企業間取引をわかりやすく解説！直面する課題・解決策とポイントも詳しく紹介

本記事では、企業間取引の概要と直面する課題・解決策、取引をスムーズに進めるポイントに加え、受発注システムを導入するメリットについても触れていきます。

ts-base.net

Web EDI徹底ガイド：メリットから注意点、注目の受発注システムも紹介！

Web EDIとは、企業間で電子商取引を実現するための方法で、契約書や発注書、納品書、請求書などの帳票が対象です。従来紙やFAXで取引していたアナログ業務を、Web EDIを使ってインターネットを経由してやり取りすれば、多くのメリットを得られます。本記事では、Web EDIについて概要とメリット、注意点について紹介していきます。

ts-base.net

DXを推進することが業務効率化になる理由とは？具体的な効果や事例も紹介

本記事ではDX化についてその効果や事例をまとめ、「新規のツールを導入する」という観点でDX化を進める基本的な流れについて紹介します。

ts-base.net

受発注業務でよくあるミスと理由、防止する方法を詳しく紹介

受発注業務でミスを起こさないために、よくあるミスや事前に予防する方法を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注業務はミスしないことが前提です。ミスすると自社だけでなく取引先に影響が出るため、企業の信頼が低下しかねません。この記事では、受発注業務で起こりやすいミスと、ミスが発生する理由、防止する方法について紹介していきます。受発注業務で発生するミスを改善したいとお考えの方には、受発注業務の改善手法を比較解説した資料もおすすめです。あわせてご覧ください。比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選 ｜TS-BASE受発注業務の効率化や改善を検討されている方に向けて、一般的な受発注業務の改善手法（OCR・アウトソーシング・エクセル・メール・受発注システム）を解説付きで比較しました。各手法の特徴やメリット・デメリットが一目で分かります。ts-base.net受発注業務で起こりやすいミスまずは、受発注業務で起こりやすい、代表的なミスを紹介していきます。入力ミス受発注業務は、人による入力ミスが発生しやすいです。たとえば、FAXからシステムへ入力するときに商品の数量・金額などの細かい数字の見間違い、宛先や担当者名の打ち間違いが発生する可能性があります。受発注業務で入力ミスをすると、内容によっては自社だけでなく取引先に多大なる影響を及ぼす恐れがあります。企業の信頼を失いかねませんので、ミスしないよう注意が必要です。聞き間違いによるミス受発注業務では、聞き間違いによるミスも発生しやすいです。たとえば、電話や対面だと、担当者名・部署・金額などの重要な情報を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。聞き間違いによるミスをすると、納品遅延やコスト増加といった問題を引き起こし、顧客や取引先との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。聞き間違いによるミスも起こらないよう、くれぐれも注意しなければなりません。情報共有不足によるミス受発注業務には、情報共有不足によるミスも考えられます。たとえば、欠品トラブル・発注日の変更などの重要な情報がタイムリーに共有されていないと、納期遅延や誤った商品の発送などに繋がってしまう恐れもあります。発注日の変更を聞けておらず注文書への記載を誤ってしまった、日付が合わず納期までに間に合わなかった、という状況もあるでしょう。情報共有不足によるミスも、顧客や取引先との信頼を失う可能性もあり注意が必要です。ミスを防ぐには、情報の随時更新、関係各部門とのコミュニケーション強化などが重要です。受発注業務でミスが発生しやすい主な理由受発注業務ではなぜミスが発生しやすいのでしょうか？ここでは、主な理由についていくつか紹介していきます。人手不足１つ目の理由は、人手不足です。受発注業務を担当する人が少ないと、一人当たりの作業量が増加し、各個人の負担が増加してしまいます。また、営業などの現場担当者が兼務で受発注業務に対応している場合、本来の業務もありますます多忙となってしまいます。人手不足のまま対応を行っていると、現担当者が職場でのストレスを感じたり、長時間労働となる可能性も高まります。