお知らせしてくれるものもある。顧客管理：受注履歴や商談の記録を管理する。在庫管理：商品の入出荷データを基に在庫の数や状態を管理する。在庫が少なくなったらアラートで教えてくれるものもある。出荷管理：出荷指示データの作成や出荷や返品のステータスを管理する。出荷時に発注者にメール通知してくれるものもある。データ出力：受注データなどをCSVやPDFで出力する。発注発注に関する主な機能は、次の通りです。発注管理：発注処理や各発注情報の管理を行う。過去の発注情報をコピーできるものや、営業日などを加味して、注文時に着日指定ができるものもある発注先管理：発注先の住所や連絡先などを管理する。データ出力：出荷指示書や在庫データなどをCSVやPDFで出力する。クラウド受発注システムの導入メリットクラウド受発注システムには、業務の効率化やミスの軽減などの様々なメリットがあります。現在の受注・発注業務で抱えている問題が、システムの導入によって解決するかもしれません。ここからは、クラウド受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。受注・発注情報の一元管理受注・発注に関するあらゆる情報を1つのシステムで管理することで、情報の整理や収集にかかる手間を削減できます。これまでの多くの企業で行われてきた紙やExcelなどによる管理では、複数の人の同時による情報の上書きや、書類の紛失・破損などのリスクがありました。店舗や事業所で管理方法が違ったり、情報が増えるにつれてファイルが重くなったり、年度ごとに管理シートを分けている場合などは過去の情報を探すのに時間がかかったりすることもあるでしょう。クラウド受発注システムでは、システムによる一元管理により、これらの従来の業務で生じていた無駄や非効率性を解消・改善します。誤入力や誤発注のリスク低減電話やFAXで受けた注文を受注管理用のシートに転記する作業や、在庫状況から発注書を書く作業は、特にミスが起こりやすいものです。発注書や発送指示に誤りがあると、大量の在庫を抱えることになる、注文とは異なる商品を顧客に届けてしまうといったトラブルが起こります。クラウド受発注システムでは、電話やメールで受けた注文をデータとして管理し、そのままコピーして伝票を作成できるため、これらのミスを起こりにくくしてくれます。（発注データから伝票を作成してくれるシステムもあります）受注・発注業務の効率化クラウド受発注システムは、これまで人がやっていた業務を自動化したり、時間がかかっていた作業を短時間で行えたりすることで、業務の効率化を実現します。例えば、電話で受注の受付や業者などへの発注を行っていた場合、担当者が電話から離れた場所にいるときや、営業時間外には、受注・発注業務は行えません。また、取引業者からFAXで送られてきた手書きの発注書が読みにくく、注文内容を電話で確認しなければいけないこともあるでしょう。24時間いつでも使えるクラウド受発注システムなら、平日の営業時間外に加え、土日や祝日でもいつでも受注・発注業務が行なえます。受注や発注はシステムを通じて行うため、手書きの文字の解読に時間を取られることもありません。ペーパーレス化発注書や納品書などの書類は、法律により一定期間の保管が義務付けられています。このため、作成した書類の整理や過去の書類の保管場所の確保に悩まされている企業の方も多いのではないでしょうか。クラウド受発注システムでは、受注・発注の情報をすべてデータとして管理するため、物理的に保管する必要はありません。紙の伝票や帳票を印刷する必要もないため、印刷や紙の購入にかかるコストを削減できます。受注・発注情報のリアルタイム把握紙やExcelによる受注・発注情報の管理は、事務所や特定のパソコンでしか最新情報を見られないという不便さがデメリットでした。事業所間での共有もしにくく、受注業務の担当者が商品の在庫や発送の状況を担当部署に電話で問い合わせなければいけないこともありました。クラウド受発注システムのメリットは、情報へのアクセスのしやすさです。インターネットとWebブラウザがあればいつでも最新の受注・発注情報が見られます。受注した商品の種類、数量、金額、入金状況などの情報をシステムに集約することで、受注から発送までの一連の業務をスムーズに行うことができるでしょう。クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントクラウド受発注システムは様々なベンダーから提供されており、具体的な機能や仕様、強みなどはシステムによって異なります。クラウド受発注システムの導入メリットを最大限に受けるためには、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。ここからは、クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントについて解説します。業界への適応性受注や発注に関する業務は、業界や扱っている商材、さらには企業によって細かく異なります。企業や事業所が独自に行っているフローや慣習もあるでしょう。クラウド受発注システムは、基本的に受注・発注に関連する主な業務をカバーしていますが、強みとする業界や業種はベンダーによって様々です。飲食業や小売業など、特定の業界に特化しているものもあります。ベンダーの担当者に確認する他、搭載されている機能や導入実績などを元に自社や業界への適応性を確認しましょう。操作性日々利用するクラウド受発注システムは、使いやすいものでなければいけません。