デジタル化とは？業務をデジタル化するメリット・デメリットと基本的な流れを紹介

本記事では、業務をデジタル化することで得られるメリットやデメリット、そしてデジタル化の基本的な流れについて解説します。

デジタル化がもたらす効果や注意すべきポイントを理解し、ビジネスの競争力強化につなげましょう。

デジタル化とは？

そもそもデジタル化とは、デジタル技術を用いて従来のアナログ的な手法やプロセスを変革し、情報などを電子的な形式で扱うことを意味する言葉です。
具体的には、紙ベースの書類や記録をデジタルデータに変換することや、コンピューターシステムやインターネットを活用して業務プロセスを効率化することなどがデジタル化に該当します。

デジタル化には、主に以下のような特徴があります。

情報の電子化：紙ベースの書類や記録をスキャンやデジタル入力によって電子的な形式に変換することで、情報の取扱いが簡単になります。これにより、情報の検索や共有、バックアップ作成などの効率化が可能です。
自動化と効率化：デジタルシステムやソフトウェアを活用することで、業務プロセスの自動化が可能になります。例えば、自動的にデータを収集・処理するシステムや、ワークフローを管理するツールを導入することで業務の効率化が図れます。
リアルタイム性：デジタル化された情報はリアルタイムで更新や共有が可能です。情報の遅延や誤りを最小限に抑え、スピーディな意思決定やコミュニケーションが実現できます。
データ分析と活用：デジタルデータは解析や分析が比較的簡単であり、ビジネス上の意思決定などに活用できます。
働き方の柔軟性：モバイル端末やクラウドサービスの普及により、デジタルデータへのアクセスや作業が場所や時間を問わず可能になりました。例えばモバイルアプリやクラウドストレージを活用することで、柔軟な働き方や業務環境の構築が可能です。

また、昨今「DX化」という言葉も耳にすることが増えたと思います。デジタル化は業務効率化に主軸を置いた言葉ですが、DX化は業務効率化によって競争力を高めることに主軸を置いています。DX化についてはこちらの記事で解説していますので、本記事とあわせてご覧ください。

多くの企業でデジタル化が求められる理由

特にコロナ禍以降、デジタル化を急速に進め、業務効率化やテレワークへの対応を行う企業が増えました。昨今の日本を含む世界的な情勢を見ても、多くの企業にデジタル化が求められているのです。その主な理由をまとめました。

競争力の強化：
デジタル化によって、業務プロセスの効率化やスピーディな情報共有が可能になります。これにより、競合他社に比べて迅速で正確な意思決定やサービス提供が行え、競争力を強化することができるでしょう。他社との競争に負けないためには、デジタル化が効果的です。
顧客満足度の向上：
デジタル化によって顧客とのコミュニケーションやサービス提供がスムーズになります。顧客が便利で効率的なサービスを受けられることで、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
コスト削減：
デジタル化によって、紙や印刷物の使用を減らせます。また業務プロセスの自動化により、人材を採用するコストを削減することも可能です。さらにデジタル化はリモートワークなど柔軟な働き方を実現することもできます。これによりオフィスの維持にかかるコストを削減できる場合もあります。
データ活用：
デジタル化によって蓄積されたデータを活用することで、顧客行動の分析やビジネス戦略の立案に役立てることができます。ビッグデータ分析や人工知能（AI）を活用して、より効果的な意思決定やマーケティング戦略を考えることが可能です。
業務の柔軟性と適応性の向上：
デジタル化によって、業務の柔軟性や適応性が向上します。例えば、クラウドサービスを活用することで必要な情報やシステムにいつでもアクセスできるようになり、急な変化や需要の増減にも迅速に対応できます。
環境負荷の軽減：
デジタル化によって紙の使用や印刷物の廃棄量を減らすことができるため、環境負荷の軽減が期待できます。昨今特に企業に求められるようになったCSR（企業社会的責任）や環境保護活動にも貢献できるでしょう。

またデジタル化およびそれによる業務効率化が求められる背景には、2024年問題の存在もあります。特に物流が関係する業界に該当する企業は2024年問題への対策としてデジタル化を考えるケースも少なくありません。

