TS-BASE 受発注
2024.05.23
発注ミスはなぜ起こる？要因・手段・防ぐ方法・システムの選び方を詳しく紹介
目次
アナログな受発注業務では、誤入力や誤送付などによる発注ミスが発生しやすいです。発注ミスを削減するためには、なぜ起こるのか、自社の手段や業務プロセスを正しく理解しましょう。自社に適した受発注システムを導入して、効率よく業務を進めることが大切です。
本記事では、発注ミスが起こる要因と手段、防ぐ方法、受発注システムの選び方を詳しく紹介していきます。
発注ミスの主な要因
まずは、発注ミスを起こしてしまう主な要因を紹介していきます。
記載ミス・転記ミス
発注ミスの主な原因の1つとして、記載ミス・転記ミスが挙げられます。
紙の発注書の内容をシステムに転記するとき、誤った情報を記入する可能性があります。例えば、数量や品番、価格の入力間違いが挙げられるでしょう。
記載ミスや転記ミスは、紙や電話・FAXなどアナログな業務で発生しやすいです。
また、手書きの注文書をデジタル化する過程での読み間違いや、転記時の単純な見落としもミスの原因となり得ます。
上記ミスを防ぐためには、データ入力の自動化や、入力後の確認プロセスの徹底、受発注システム導入などが効果的です。
エクセル上で転記ミスを防いで利用できる在庫管理ツールも提供していますので、データの入力ミスに課題を感じている方はご覧ください。
誤送付（FAX・メール等）
発注ミスの原因には、誤送付も含まれます。
FAXやメールなどの通信手段を使用して発注内容を送信する際に、誤った宛先に情報を送ってしまうこともあるでしょう。例えば、宛先の入力誤りや選択ミス、または古いまたは不正確な連絡先情報が原因で、発生することが多いです。
誤送付は、重要な情報が誤った取引先に渡ることで、供給の遅延や間違った商品の発送といった混乱を引き起こす可能性があります。内容によってはセキュリティ事故を招いてしまうかもしれません。
そのため、送信前に宛先を確認する、宛先リストを定期的に更新する、送信後に確認メールを送るなど、誤送付を防ぐための対策が重要です。
受発注システムを利用して人的ミスを減らすことも効果的な解決策となります。
チェック体制の不備
発注ミスの主な要因の一つに、チェック体制の不備もあります。
チェック体制の不備とは、一人だけで作業を進めること、誰からもチェックがなくそのまま発注を進めることにより生じる問題です。
単独で作業を行うと、入力ミスや判断ミスが発見されにくく、それがそのまま誤った発注に繋がるリスクが高まります。
そのため、効果的なチェック体制を整えることは、ミスを未然に防ぐ上で重要です。
具体的な対策として、発注前に複数の担当者でデータの確認を行う、チェックリストを用いる、定期的なレビューを設けるなどが挙げられます。しっかりと対策を行えば、発注ミスの発生を大幅に減らせるでしょう。
単独で作業を行うことは、属人化にも繋がります。属人化の解消を目指す方法について、こちらの記事で詳しく紹介していますのでご覧ください。
管理ミス
発注ミスでは、管理ミスも重要な要因です。
例えば発注に必要な書類が適切に整理されていなかったり、特定の書類が見つからなかったりすることで生じます。
管理ミスを防ぐためには、書類管理を整えるためのシステムを導入することが重要です。
例えば、紙文書をスキャンして電子化すれば、一箇所に情報を集約化することができます。
また、受発注システムを導入すれば、発注内容を直接システム上で管理できるようになるため、より作業を効率的に行えるでしょう。散らばった情報を整理でき、アクセスも容易になり、さらに入力の手間もなくなることから、発注ミスの減少が期待できます。
発注ミスを防ぐ方法
ここからは、発注ミスを防ぐ方法を紹介します。
チェック体制の強化
1つ目は、チェック体制の強化です。
発注ミスを防ぐ方法としてチェック体制の強化が挙げられます。
例えば、FAX送信時には2名体制で宛先や内容のダブルチェックを行えば、誤った情報の送信を減せるでしょう。しかし、単に人数を増やすだけでは、全員が同じミスを見落とす可能性や確認作業の手間が増えることもあるため、この方法だけに依存するのはおすすめできません。
より効果的な対策としては、チェックプロセス自体の見直しや、必要に応じて業務を自動化できる受発注システムを導入することが挙げられます。
これらにより、人的ミスを効果的に減らし、発注ミスのリスクの低減が期待できるでしょう。
情報の整理
2つ目は、情報の整理です。
