TS-BASE 受発注

2024.02.22

発注業務とは何か？抱える課題と対策も詳しく紹介

発注業務とは、商品やサービスを購入する際、正式に購入する意思を相手に伝えて処理を進めてもらう業務です。さまざまな作業と書類が必要で煩雑な業務となりやすいため、受発注システムなどを導入して効率的に業務を進めて管理することが大切です。

本記事では、発注業務の概要と効率化すべき理由を説明するとともに、抱える課題と対策についても触れていきます。

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発注業務とは

発注業務とは、企業や個人が外部の業者やサービス提供者に対して、商品やサービスの提供を正式に依頼するプロセスです。

発注業務には、注文書の作成・発送手続き・契約条件の確認と交渉・納期確認・品質設定など、多くの作業が含まれます。

必要な商品やサービスを適切な条件・価格・品質で購入するためには、発注業務をスムーズに進めることが大切です。

発注プロセスを効率的に進められれば、コスト削減、業務効率アップの可能性が高まります。

発注業務を効率化すべき理由

ここからは、発注業務を効率化すべき理由について、説明していきます。

迅速対応

迅速に対応するためには、発注業務を効率化すべきです。

発注業務は、手書き伝票の作成や電話で発注するケースもあり、一度記入した内容を別のシステムなどに転記したり、聞いた内容をメモしたり、新規に帳票を作成したりなど、多くの時間がかかってしまうでしょう。

このようなアナログ業務に関して、システムを導入すれば、手書きや転記などの作業が不要となり、即座かつ正確に発注することが可能となります。

発注業務をスムーズに進めることで、必要な商品・サービスが顧客に届くスピードもアップします。

アナログ業務に課題を感じている方は、こちらの資料もご覧ください。

▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

コスト削減

企業は、発注業務を行う人件費やFAX・電話代などのコストを削減するために、発注業務を効率化すべきです。

例えば発注業務に適したシステムを導入することで、発注内容やステータスをリアルタイムに把握できるようになります。そのため、取引先や社内営業、他部門などにわざわざ発注ステータスを確認する時間も不要となるでしょう。

発注業務は、コスト削減するためにも効率化すべきです。効率化できれば、必要最小限の人員で発注業務に対応できるようになり、人件費も減るでしょう。

属人化解消

属人化解消のためにも、発注業務を効率化しましょう。

発注業務は、個々の社員の経験や勘に依存してしまうことが少なくありません。そのような状態が続くと、業務の対応方法が人によって異なり、標準化されていない状態となってしまいます。

特にベテラン社員がそのような業務を担う場合、その人がお休みやテレワークなどで不在だと業務のスピードが遅れます。その方が退職してしまうと業務に大きな支障をきたすでしょう。

このようなケースにおいて、発注業務に適したシステム導入が有効です。システムを導入して、業務プロセスを自動化し、標準化することができれば、誰でも同じ方法で発注作業を行えるようになり、業務の属人化を解消できるでしょう。

発注業務での属人化解消のコツは、こちらの記事でも解説しています。
属人化の解消を目指す！推奨する受発注システムと解消法を詳しく紹介

発注業務の主な課題

発注業務にはいくつか課題があります。ここでは主な課題について説明していきます。

業務量の多さ

発注業務では、業務量の多さが課題です。

発注業務には、企業独自のルールや手順の確認、さまざまな資料の確認といった、多くの作業が発生します。

企業独自ルールの確認については、企業ごとの特定の要件や基準を確認して発注を行う必要があるため、多くの時間がかかります。

発注には正確性が求められるため、過去の購入履歴、在庫状況、将来の販売予測などの資料確認も不可欠です。

発注業務には、上記のような複雑で時間を要する作業が多くあり、さらに人材不足などが理由で兼任で業務を対応する方も多く、担当者の負担が増えてしまいます。

組織間の連携不足

発注業務では、組織間の連携不足も課題と言えます。

例えば、発注済みかつ未納入の商品に関して、数量や出庫予定数、進捗などを把握したい場合も出てくるでしょう。自部門で確認できない場合、営業など他の部門への確認が必要です。

組織間の連携が不十分だと、確認に時間がかかり、情報の遅延や誤りが生じてしまう可能性があります。さらには、届くはずの商品が予定通りに届かない、といった問題を引き起こすかもしれません。

発注業務において、他部門と連携することは必須です。縦割りの組織で働いていると、連携不足が大きな課題となります。

人的ミス

発注業務では、人的ミスも避けられません。

例えば紙の発注書を使用している場合、転記ミスや発注漏れといった問題が生じやすくなります。数字の入力間違いや、必要な商品を発注リストから漏らしてしまうなどの単純なミスが発生することも多いでしょう。