このような状況下では、ますますミスが起こりやすくなり、業務の質が低下する恐れがあるため、人員配置の見直しや職場環境の改善などの対応が必要です。作業品質のバラツキ２つ目の理由は、作業品質のバラツキです。受発注業務の担当者間での経験やスキルの違いなどが、バラツキの原因となりやすいです。この結果、一部の担当者が注文書の誤記、発注ミスなどを起こしやすくなります。作業品質のバラツキを減らすためには、定期的な研修の実施、作業マニュアルの共有、スキルの均一化を図る人材育成などが重要です。メール・FAX・電話などのアナログ運用３つ目の理由は、メール・FAX・電話などのアナログ運用です。紙の注文書をFAXで送信する、メールでのやり取りを手動で記録する、電話で直接注文内容を聞く、などの対応の場合、数字の誤読や入力間違いを引き起こす可能性が高まります。対応に時間もかかり、業務効率の低下にもつながります。受発注システムを導入してアナログ運用から脱却してデジタル化を図るなど、作業効率の向上・ミス削減に取り組む必要があります。受発注業務のアナログ運用で起きる課題はこちらでも詳しく解説しています。受発注業務をアナログで行う課題と解決策受発注業務をアナログで行う課題と解決策アナログな受発注業務プロセスは、手書きの注文書や紙ベースの記録が一般的であり、これにはいくつかの問題が潜んでいます。本記事では、いまだに受発注業務でアナログ手法が一般的である背景を説明し、そこに潜む課題とその解決策を紹介します。ts-base.net受発注業務でミスが起きたときにすべきこと受発注業務でミスが起きた時には迅速な対応が必要です。ここでは、主にすべきことについて、紹介していきます。報連相受発注業務でミスが起きた際には、すぐに報連相「報告・連絡・相談」することが大切です。ミスが発生したことを、速やかに上司や関係部門に報告・適切な連絡・相談をすることで、迅速かつこれ以上被害が拡大しないような対応が可能です。報告はメールよりも、電話や対面で行うようにしましょう。誠意を持ってすぐに伝えることで、相手に危機感が伝わり、必要な対応を迅速に行えます。ミスが発生したら、被害を最小限に留めるためにも、すぐに報連相を行いましょう。謝罪と真摯な対応受発注業務でミスが起きた際には、取引先や顧客など、迷惑をかけてしまった相手に対して、丁寧に謝罪するなど、真摯に対応することが必要です。ミスは企業の信頼を失う可能性があります。素早く誠実に対処しましょう。謝罪のときには、ミスの原因や今後の対策を明確に伝えることが重要です。謝罪は書面でなく、直接会って行うことで、相手により誠意を感じてもらえるでしょう。ミスに対する謝罪と真摯な対応は、長期的な関係の維持にとって欠かせません。受発注のミスを防止する方法受発注業務でミスが発生すると、自社や取引先に大きな影響を及ぼす可能性があるため、予防策が必要です。ここからは、受発注のミスを防止する方法について紹介していきます。情報連携の強化受発注のミスを防止するためには、社内・社外での情報連携を強化する必要があります。円滑なコミュニケーション方法を行えば、必要な情報や変更内容、重要な連絡などが関係者に迅速に伝わります。受発注業務では、発注日の変更や商品の在庫状況など、細かい情報が重要です。一つ一つの情報を的確に共有できなければ、誤った商品の発送や納期の遅延などのミスが発生しやすくなります。このようなミスを未然に防ぐために、定期的なミーティングの開催や専用のシステムを導入して受注・発注ステータスを共有するなど、情報を正確に共有する仕組みが必要です。また、取引先に対しても、定期的なコンタクトを取りましょう。市場の動向やニーズの変化などの重要な情報が、迅速に入手可能です。情報連携を強化することで、受発注のミスを防ぎ、スムーズな対応・効率的な業務運用を実現できるでしょう。システム導入受発注のミスを防止するための有効な手段として、受発注システムの導入が挙げられます。専用の受発注システムでは、注文の受付から発送、請求など、受発注で発生するプロセスを自動化し、管理できます。システムを導入すれば、人手によるアナログ運用では避けられない、入力ミスや情報共有不足のミスなどの削減も可能です。直感的に操作できるシステムを選べば、作業品質も安定するでしょう。受発注システムの機能や選び方について、詳しくはこちらで解説しています。Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介受発注業務について、効率化やコスト削減のために、 Web 受発注システムを検討している方も少なくないでしょう。Web 受発注システムを導入すれば、業務の自動化を実現できます。