マニュアルがないと操作方法がわからない、ある1つの処理をするために何度もクリックしなければいけない、といったことが起きるシステムでは、利用者はストレスを抱えてしまいます。無料トライアルやデモサービスを利用して、実際の画面や操作性を確認しましょう。その際には、そのシステムを使って発注をする取引先目線での使いやすさをチェックすることも重要です。対応デバイスクラウド受発注システムを利用する場所は、事務所、倉庫、商品を製造する工場、店舗、営業先などがあげられます。事務所で利用する分にはパソコンで使えれば十分ですが、倉庫や店舗などでは持ち運びやすいタブレットやスマートフォンが便利です。利用シーンにあわせて柔軟にデバイスを使い分けられるよう、システムの対応デバイスを確認しておきましょう。サポート体制クラウド受発注システムを提供するベンダーは、システムの利用に際して不具合やトラブルが起きないように細心の注意を払っています。しかし、操作ミスやネットの接続状況によってエラーなどのトラブルが発生することも考えられます。このため、万が一トラブルが発生したときのベンダーのサポート体制についても、検討ポイントの1つです。具体的には問い合わせの対応時間（平日の営業時間内のみなど）や問い合わせの方法（電話、メール、チャットなど）などを確認しましょう。クラウド受発注システムならTS-BASE 受発注がおすすめB to B事業者間のクラウド受発注システムをお探しの方におすすめしたいのが、「TS-BASE 受発注」です。受注・発注から物流・配送までの一連の業務を豊富な機能群でサポートしております。TS-BASE 受発注の特徴は、カスタマイズ性です。50種類以上ある基本機能の中から、お客様の課題解決に必要な機能を専門知識豊富な担当者がご提案いたします。「受発注業務の無駄を省きたい」「ペーパーレス化を促進したい」「複数のシステムを一本化したい」などのご要望にあわせて、最適なシステム導入をお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。クラウド受発注システムでより効率的な受注・発注業務を実現受注・発注に関する業務をまとめて1つで行えるクラウド受発注システムのTS-BASE 受発注は、従来のやり方による業務の無駄や問題点を解消・改善し、生産性向上や業務効率化を実現します。具体的な機能や仕様はシステムによって異なるため、システム要件を洗い出した上で、自社や業界にマッチしたものを選定するようにしましょう。ts-base.net業務効率化につながる受発注システムの選定ポイント受発注業務の効率化には、業務に関する情報の一括管理と、関係部署間でのリアルタイムの情報共有を可能にする受発注システムの導入がおすすめです。しかし、受発注システムと一口に言っても、その機能や仕様はシステムによって異なります。受発注システムのメリットを最大限発揮するには、自社にあうシステムを選ぶことが重要なのです。ここからは、受発注システムを選ぶ際に特に重視すべき4つのポイントについて解説します。機能導入する受発注システムには、自社の業務をもれなくカバーする機能が搭載されているかが重要なポイントです。受発注システムには、基本的に業務遂行に必要な最低限の機能が搭載されています。しかし、自社特有の業務フローがある場合などは、一部のシステムでは対応できない可能性もあります。このため、受発注システムの検討時にはまず自社の業務フローを整理し、機能要件をリスト化した上で比較検討することが重要です。操作性受発注システムは多くの社員が毎日何度も使うもののため、操作性の高さも重要です。操作性を確かめるには、無料トライアルなどを利用して現場の担当者に実際に使ってみてもらうのが一番です。画面の見やすさや処理の速さ、ボタンの位置などに加えて、例えば受注履歴の検索や絞り込みができるか、発注する部品や品物の一括選択ができるかなど、細かい部分も確認します。とは言え、要望の全てを満たすシステムを最初から見つけるのは難しいかもしれません。「ここはこうして欲しい」「こんなことがやりたい」といった要望がある場合には、ベンダーに相談してみましょう。システムを有効活用する使い方をアドバイスしてくれたり、要望を伝えておくことでその機能が将来追加されたりする可能性もあります。メンテナンス性多くのSaaS型の受発注システムには、システムの仕様や細かい設定を行う管理者用の設定画面が用意されています。設定画面の利用頻度は、受注管理や発注管理などのメイン機能よりは少ないですが、設定画面の使いやすさや設定変更のしやすさも確認ポイントの1つです。どの設定をどこで変えられるのかわからない、設定変更に時間がかかるといったことがあれば、利用する現場担当者のニーズに早急に答えられず、また設定担当者のストレスも大きくなります。メイン機能の操作性と同じく、無料トライアルで確認しておくと安心です。サポート体制ベンダーによるシステム導入時や導入後のサポートは、受発注システムを100%有効活用し、業務効率化を図る上で欠かせません。システムによっては、導入時に自社の業務上の課題を踏まえて適切な利用方法を提案してくれたり、導入後も定期的にシステムの活用に関するアドバイスをしてくれたりします。システムを最も理解し、さらに他社を含めた受発注業務に関する幅広い知識を持つベンダーによるサポートは、システムの活用や業務改善の取り組みにおいて心強い味方となるでしょう。