ミスが起きると、誤った商品を発注したり、納期遅延を起こしたりしてしまうなど問題を引き起こす可能性があります。

そのため、人的ミスを減らし、発注業務の正確性を向上させることが必要です。

発注業務の課題を解決する方法

発注業務ではいくつか課題があることを説明しました。ここからは、課題を解決する方法について紹介していきます。

業務フロー見直し

1つ目は、業務フローの見直しです。

業務フローの見直しでは、現在の業務プロセスを分析し、一つ一つの作業に存在するムリ、ムダ、ばらつきを特定していきます。その上で、非効率なプロセスや不要な手順を明らかにし、排除もしくは改善を目指していきます。

例えば、手作業によるデータ入力の多さがムダと特定された場合、業務を自動化できるシステムの導入が有効です。従来より正確性を向上でき、発注業務にかかる作業時間も短縮できるでしょう。作業手順の標準化も効果的です。

業務フローの見直しにより、発注業務の効率化、ミスの減少、そして最終的にはコスト削減と生産性の向上を実現できます。

受発注システム導入

2つ目は、受発注システム導入です。

受発注システムは、在庫状況、発注内容、発注ステータスなどを一元管理し、リアルタイムで情報共有ができるようになります。

システムを導入すれば、好きなタイミングで欲しい数量の商品をすぐに発注することが可能です。画面を見れば進捗もわかるため、受発注プロセスの透明性も高まり、組織内外のコミュニケーションが改善され、業務効率も大幅に向上します。

受発注システムを導入すれば、発注プロセスを自動化し、手作業によるデータ入力ミスを減らすことができるなど、発注業務の改善に役立ちます。

TS-BASE 受発注は発注業務に適したサービスです。発注者の注文から商品の手配、出荷までの業務を一元管理できます。発注側は注文システムを利用して、正確な在庫数確認、出荷状況確認を行うなど、発注業務をスムーズに進められるでしょう。

発注業務に適したシステムの選び方

ここまで、発注業務の概要と抱える課題と対策について説明しました。それでは、発注業務にはどのようなシステムが適しているのでしょうか。ここでは、適したシステムの選び方を紹介していきます。

機能

発注業務に適したシステムを選ぶ際の重要なポイントとして、自社の課題を解決できる機能が備わっているか、があります。

例えば、人的ミスの削減を目指す場合、自動化されたデータ入力やエラーチェック機能が備わったシステムが求められるでしょう。

在庫管理の最適化が課題であれば、リアルタイムでの在庫状況の可視化や適正在庫レベルの自動計算をサポートする機能が必要です。

このように、自社のニーズに合致した機能を備えたシステムを選ぶことで、発注業務の効率化と課題解決を実現できます。

操作性

システムを選ぶ際には、発注担当者がスムーズに使いこなせるか、という操作性も重要なポイントです。

システムが高機能であっても、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。必要な機能を利用できない状態が続いてしまうため、結果として業務の効率化やミス削減も行えません。

そのため、ユーザーインターフェースが直感的で、自社の発注担当者が簡単に操作でき、日常業務として扱えるシステムの選択が重要です。

導入前に、お試しで利用できることを確認して、発注担当者が操作できるか確認してもよいでしょう。

システム選定時には、担当者の操作負荷がどれくらいか、学習コストを低減できるかどうかを見るなど、慎重に検討する必要があります。

コスト

発注業務に適したシステムを選定する際には、コスト効果も重要なポイントです。

多くの機能が搭載されたシステムは魅力的に思えるかもしれませんが、自社にとって必要以上の機能があると、導入コストや維持費が増大し、不必要なコスト負担を招く恐れもあります。

そのため、発注業務に実際に必要な機能に絞り込み、それらの機能が業務効率化やコスト削減にどの程度貢献するかを慎重に評価しましょう。

コスト面から見て最適なシステムを選択するためには、初期導入費用だけでなく、長期的な運用コストなど、総合的な費用対効果を考慮する必要があります。

発注業務の効率化とコスト削減を達成するためには、業務ニーズとコスト効果のバランスを取りながらシステムを選定しましょう。

システム導入後の費用対効果をシミュレーションする便利なツールもありますので、確認してみたい、という方は以下からご活用ください。

▼システム導入のための費用対効果シミュレーションツール

サポート体制

発注業務に適したシステムを選定する際、どのようなサポート体制があるかも確認する必要があります。

システム導入直後は、操作面で不明点が生じたり、技術的な問題が発生したりする可能性が高いため、迅速かつ的確なサポートが求められます。

サポート内容について確認するときの項目として、サポートの可用性（24時間対応か、平日のみか）、対応時間（問い合わせから対応までの時間）、サポートの形式（電話、メール、チャット等）、トラブル時の対応プロセス、教育・トレーニングプログラムの有無などが挙げられます。

優れたサポート体制を備えたシステムを選択することで、問題が生じたときにも迅速に解決できるでしょう。

発注業務ならTS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、発注業務の概要と抱える課題・対策とシステム選定方法を紹介しました。

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