TS-BASE 受発注
2024.04.26
基幹システムと受発注システムは連携すべき？メリット・注意点を詳しく紹介！
目次
受発注業務で発生するデータを基幹システムに入力する手間が煩わしい、と感じている方も少なくないでしょう。受発注業務に関するデータを基幹システムに自動で取り込めるようになれば、手作業などの入力ミスを防止して業務効率化に繋がります。
本記事では、基幹システムと受発注業務それぞれの概要と、システムを連携すべきかについて、メリット・注意点を詳しく紹介していきます。
基幹システムと受発注業務の関係
まずは、基幹システムと受発注業務の関係を含め、それぞれの概要を説明していきます。
基幹システムとは
基幹システムとは、販売・購買・会計・人事・管理など、組織の基本的な業務プロセスを統合的に管理し、運用するためのシステムのことです。企業や組織の中心となる業務を支えます。
受発注業務に欠かせない、在庫管理も基幹システムで管理しているケースが多いです。
基幹システムは、ERP（Enterprise Resource Planning）システムとも呼ばれ、組織全体のリソースを最適に配分し、管理することに重点を置いています。
受発注業務との関係
受発注業務とは、企業間で商品やサービスの取引を行う際の注文受付から発送まで行う業務のことです。企業の売上と直結する重要な活動であり、効率化と正確性が求められます。
また、基幹システム上で、受発注業務を管理するケースもあります。
受発注業務のデータを基幹システムに入れるのは大変手間がかかる作業です。紙・FAX・メールなどのアナログな対応で受発注業務を進めているケースでは、基幹システムへの転記時に数字打ち間違いなど人的なミスが発生しやすく、内容の正確性などが問題視されています。そのため、受発注システム導入を検討する企業も多いです
受発注システムとは
受発注システムとは、企業が提供する商品・サービスに関して、取引先に受注・発注する一連の手続きを自動化し、効率的に管理するためのシステムです。
紙・FAX・メールなど、従来アナログな方法で受発注業務を対応している企業が受発注システムを導入すれば、人的ミスの削減、スムーズな取引による顧客満足度の向上、在庫数の最適化など、多くのメリットを得られます。
受発注システムは受発注業務専用のシステムのため、基幹システムで行うよりも効率よく業務を行うことができます。
受発注システムを導入し、基幹システムと受発注システムを連携すれば、顧客からの注文情報や在庫情報をリアルタイムで基幹システムに反映させることができるため、わざわざ手動で転記する必要もありません。受発注システムを導入することで、スムーズなデータ連携はもちろん、蓄積されたデータ分析を活かして、戦略強化が可能となるでしょう。
基幹システムと受発注システムを連携すべきか
企業が基幹システムと受発注システムを連携すべきかは、組織の規模、業務プロセスや複雑性、将来のビジネス目標によって異なります。
システム連携は、業務効率化や長期的なコスト削減の可能性がある一方、連携するためのモジュール開発コストやシステム側の改修に伴うリスクも考慮する必要があります。
そのため、メリットだけでなく潜在的なリスクを含めて総合的に評価するなど、慎重な判断が必要です。
基幹システムと受発注システムを連携するメリット
ここからは、基幹システムと受発注システムを連携するメリットを紹介します。
業務プロセスの効率化
1つ目のメリットは、業務プロセスの効率化です。
基幹システムと受発注システムを連携すれば、受発注情報・在庫管理などのデータを基幹システムに自動で取り込むことができ、効率的に管理できます。
データを手動で転記する必要もなくなるため、人によるミス発生を減少させ、データの一貫性と正確性が向上します。また、情報がリアルタイムで共有されるため、即時に意思決定が可能です。顧客への迅速な対応や市場変化への柔軟な適応も実現できるでしょう。
さらに、煩雑だった受発注業務のプロセスが簡略化されることで、従業員の作業負荷を軽減し、より価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
受発注システムを導入して、受発注業務のデータを基幹システムに自動で取り込めるようになれば、受発注業務の効率化を実現します。
迅速な情報共有
2つ目は、迅速な情報共有です。
基幹システムと受発注システムを連携すれば、システム間での迅速な情報共有が実現します。注文状況、在庫情報などをリアルタイムで一元管理できるため、各組織は常に最新の情報に基づいて行動できるでしょう。
例えば、営業部門は在庫状況を即座に確認することで顧客への回答を迅速化できますし、財務部門は受発注の情報をもとに、即時に財務分析や予測を行えます。
受発注システムを導入すれば、基幹システムとの間で情報を迅速に共有できるようになり、企業全体の対応速度も向上します。
コスト削減
3つ目はコスト削減です。
受発注システムを導入して基幹システムと連携することで、従来手作業で時間をかけていたデータ入力業務を削減可能です。受発注業務のプロセスも効率化されるため、人的コストを削減できるでしょう。
受発注業務で扱うデータを基幹システムに自動で取り込めるようになれば、従来のようにアナログで対応していた注文書などのデータを、手作業で転記する必要もなくなり、コスト削減につながるのです。
受発注業務をシステム化した場にどれくらい費用（コスト）対効果が出るのかについては、こちらの資料で詳しく解説しています。
基幹システムと受発注システムを連携する時の注意点
ここからは、基幹システムと受発注システムを連携する時の注意点を紹介します。
初期コストが必要
基幹システムと受発注システムを連携する時は、初期コストが多く発生する場合があります。
例えば、新しく受発注システムを導入するコストが発生します。自社にオンプレミスシステムを構築する時には、ハードウェアやアプリケーションの費用も必要となります。
また、現状の受発注業務プロセスの詳細把握、基幹システムにデータを取り込むためのデータ形式調整コストも必要です。
受発注システムを導入して基幹システムにデータ連携を行うときは、上記コストがかかることを理解しましょう。
コストを抑えたいなら、導入前に適切な投資対効果が発揮されるか検討することや、オンプレミスよりも初期費用を抑えたクラウドサービスを選択することなどが大切です。
クラウドサービスについて詳しくはこちらをご覧ください。
また、システムを導入した場合の費用対効果が試算できるツールもご用意しておりますので、ご活用ください。
社内教育が必要
新しく受発注システムを導入して、基幹システムとデータを連携させる時は、社内教育が欠かせません。
十分な教育とサポートが提供されないシステムの場合、従業員は受発注システムを使いこなせず、業務の効率性が低下してしまうリスクがあります。
従業員が受発注システムを簡単に扱えるようにするために、適切な教育とサポートを実施しましょう。教育後も従業員からのフィードバックを集め、継続的なサポート・追加トレーニングを実施することが大切です。
カスタマイズ性の低さ
受発注システムの中には、汎用的な機能やプロセスをベースに構築されているものが多く、企業独自の要求や業務プロセスに完全に合致していない場合があります。
複雑なルールがある組織も多いため、システムによっては個別でカスタマイズが必要になるケースも少なくありません。
そのため、受発注システムを導入する場合には、基本機能で自社の要件を満たせるか、オプション機能もあるかをしっかりと確認しましょう。
受発注業務を効率化したいなら、TS-BASE 受発注がおすすめ
本記事では、基幹システムと受発注システムを連携すべきか、メリット、注意点を紹介しました。受発注業務をアナログ対応から受発注システムに切り替えて、基幹システムと自動連携できるようになれば、これまでの業務プロセスも効率化でき、コスト削減効果も期待できます。
連携すべきかは企業の体制、業務プロセス、従業員の意識によっても異なるため、安易に行わずにしっかりと現状調査した上で対応しましょう。
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