2024年問題については、こちらの記事で解説していますので、あわせてご覧ください。

業務をデジタル化するメリット

業務をデジタル化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットをまとめます。

作業効率の向上：
デジタル化によって業務プロセスが自動化されれば、作業効率が向上します。例えば、ファイルやデータの電子化によって情報の検索や共有が容易になることで、作業時間が短縮されるでしょう。
ヒューマンエラーの削減：
手作業による業務ではヒューマンエラーが発生しやすいですが、デジタル化によって業務を自動化できれば精度が高まります。
情報の集約・管理・分析が容易：
デジタル化によって蓄積されたデータは集約・管理・分析が容易です。また業務データの可視化や分析は、経営判断や戦略立案に役立てることもできます。
遠隔作業（リモートワーク）が可能：
デジタル化された業務はオンラインでできる場合が多く、従業員が自宅などオフィスや離れた場所からでも業務を行うことができます。これにより、柔軟な働き方やリモートワークを実現することが可能です。
コスト削減：
デジタル化により、紙ベースで行っていた業務を削減・自動化でき、ペーパーレス化につながります。つまり紙や印刷物にかかるコストを削減可能です。また、作業時間の短縮やミスの削減によって、人件費やリソースの効率的な活用も図れます。
顧客満足度の向上：
「多くの企業でデジタル化が求められる理由」でもお伝えした通り、デジタル化によって顧客とのコミュニケーションやサービス提供がスムーズになります。顧客は便利で迅速な対応を求める傾向がありますので、デジタル化によって顧客満足度の向上が図れるでしょう。

業務をデジタル化するデメリット

多くの企業で業務のデジタル化が求められ、メリットもたくさんある一方、デメリットを招いてしまう場合もあります。ここでは業務をデジタル化するデメリットを紹介します。
メリットとあわせてデメリットも把握し、デジタル化するかどうか検討しましょう。

初期投資が必要：
デジタル化にはシステムやソフトウェアの導入、設定、カスタマイズなどの初期投資が必要です。特に大規模なシステムの導入やカスタマイズには高額なコストがかかることがあります。
技術的な課題：
新しく導入したシステムやソフトウェアを使用するためには、技術的な知識やスキルが必要です。従業員のトレーニング・教育を行い、新しいシステムなどに慣れるための時間と労力がかかります。
セキュリティリスクが発生する：
デジタル化されたデータはクラウドなどインターネットに接続できる環境に保存されます。そのため、セキュリティリスクにさらされる可能性があることもデメリットの一つです。セキュリティ対策やデータ保護の強化が必要となりますが、それでも完全なリスク回避は難しい場合があります。
運用コストが発生する：
導入したシステムやソフトウェアの運用・保守にはコストがかかります。定期的なアップデートやメンテナンス、トラブルシューティングなどが必要です。
変化への適応が必要：
業務のデジタル化によって、業務プロセスや従業員の業務内容が変化することがあります。新しいシステムの導入にあわせて、従業員各自が変化へ適応したり、教育を受けたりする必要があるでしょう。
業務停止のリスクが発生する：
システム障害やトラブルが発生した場合、業務の停止に陥るリスクがあります。業務停止の時間が長くなれば、顧客の不満が高まり、自社の信頼を落としてしまうかもしれません。デジタル化には十分なバックアップデータの確保やリカバリー計画が必要です。

業務のデジタル化のためにやるべきこと

実際に業務をデジタル化する場合、どのようなことをすればいいのでしょうか。やるべきことは各企業の業務内容や社内体制によって異なるため、一概に説明することはできません。ここで紹介するのはあくまで一般的な流れであり、目安としてお考えください。

ニーズの明確化：デジタル化によって解決したい課題や目標を明確にしましょう。業務効率化、情報共有の強化、顧客サービスの向上など、具体的なニーズを把握することが重要です。
ゴール設定：デジタル化によって達成したいゴールや期待する成果を設定しましょう。目標が明確であれば、それに向けた計画や戦略を立てることができます。
システム選定：デジタル化に適したシステムやソフトウェアを選定します。業務の性質や規模、ニーズに合ったシステムを検討しましょう。また、柔軟性や拡張性を考慮して選定することも重要です。
導入計画：デジタル化の導入計画を策定します。スケジュールや予算、役割分担などを明確にし、スムーズな導入を目指しましょう。従業員のトレーニングや教育プログラムも計画に含めることが重要です。
データ移行：適切なデータ移行プランを立てて、既存のデータを新しいシステムに移行します。
トライアル運用：導入するシステムやソフトウェアにはトライアル期間が設けられている場合があります。このトライアル期間を利用し、実際の業務に適用してみて、運用上の課題や改善点を把握し最適な運用方法を検討します。
運用・改善：デジタル化した業務の運用を開始し、定期的に運用状況や効果を評価します。改善の余地があれば、適切な対策や改善策を実施して業務効率化を継続的に進めましょう。