購買活動の課題と変化のはじまり

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あるグループ企業（以下、Ａグループ）の備品（帳票類）を例に、TS-BASE 物流が実際に提供しているサービス内容をご説明いたします。

「TS-BASEシリーズ」の一つで、物流BPOサービス「TS-BASE 物流」の詳しいご説明はこちら

TS-BASE 物流とは｜TS-BASE

TS-BASE 物流のソリューションやサービスの特徴、主な機能、ご利用の流れ、料金プランなどをご紹介しています。

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Aグループは、以下の課題解決策を探す中、TS-BASE 物流と出会いました。

• 点在している備品の保管場所を集約したい。
• タイムリーな発送依頼への対応をして欲しい。
• 帳票類の適正な在庫管理を手伝って欲しい。
• グループ全体で標準化できる運用ルールづくりをサポートして欲しい。

複数の会社から構成されるAグループは、それぞれの役割や会社ごと、帳票類などの備品やセールスに使用する販促物などの発注や管理を行っていました。しかし、グループの規模を生かした購買活動を新たに構築する方針となり、総部部門を中心に、先述した課題と向き合いながら体制を作り上げる必要がありました。

TS-BASE 物流の導入決定後、AグループはWeb注文を導入し、注文データを起点とする情報の一元管理化を図ります。注文・受注管理・在庫管理に特化した受発注システム「TS-BASE 受発注」を活用することで、以下のようなフローで新たな運用がスタートしました。

グループ全体の注文方法を注文サイトへ統一することにより、グループ内での人事異動時後も同一マニュアルでの業務が可能になります。これにより、グループ全体の購買プロセスの標準化を達成しました。

備品や販促物の管理を統括する総務部門も同様に、TS-BASE 受発注の管理システムへの情報集約のおかげで、最新のエクセルシートを探したり、今月分の注文データを集計したりするような、煩雑な事務作業が削減されました。どのメンバーでも同様の情報がいつでも確認可能になり、属人化していた運用から脱却。データを活用した一歩踏み込んだ購買管理を行える環境が整います。

TS-BASE 物流の伴走による備品在庫適正化

Aグループは、全備品と販促物の在庫をTS-BASE 物流の倉庫へ集約します。これは、管理ルールの統一による業務標準化、ならびに在庫適正化による利便性向上とコスト削減を見込んだ判断でした。

先述した通り、注文方法の標準化達成により、「誰がいつ何を注文したのか」の注文情報がシステム内へ蓄積されるようになりました。

TS-BASE 受発注は、注文サイト・管理システム・倉庫システム（WMS）からなる、注文から物流や在庫管理までを一元管理化できるシステムです。Aグループの購買活動を統括する総務部門では、管理システムからアイテムの商品登録をSKUごとに行います。その商品情報と、総務部門からの入荷予定登録をシステムで確認したTS-BASE 物流の倉庫メンバーは、荷受け対応を行います。

アイテムの入庫が完了したら、在庫として実際に入庫した数量を倉庫メンバーがシステムへ登録をします。この数量を起点として、注文可能数として注文サイトへ提示されます。受注によって減少、入庫によって増加を繰り返し、「倉庫で在庫する実在庫数」と「注文サイトで表示される在庫数」は常に連動していきます。

このリアルタイム在庫数は、注文者の利便性のほか、適切な在庫数の保持と数量管理へ役立てることができます。それに伴い、Aグループ総務部門とTS-BASE 物流は、この仕組みを活用した「在庫の適正化を図れる運用サイクル」を新たに確立していきました。

TS-BASE 物流の担当者（以下、物流担当者）は、Aグループ総務部門へ対して、特定曜日に在庫数の一覧表を提示。TS-BASE 受発注の発注点機能（予め定めた在庫数を下回った場合、アラートで知らせる機能）により、生産や仕入れが必要なアイテムを確認し合い、適正な在庫を常にキープできるようにしています。

システム上で常に在庫数の確認は可能ですが、Aグループ総務部門と物流担当者間でコミュニケーションを計る特定曜日を定めることで、グループ内の意思決定サイクルも明確化され、以前は発生していたさまざまな備品の欠品リスクは解消され最適化されていきました。その中で、特に変化が大きい特徴的なアイテムの一つに「封筒」があります。

「追い刷り」が適正化のポイント

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適正在庫を維持しつつ、自由度が高い生産方法としてAグループとTS-BASE 物流が行ったのが「封筒への追い刷り」です。

追い刷りとは、すでに印刷された印刷物に対して、後から追加の文字や画像、修正情報などを重ねて印刷することを意味します。Aグループは、倉庫集約と当時にグループ全体の封筒の生産・印字をTS-BASE 物流へ委託。適正在庫数の維持と必要に応じたクイックな印刷対応できるルールを取り決め、運用を開始しました。

例えば、クライアントへ渡す「返送用封筒」が必要になったとします。その場合の流れは以下となります。

①Aグループ共通デザインの封筒を大きめのロットで生産し、在庫保管をしておきます。

②TS-BASE 受発注の注文サイトから、「返送用封筒」の注文が入ると、物流担当者がシステムのタグを目印に「追い刷り」の判断を行い、指定文字の印字手配を行います。

③最短1週間ほどで、指定文字が印字された「返送用封筒」が注文者の手元へ届きます。

共通デザインの封筒をまとめて生産することで、1枚あたりの単価を圧縮。そして、必要なときに、必要な数量の指定文字情報を印字して仕上げることで、ムダな在庫リスクを削減して相対的なコストメリットと短納期での納入を実現させました。

同様に、各種書類へのナンバリングを施し、拠点への発送履歴管理もTS-BASE 物流は対応しています。これらの施策が生まれた背景には、TS-BASE 物流の運営元「竹田印刷株式会社」の祖業が「印刷業」という点が大きく影響をしています。

Aグループの課題に、「点在している保管場所の集約」がありました。この要因は、帳票や封筒など事務消耗品をそれぞれの専門メーカーへ個別に発注していたため、在庫の保管場所も各社へ分散していたことにあります。

基本的に各メーカーは、「自社の印刷物の保管」は行ってくれますが、他社印刷物の保管は引き受けてくれません。しかし、竹田印刷は「ロジスティクス事業を行っている」という特性があります。

印刷業とロジスティクス業の経験をサービスへ反映

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TS-BASE 物流では、他社で制作した印刷物やノベルティなど、大体の備品や販促物の荷受けや保管を承っています。そのため、Aグループの在庫保管場所の集約もスムーズに進行していきました。

封筒への追い刷り対応を含む、一部事務消耗品やパンフレットは、TS-BASE 物流（竹田印刷）で生産・保管を行う体制へと変更。また、他社生産の販促物についても定期的な情報共有を通じた安全な購買管理を徹底しています。 さらに、在庫拠点の集約により、大体のアイテムが翌営業日発送というスピーディな物流体制となったのは、グループ内で満足度が向上しているポイントです。（注文のタイミングや追い刷りなどの後加工対応品を除く）。

TS-BASE 物流では、モノの在庫保管以外にも、カタログ・パンフレット・封筒・シールなど多種多様な印刷物の企画生産も可能です。印刷とロジスティクス事業の経験を生かし、最適なロットや適正な在庫管理など、多方面から最善の策をご提案しています。

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