発注ミスを防ぐためには、発注情報・在庫情報などの情報の一元管理も効果的です。すべての関連情報を一つのシステム内で管理することにより、データの一貫性を保ち、情報の誤りや不一致を最小限に抑えられます。
また同じシステム内でデータを管理し整理することで、転記や別システムへの入力作業が不要になり、人為的なミスが発生しやすい工程を削減することが可能です。
情報を整理すれば、在庫状況の把握が正確になり、過剰発注や不足発注のリスクを避けることができます。また、更新された情報がリアルタイムで全関係者に共有されるため、意思決定の速度と精度も向上し、ミスの発生を防げるでしょう。
受発注システムの導入
3つ目は、受発注システムの導入です。
受発注システムを導入すれば、発注プロセスが自動化され、人的ミスを削減できます。
受発注システムは、システム上での発注内容の入力、在庫情報のリアルタイム更新、顧客に注文確認メールを自動送信するなど、発注に関わる多くのステップを電子的に管理します。
導入すれば、入力ミスや記録の不一致などの誤りを防ぎながら、効率的に業務を進められるようになるでしょう。受発注システムは、発注ミスのリスクを低減し、全体の業務効率を高めることが期待できます。
発注ミスを防ぐ受発注システムの選び方
全ての受発注システムが発注ミスを防いでくれるわけではありません。発注ミスをなくしたいなら、自社の業務に適したシステムを選ぶことが大切です。ここからは、受発注システムの選び方について紹介していきます。
自社に適した受発注システムの選び方を知りたい方はこちらの資料もご覧ください。
必要な機能が搭載されているか
受発注システムを選ぶ際に重要なポイントの一つは、必要な機能が搭載されているかです。
選定するシステムは自社の業務プロセスに適していること、必要な機能を持っていることが必須です。
たとえば、商品マスタ管理、在庫管理、注文状況確認などはほとんどの企業で必要な機能ですが、自社にとって不要な機能が多く含まれていると、システムの操作が複雑になり、誤操作や情報の混乱を招く可能性もあります。
そのため、システム選定時には、必要最小限かつ最適な機能を備えたものを選ぶことが、発注ミスを防ぐうえで重要です。
直感的な操作ができるか
受発注システムは、直感的に操作できるものを選びましょう。
ITに不慣れな方でも簡単に操作できるシステムを選べば、担当者は迷うことなく、すぐにシステムに慣れ、効率的に作業を進められます。
また、操作性が高いシステムは誤操作のリスクを減らし、結果として発注ミスの発生も少なくなる可能性も高まるのです。
ユーザーインターフェースがシンプルで理解しやすいこと、必要な機能へのアクセスが直観的に行えることを重視してシステムを選びましょう。
システム選定時には、無料トライアルを通じて、実際に操作性を確認することが大切です。ユーザーフレンドリーなシステムを選択することで、発注プロセス全体の効率化とミスの低減を実現できます。
TS-BASE 受発注は最大2ヶ月間の無料トライアルが可能です。ぜひご利用ください。
在庫管理システムと連携可能か
受発注システムを選ぶ際には、在庫管理システムと連携可能かを確認することも重要です。
発注ミスを防ぐためには、在庫の過不足を未然に防ぐことが大切です。受発注システムが在庫管理システムと連携している場合、在庫状況をリアルタイムで把握でき、在庫の過不足による誤発注や欠品を避けられます。
また、在庫情報が正確に共有されるため、最適なタイミングでの発注が容易になり、効率的な在庫管理を行えるでしょう。
そのため、受発注システムを選定する際は、在庫管理システムと連携可能であるかどうかを必ず確認することが重要です。
TS-BASE 受発注の導入で発注ミスを防ごう
発注ミスは、ビジネスにおける大きなリスクです。発注ミスをなくしたいなら早急に対策を打つべきです。
TS-BASE 受発注を導入すれば、発注ミスのリスクを効果的に防ぐことが可能です。
TS-BASE 受発注は、直感的な操作性とシンプルなユーザーインターフェースを備えており、誤操作を防ぐことで発注ミスを削減します。
また、在庫管理システムとリアルタイムで連携することで、過剰発注や発注数の不足などのリスクを最小限に抑えます。
さらに、自社にとって必要な機能に絞り込むことで複雑さを排除し、スムーズな業務フローを実現します。
TS-BASE 受発注で、発注ミスを未然に防ぎ、効率的な在庫管理と業務プロセスの改善を図りましょう。
TS-BASE 受発注についてもっと知りたい！という方は以下の資料もご覧ください。
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