その他には、使用方法に関する質問やトラブルへの対応体制もチェックしておくべきポイントです。ベンダーの対応時間（平日営業時間中のみ、土日祝含めて24時間など）や問い合わせ方法（メール、チャット、電話、オンラインなど）を確認しましょう。自社にとって最適な受発注システムの選び方は、こちらのホワイトペーパーでも解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。参考ホワイトペーパー：自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.net受発注業務の効率化で社員と顧客の満足度を向上受発注業務の効率化は、業務に携わる社員と、取引を行う顧客の双方にとってメリットがあります。少しの作業時間の短縮が大きな効率化につながることもあるため、それぞれの課題の対策を検討し、1つずつ改善に取り組んでいきましょう。業務フローの見直しなどを含めて抜本的な業務改善がしたい社内では議論が進まないため、誰かに相談したいシステム導入後も悩みや課題を相談できるベンダーを探しているこのようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ「TS-BASE 受発注」を販売する竹田印刷にご相談ください。TS-BASE 受発注は、受注・発注業務から、在庫管理、物流、配送に至るまで、BtoB受発注業務におけるあらゆる情報を一括管理し、業務効率化を実現する受発注SaaSです。受発注業務の現場の意見を取り入れ、現場の使いやすさを意識して開発されました。導入時には、業務フローの整理や課題発掘をサポートし、対処法やシステムの活用方法をご提案。立ち上げ後は専任のカスタマーサクセスがシステムの活用状況の振り返りや新しい機能の紹介などのフォローアップを通して、より効率的な受発注業務の実現のため伴走支援いたします。ts-base.netコスト削減2つ目は、コスト削減です。受発注システムは、SaaSであれば低コストでかつ簡単に導入できます。従来の方法では、自社にシステムを導入するときは、物理サーバーを購入して、ネットワークを設定してアプリケーションを導入するなどの設計・構築が必要でした。初期費用だけでも数百万円以上かかってしまうでしょう。SaaSであれば、受発注に必要な設定に関する初期設定費用、ランニングコストのみの支払いで済みます。PC やスマートフォンからWebブラウザ経由で利用可能なため、接続端末も問いません。TS-BASE 受発注 はSaaSのため、初期の設定費用と月額費用のみで、月10万円からスタート可能です。現在の受発注業務をシステム化した場合の費用対効果が計算できる資料をご用意しています。システム化するにあたってコスト面が気になる方は、こちらでシミュレーションしてみてください。▼ワーク式　受発注業務システム化の費用対効果の考え方ワーク式　受発注業務システム化の費用対効果の考え方 ｜TS-BASE受発注業務に課題を感じているものの、「システム導入で改善効果は得られるのか」と不安に思われる方は多いです。当資料では、受発注業務をシステム化した際の費用対効果の算出方法や数値化しにくいメリットについて、ワークシート付きで解説しています。ts-base.netスマートな管理が可能3つ目は、スマートな管理が可能なことです。受発注システムでは、業務で生じる様々なデータ（受注・在庫・出荷実績）を1か所でまとめて管理することが可能です。マスタを用意してシステムに登録するだけで済み、更新も簡単に行えます。これまで、紙やExcelで受発注を管理していた企業は、より便利に利用できるでしょう。セキュリティ対策4つ目は、セキュリティ対策です。SaaSで提供されている受発注システムには、インターネット環境利用を前提としているため、セキュリティ対策も万全なサービスもあります。TS-BASE 受発注では、厳重にセキュリティ対策が施されたデータセンターに、システム本体を設置しています。二段階認証・IP制御など利用者に合わせた設定があります。このように、情報漏洩を防ぐための機能を実装してるのです。導入のハードルが低い5つ目は、導入のハードルが低いことです。受発注システムの中でも、SaaSのサービスを選択することで、自社に物理サーバーなどの資産を購入して、自社に設置することも必要ありません。契約すれば高機能な受発注システムを導入可能です。解約したいときは、手続きするだけで済みますので、導入のハードルも低く、気軽に始められるでしょう。受発注管理はT-BASE 受発注がおすすめ本記事では、受発注管理について、管理すべき理由、抱える課題、改善するポイント、システム化するメリットを紹介しました。受発注業務は、業務フローの最適化や納期遵守、在庫管理の最適化、コスト削減、さらには顧客満足度の向上などが期待されています。適切に管理するためには、システム化して担当者の負担を減らすことが必要でしょう。TS-BASE 受発注はデジタル技術による一元管理で、受発注業務において、業務効率化とコスト削減を実現します。14日間無料でお試しもできますので、ぜひ利用されてみてはいかがでしょうか。無料トライアルのお申込み：https://www.ts-base.net/demo無料トライアルのお申込み｜TS-BASETS-BASE 受発注の無料トライアルをご希望の方はお気軽にお問い合わせください。ts-base.net

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