また、煩雑になりがちな商品マスタ管理も簡単に行えます。Web 受発注システムを選ぶときは、機能はもちろん自社担当者が使い続けられるか、操作性をしっかりと確認することも大切です。この記事では、Web 受発注システムの概要、主な機能、メリット、選び方について解説します。Web 受発注システムを検討している方はぜひ参考にしてください。【あわせて読みたい】自社に合った受発注システムを選定するためのポイントは、こちらでもご紹介しています。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netWeb受発注システムとはWeb 受発注システムとは、企業間で発注・受注を取引するときに、紙やメールではなくWeb 上で受発注を行うシステムのことです。「受発注システム」や「受発注管理システム」などと呼ばれることもあります。B to B の受発注業務では、電話や FAX、郵送など、まだアナログな運用をしている企業も多く、発注が完了するまでの社内対応に2週間以上要するところもあります。そこで、Web 受発注システムを導入することで、受注側・発注側間での注文管理・在庫管理・請求管理などのプロセスを自動化し、効率化を図ることが可能です。担当者は Web 画面から操作可能なため、インターネット環境があれば、時間や場所にとらわれずに取引できます。また、業務を自動化できるため、ミスの防止、迅速な対応も可能となるでしょう。手間がかかり煩雑対応となりがちな従来のアナログな受発注業務を効率化したいと、Web 受発注システムに注目が集まっています。Web受発注システムの主な機能ここからは、Web 受発注システムの主な機能について、TS-BASE 受発注に搭載されている機能を中心に紹介していきます。受発注システムは提供会社によって機能が変わるため、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認してから導入しましょう。発注・注文処理Web 受発注システムでは、Webブラウザを使って、発注・注文の手続きが可能です。発注側は、24時間いつでも、商品と数量の選択や、発注をかけることが可能です。受注側も、発注側の予定に左右されずに、自社の都合のよいタイミングで受注ステータスを確認できます。発注・注文処理を一つのシステム上で完結できる Web 受発注システムもあります。ユーザーグループ機能Web 受発注システムには、ユーザーグループ機能も搭載されているものもあります。たとえば、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ単位で、表示される商品や価格を自由に変更できます。また、取引先に合わせた取扱商品の区分け設定対応や、柔軟な価格変更も可能です。ユーザーグループ機能は、提供会社によって内容が変わることも多くあります。ユーザーグループ機能が必要なときには、機能の詳細やアクセス権設定など、隅々まで確認しましょう。システム連携Web 受発注システムには、システム連携に対応しているものもあります。たとえば、会計システム・販売管理システムと連携させることで、受発注業務の情報をリアルタイムに反映することが可能です。これにより、受注データの確認が簡単になることはもちろん、手作業によるデータ入力がなくなり、作業時間の削減や入力ミスの防止、複数システム間の情報の一貫性を期待できます。注文出荷状況の把握注文出荷状況の把握も Web 受発注システム上で行えます。たとえば、一つ一つの受注データに対して状況を確認することや、対象をフィルタリングで絞り込んで、必要なデータのみの表示が可能です。注文出荷状況を一覧表示できる Web 受発注システムもあり、状況を把握しやすくなるため、今何をすべきか一目でわかり、担当者は迅速に対応できます。マスタ管理受発注に必要な、商品マスタのメンテナンスやユーザーごとの商品出し分け設定も、Web 受発注システムで簡単に行えます。あらかじめ必要な商品をマスタに登録しておけば、急に商品公開するケースや日時指定で注文開始になるケースなど事前に受発注システム上で公開予約ができ、便利に活用できます。また、注文サイトのユーザーアカウント管理もでき、個々のユーザーに適切な商品を表示するなども可能です。Web 受発注システムであれば、大量のマスタデータも一括で簡単に登録・更新が行えます。Web受発注システムのひとつである「TS-BASE 受発注」の機能はこちらで詳しく紹介していますので、一例としてご覧ください。