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2024.02.26

受発注業務で「脱メール」する方法を解説！脱メールしないリスク・効率的な方法も詳しく紹介

受発注業務におけるメール業務を煩わしく感じている方、効率的な方法を探している方もいらっしゃるかもしれません。メールのやり取りを続けていると、受発注情報が煩雑管理されやすくなります。セキュリティ面でのリスクもあるため、他のサービスに移行することが推奨されています。

本記事では、受発注業務で脱メールする方法、しないリスク・効率的な方法について紹介していきます。

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受発注業務で「脱メール」すべき理由

受発注業務における脱メールとは「メールで発注する」「注文する」「契約書や注文書などの帳票をメールで送る」といった、メールを中心とした業務から脱却することです。

メールを送る際は、特定の相手を指定して直接送ります。受信していないメンバーに共有したい場合は、メールを転送したり、添付ファイルをダウンロードして共有するなど、手間がかかりがちです。

また、メールには、誤って別の担当者に送ってしまうリスク、添付ファイルが情報漏洩するなどのリスクも少なくありません。

受発注業務をメールで運用しているなら、脱メールをして、受発注に適したサービス利用などに移行すべきです。

受発注業務で「脱メール」しないリスク

ここからは、受発注業務で脱メールしないリスクを紹介していきます。

相手が気づかない

受発注業務で脱メールを行わなければ、重要なメッセージを送っても受信相手に気づかれない、というリスクがあります。

メールは他の通知や情報に埋もれやすいです。緊急性の高い内容であっても見落とされることがあります。必ず確認してほしいメールを送るときは、電話や直接フォローするなど、手間をかけている方も少なくないでしょう。

また、相手方のセキュリティ対策が原因で、重要なメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、添付ファイルがブロックされたりして、情報が伝わらないこともあります。

メール運用は業務の遅延や誤解を招く原因となり、企業の信頼性低下にも繋がりかねません。そのため、受発注業務に適したシステムを導入して、取引先とスムーズなやり取りが必要です。

ミスが起きやすい

メールで受発注業務に対応すると、人的ミスが起こりやすいです。

メールでの注文では「送信先を誤る」「必要なファイルの添付を忘れる」「情報の転記ミス」など、メールの操作過程でヒューマンエラーが発生しやすく、業務の遅延や誤発注、誤送信による情報漏洩、などといった深刻なトラブルの原因になり得ます。

リスクを避けるためには、情報共有や注文プロセスを自動化すること、誤りを減らすことができるシステムへ移行することがおすすめです。

属人化しやすい

受発注業務で脱メールをしなければ、属人化のリスクが高まります。

メールは、受信者が直接対応する必要があります。そのため、担当者が不在の場合、情報共有や迅速な対応ができず、取引先や顧客を困らせてしまうこともあるでしょう。

TS-BASE 受発注などのシステムを通じて受発注管理を行えば、発注状況が一目でわかるなど、透明性が高まります。限られたメンバーのみが情報を閲覧できるように設定すれば、情報漏洩を防げるなど、セキュリティ対策も向上するでしょう。

メール業務は属人化しやすいため、システム化やクラウドサービスを活用して複数人で常に情報共有することが大切です。

業務の属人化で発生する課題については、こちらもご覧ください。
属人化の解消を目指す！推奨する受発注システムと解消法を詳しく紹介

手間がかかる

受発注業務でメールを続けていると、業務の手間が増大するリスクがあります。

例えば、メールに書かれた注文情報をシステムに転記する作業は、時間と労力が必要です。転記ミスでヒューマンエラーを引き起こすリスクもあります。

また、メールで受信した受注データをシステムなどに転記するプロセスがある場合、業務のスピードを著しく低下させる可能性があります。

そのため、受発注に適したシステム・サービスを導入して、メール業務の手間を削減しましょう。脱メールを推進することは、作業の自動化を促進し、業務プロセスをスムーズにする上でも重要です。

転記や受注入力業務の手間を削減する方法は、こちらでも詳しく解説しています。
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受発注業務で「脱メール」をスムーズに進める方法

ここまで、受発注業務で脱メールをすべき理由としないリスクについて紹介しました。それではどのような方法で脱メールを進めればよいのでしょうか。ここからは、受発注業務で脱メールをスムーズに進める方法について紹介していきます。

業務フロー可視化

1つ目は、業務フローの可視化です。

業務フローを可視化するために、現在の受発注業務の内容やプロセスを明確にし、各ステップで、どのようなメールを送っているのか、どのような作業をしているのか、どれくらいの時間がかかっているのか、どこにボトルネックが生じているのか、無駄な作業が存在していないかなどを洗い出していきます。

業務フローを可視化することで、現状業務の改善点が明確になります。どの業務プロセスを自動化すべきか、どこにリソースを集中すべきか、といった意思決定を効率的に行えるでしょう。

また、チームメンバー全員が業務フローを共有できるようになれば、認識齟齬を防ぎ、よりスムーズな業務遂行を行えます。

業務フローを可視化することは、受発注業務の脱メール化を推進して全体の業務効率を向上させるためにも有効な手段です。

システムの導入

2つ目は、システムの導入です。

受発注業務の脱メールを効率的に進めるためには、システムの導入が有効です。

従来メールで、「発注したい内容を確認して書類を作成して、添付ファイルに注文書を添付して、送付する」といった手間がかかる受発注業務も、システムを導入すれば「商品を選び注文ボタンを押す」だけで発注できるようになります。

TS-BASE 受発注は、受発注業務の効率化に適したサービスです。導入すれば、受発注情報を一元管理でき、メールを介したやり取りによる情報漏洩や誤送信のリスクを低減できます。注文書や発注書をシステム上で作成するため、手作業によるデータ入力の手間やミスも削減します。

TS-BASE 受発注を導入すれば、業務効率を大幅に向上させ受発注業務の脱メールを成功に導くことが可能です。メール・電話・FAX などのアナログ受注を受発注システムに置き換えたい方、という方は以下資料もご覧ください。

▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

受発注業務を効率的に「脱メール」したいなら、TS-BASE受発注もおすすめ

本記事では、受発注業務で脱メールすべき理由、しないリスクや効率的な方法を紹介しました。

メールによる受発注業務は、見落としや誤情報の発信が起こりやすいため、業務フローの可視化やシステムを導入して「脱メール」を図りましょう。

受発注業務で「脱メール」ができれば、情報漏洩リスクの低減・人的ミス防止・属人化の解消など、企業に多くのメリットをもたらしてくれます。

TS-BASE 受発注は、「メール業務の負荷が大きい」「担当者が属人的に情報を管理しており共有・引き継ぎが難しい」などの課題を解決するサービスです。導入すれば、業務効率化を図れることはもちろん、重要な情報を一元管理できるなど、データ管理も容易です。TS-BASE 受発注は、専門のスタッフによる伴走サポートを行えるため、操作に不安を感じたらいつでも聞くことができます。

受発注業務を効率的に脱メールしたい、とお考えの方は、こちらの資料もご覧ください。