株式会社凡美社では、顧客へ提供する販促物の受注や物流対応・在庫管理に「TS-BASE 受発注」を導入して運用をしている。さまざまな企業の販売促進施策の支援を行い、商品の魅力を世の中へ打ち出すサポートを行っている同社では、顧客の窓口になる営業メンバーを全社的にバックアップする方針を推進している。その一環で、注文や物流部分にシステムを導入して業務の効率化を図った。経緯や導入後の変化などを、同社生産部管理課 田中さまへ伺った。

商品の魅力を引き出すプロモーションを提案する株式会社凡美社

注釈：凡美社が携わったプロモーション実績の一部

プロモーションに関するさまざまなアイデアを具現化してきた株式会社凡美社（以下、凡美社）は、toC向け商材の店頭プロモーションに強みを持ち、近年はDXを交えた新たな販売促進手段のスタンダードを確立すべくチャレンジを繰り返している。

店頭での商品演出は購買意欲へ直結するため、製品の魅力を最大限に生かす凡美社の知見は多くの企業から支持され、新しい「買い場」の創出を顧客とともに実現させている。直近では美容業界との取引が多く、商品の魅力を引き立てる展示台などの提供のほか、店舗施工やポップアップストアなどのイベント設営のプロデュースなど、多様な販促活動を手掛けている。

営業部からの要望が業務改善のきっかけに

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凡美社では、販促施策やデザインなどの提案や、販促資材の提供などは営業担当者が窓口になり、それぞれが担当する顧客に対してきめ細やかな対応を行っている。ある日、多忙な営業部のメンバーから、このような相談をされたと田中さんは話す。

「出荷依頼業務の負荷を減らしたいという相談を受けました。顧客からの注文は、各営業担当者から弊社物流課へ伝達され、在庫品は自社倉庫で保管しているものをピッキングして出荷をする流れで運用していました。営業部からは、“注文内容を伝える部分”と“出荷後の作業”に手間と時間がかかるのが課題になっているとのことでした」（田中さん）。

当時の凡美社では、企業成長に直結する新たな取り組みを積極的に推進する方針を打ち出しており、売上に直結する営業部の業務改善は対応優先度が高い課題だったと田中さんは話す。加えて、ロジスティクス機能の強化という議題もあったため、これらの課題部分に新たな一手を講じることで、企業方針に沿うプラスの変化が生まれるのではないか…と考えたのが全ての始まりだった。

それぞれがアナログ作業で対応していた過去

注釈: TS-BASE 受発注導入前の運用フロー図

課題が存在していた当時、各営業は外回りをする中で顧客からの受注も対応していた。注文はメールで受信したり商談中に発生したりなど、顧客側の意思決定時に発生する。営業は、顧客からの注文を確認後、エクセルシートへ注文内容を入力して「出荷指示書」を作っていた。作成した出荷指示書は、同社物流課へメールで送信される。

出荷指示書を受信した物流課では、出荷担当者複数名で確認作業を行い、出荷指示書を確認しながら、ピッキングや送り状作成ソフトへの入力作業などを行って、配送指定先へ出荷を行う。

その後、出荷担当者から営業担当者へ出荷完了報告を行う。出荷指示書ごとに送り状をスキャンしてPDFデータにしたものを添付し、各営業担当者へメールを送信していた。完了報告を受けた営業も同様に、それぞれの顧客へ送り状データを添付したメールで出荷報告を行っていた。

「物流課では、エクセルの出荷指示書をプリントアウトして、目視で確認しながら送り状作成ソフトへ入力作業を行うなど、人の手作業が必要な工程が多くありました。営業からの出荷指示書も様式が統一されておらず、バラバラと来る出荷依頼メールに対する作業もリスクが潜んでいたため、それらの部分を改善できたらと思っていました」（田中さん）。

Web注文の導入は、特に営業部の負担が軽減する結果に

営業部からの要望に答えるために、課題解決手段の調査を行い、注文から物流部分の業務へ「TS-BASE 受発注」のシステムを導入し、システムを活用した運用へ移行する決断を行った。

注釈：凡美社オリジナルデザインのTS-BASE 受発注の注文サイト「B-logistics注文システム」

凡美社オリジナルデザインを取り入れたTS-BASE 受発注の注文サイト「B-logistics注文システム」をリリースしてWeb注文を導入。顧客からの注文は、B-logistics注文システムを通して行われるようになった。発生した注文はデータ化され、TS-BASE 受発注のシステム内で確認できるようになる。

注釈: TS-BASE 受発注導入後の運用フロー図

TS-BASE 受発注の導入により、Web注文へ移行した顧客の受注対応は自動化され、営業部の負担が軽減された。また、顧客からの受注に自ら注文サイトを操作して対応をしている営業からは「出荷指示書を入力する手間を考えたら、すごく楽になって助かっている」という言葉が挙がったという。

物流課では、顧客に対して「当日受付の注文は14時まで」というアナウンスを行うことで、1日の作業スケジュールを明確化。特定時間にTS-BASE 受発注で受注した注文内容を確認し、ピッキングリストなど出荷指示書をプリントアウトして、出荷準備を行っている。

出荷が完了したら、出荷担当者がTS-BASE 受発注内の注文ステータスを変更すると、システムから自動で出荷報告メールが送信される。また、顧客が観覧できるページでも注文処理状況が自動で切り替わる。そのページからも送り状番号の確認ができるため、出荷担当者と各営業が行っていた出荷完了メールの送付業務は廃止され、顧客も情報が欲しい時に即時確認が行えるようになった。

「営業部の“エクセルの出荷指示書作成業務”の手間はなくなり、出荷報告時の送り状のスキャン作業やメール送付などの業務も削減されました。当初挙がっていた課題への対策は実行でき、営業活動に集中できる環境づくりに少しは貢献できたのかなと思っています。

物流課は、出荷指示書を起点とする業務に変更はありませんが、送り状作成部分の効率化など、実現させたい業務効率化の方向性が明確にあるので、実行に移していけたらと思っております。また、業務効率化は“B-logistics注文システム”の利用率アップに直結します。営業部との連携を深め、導入推進にも励んでいけたらと思います」（田中さん）。