▼TS-BASE 受発注の機能一覧機能一覧｜TS-BASETS-BASEの各サービスでご利用いただける機能を利用者、管理者、仕入先、倉庫拠点など、様々な立場の方の目線でご紹介しています。ts-base.netWeb 受発注システムが企業にもたらすメリットここまで、Web 受発注システムについて、概要、機能を紹介しました。それでは企業が Web 受発注システムを導入するとどのような利点があるのでしょうか。ここからはメリットについて見ていきましょう。受発注システムを導入することのメリットについて知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムは、企業が効率的かつ正確に取引情報を管理するための重要なツールです。この記事では、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリット、そして選定時のポイントについて解説します。ts-base.net業務の一元管理１つ目のメリットは、業務の一元管理です。Web 受発注システムでは、発注側による注⽂〜注⽂品が到着するまでに⽣じる様々な業務を一元管理できます。たとえば、受注状況の確認、在庫数の確認、発送状況の確認などについて、従来のアナログ運用ではそれぞれ別々に管理が必要ですが、Web 受発注システムを導入することで、システムひとつで各種情報を⼀元管理できるようになります。Web 受発注システムは、アナログ運用で煩雑になりやすい業務を一元管理することが可能です。サービスの⼀本化２つ目のメリットは、サービスの一本化です。電話や FAX などの運用では、取引先に応じて複数の注文方法に対応するケースもあります。そのような場合、それぞれの業務フローが発生するため、複数のサービスを動かして別々に管理する必要があります。Web 受発注システムを導入することで、受注・発注から支払いまでの過程を一括管理でき、従来別々に管理していたサービスを一本化できる可能性が高いです。受発注数の増加３つ目のメリットは、受発注数の増加です。電話や FAX などの受発注取引では、電話対応など取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて、時間をかけて対応する必要があります。また、手作業で発注書を起票するなどの対応が必要なため、件数が多ければ多いほど、手間も時間もかかるという問題が挙げられます。Web 受発注システムを導入すれば、24時間好きなタイミングで受発注可能です。自社のタイミングで、発注・受注業務を進められるようになります。電話や FAX に比べても受注処理までを短縮化できるため、受注機会も拡大できる可能性が高まります。Web受発注システムの選び方Web 受発注システムにはさまざまなサービスがあり、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。ここからはシステムを選定する際のポイントを紹介していきます。状況の可視化ができるかWeb 受発注システムを選ぶときは、受発注状況を可視化できる機能が搭載されていることが大切です。たとえば、必要な商品の在庫が十分にあるか、または出荷された商品が希望通りに顧客に届くかなどを確認するためには、リアルタイムに情報を把握することが求められます。システム上に受発注状況を一覧で表示し、リアルタイムな情報を共有できれば、現在の受発注ステータスをすぐ確認でき、納期管理や再注文対応にもスムーズに対応できます。スムーズな対応を続ければ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。Web 受発注システムを選ぶときは状況の可視化ができるかを確認するのがおすすめです。Web受発注システム「TS-BASE 受発注」の導入で、エクセル業務の改善を実現した企業さまの事例をご紹介しています。システム機能との相乗効果で、理想の環境を作るのが最適解「予約販売が実現できそうな機能が備わっていたのは、TS-BASE 受発注だけだった」。日販アイ・ピー・エス株式会社では、多様な地域の企業へ雑誌や書籍などを届ける事業を行っている。数多くの出版物を取り扱う中で、同社とお客さま間のやり取りで使用する「エクセルシート」や、新刊の予約をお知らせする際の「大量のメール」など、日常業務の煩雑さに課題があった。TS-BASE 受発注の導入は課題に対してどのような効果があったのか。実際の運用方法を含め、日販アイ・ピー・エス株式会社（以下、日販IPS）国際事業部 輸出事業課 白柊誠さまへ話を伺った。ts-base.net直感的な操作が可能かWeb 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。直感的な操作が可能なシステムは、システムを触る自社担当者や取引先がシステムに不慣れであっても、簡単に使える可能性が高いです。誰でも簡単に直感的に扱えるシステムは、システム導入後の教育・研修のための時間も少なく済み、稼働スピードも上がるでしょう。担当者にとってシステムが使いやすければ、担当者のストレスも軽減します。Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。運用サポートが充実しているかWeb 受発注システムは、トラブルや疑問点が生じたとき、業務に支障をきたさないためにも、迅速かつ適切なサポート対応が必要です。そのため、問い合わせにスピーディーに対応してもらえるシステム・提供会社を選びましょう。運用サポートが充実しているサービスは、担当者がシステムを活用するためのアドバイスも提供してくれます。企業が安心してシステムを使い続けるためにも、稼働後の運用サポートが充実しているシステムを選ぶことが重要です。Web 受発注システムなら TS-BASE 受発注をWeb 受発注システムは、受注・発注から支払いへの処理はもちろん、受発注業務に必要なプロセスを一括で管理できるシステムです。導入すれば、これまで取引先でバラバラに管理していた情報を統一し、一本化できます。Web 受発注システムといっても、提供会社によって機能や運用サポートなどがさまざまです。そのため、事前に必要な機能が搭載されているかを調べること、提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。機能だけではなく、直感的な操作ができること・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。TS-BASE 受発注では、従来アナログ頼りだった受発注業務で課題となっていた「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つのシステムで完結できます。また、発注者の画面は通販サイトのようなデザインのため、商品を選択後、お届け先などを入力し、注文確定を行うなど、簡単に操作できます。IT に不慣れな方でも直感的に利用できるでしょう。導入時には、経験豊富な担当者がお客様に適した方法や機能を提案いたします。お気軽にお問い合わせください。もっと詳しく知りたい、という方はこちらのご紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.netts-base.netTS-BASE 受発注は、利用者向けの注文サイトや管理者向けの管理システムから、物流拠点向け倉庫システムまで揃っており、お客様に合わせた機能を選択可能です。また、SaaSでの提供のため、3ヶ月から半年程度でのスピーディな導入が可能です。受発注業務でミスを予防したいならTS-BASE 受発注がおすすめ受発注業務で発生しやすい主なミスとして、入力ミス、聞き間違いによるミス、情報共有不足のミスがあります。特に、電話・メール・FAXなどのアナログ運用で起きやすいと言えるでしょう。それらのアナログ運用をシステム化するには、「TS-BASE 受発注」がおすすめです。注文サイトではマニュアルが不要なほど見たまま直感的に操作ができ、システムに不慣れな方でも簡単に注文が可能です。また、TS-BASE 受発注には物流拠点で使用する倉庫管理システム（WMS）も搭載されています。アナログ業務で手間になりやすい、最新の在庫数の連携等も自動で行え、TS-BASE 受発注内で完結できます。TS-BASE 受発注を導入すれば、Web上で注文が可能なため、ミスが起きやすい手作業での入力や電話対応も発生しません。さらに物流拠点の在庫情報をリアルタイムで各所に連携できるため、部署間での情報共有にも役立ちます。受発注業務におけるあらゆる業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ることが可能です。受発注業務のミス削減に役立つ受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくはこちらからご確認いただけます。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

ts-base.net