エレコム株式会社の販売促進チームでは、展示会や内覧会に使用する什器などの備品、販促物の管理を「TS-BASE 物流」へアウトソーシングしている。受発注システムを活用した注文・在庫管理、社内のニーズに合わせた運用アイデアの採用など、同社ならではの創意工夫で現在の運用が確立されていった。どのような経緯で現在に至ったのか、同社量販東日本営業部クリエイティブ課 販売促進チーム 山口卓也さまへ伺った。

サプライ製品を主力とするエレコム株式会社

出典：エレコム株式会社ニュースリリース：「第16回　EDIX（教育総合展）東京」出展ブースイメージ

エレコム株式会社は、パソコン周辺機器を中心とした製品を提供する企業だ。マウスやキーボードなどのIOデバイス製品や、タブレットやスマートフォンの周辺機器を製造するメーカーとして知られている。

一般消費者向けの商品カテゴリが大きな割合を占める一方で、近年は法人向け製品やサービスにも力を入れている。ネットワーク関連の知見を生かし、Wi-Fi環境の構築や工事関連のサービスを展開。グループ企業の強みを融合し、新たな領域へのソリューション展開を積極的に推進している。

山口さんは、そんな同社の販売促進チーム（以下、販促チーム）に所属しており、エレコム製品を販売するプロモーション活動を幅広く担当している。自社製品の認知度向上や販売促進を図るための活動は全国各地の展示会場などで行われており、多様な販促物や製品見本などを活用して実施されている。それら販促物などの在庫管理や物流を担当しているのが「TS-BASE 物流」だ。

展示会備品や販促物の管理をアウトソーシング

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以前は、オフィス内にある倉庫の一角で備品や販促物の在庫管理をしていた。他部署の備品も置かれている中、販促チームも同様に保管をしていたが、イベントの増加に伴って備品のラインアップも徐々に増えていった。会場設営用の什器や商品情報を映すモニターなど大きなものも目立つようになり、割り振られたスペースが手狭になっていった。

「当時は、限られたスペースでの管理が繁雑化していて、いざ展示会という際のピックアップも大変になっていました。そんな最中、会社から全部署へ備品管理の徹底を通達されたため、一式の管理保管をお願いできる先を探すことにしました。そこで白羽の矢が立ったのが、販促物の印刷をお願いしていた竹田印刷さん（TS-BASE 物流運営会社。以下、TS-BASE 物流）だったという経緯です」（山口さん）。

プロモーションで活用する印刷物の印刷から在庫管理を行っていた竹田印刷は、以前から同社とコミュニケーションを図っていたため、方向性などへの理解があった。このような要因もあり、展示会に関わる備品のアウトソーシングが決定したのだった。

受発注システム「TS-BASE 受発注」を活用した運用を確立

現在の同社とTS-BASE 物流間の運用を紹介する。大型展示会や担当営業が主体で出展する内覧会などを中心に、月間複数回のプロモーション活動を行う同社では、受発注システム「TS-BASE 受発注」を活用した配送依頼方法を取り入れている。

「受発注システムの導入前は、わたしが備品在庫を目で確認して一つ一つピックアップしていたので、自己責任といいますか、入れ忘れなどの不安がつきものでした。そこからWeb注文になり、端末さえあればどこでも注文ができるので工数が激減しましたし、何をどこへ配送依頼したのかが画面で見ることができるので安心感があります」（山口さん）。

注釈：エレコムさまとTS-BASEの運用フロー図

展示会や内覧会への出展が決定したら、山口さんが備品や販促物のラインアップを決定し、Web注文で配送依頼をしている。この時に使用しているのが、「TS-BASE 受発注の注文サイト」だ。大手通販サイトと似た画面や操作感で、直感で操作・注文ができる。山口さん以外のメンバーが初めて操作をした時も、スムーズに発注ができたとのことだ。

販促チームからの注文が完了したら、同時にTS-BASE 物流側へ注文情報が通知される。TS-BASE 受発注のシステムを介して注文内容を確認後、倉庫内に保管されている在庫からピッキングを行い、指定された配送先へ発送手配を行う。

展示会・内覧会が終了したら、使用した備品はTS-BASE 物流の倉庫へ返却される。返却された備品は、一つ一つ検品を行い、問題がなければ在庫棚へ保管をする。その際、TS-BASE 受発注上の在庫数も更新され、注文サイトへも自動連携されるため、販促チームは常に最新の在庫情報が観覧できる仕組みになっている。

「アクリル製の什器など、会場で破損しやすい備品もあるため、展示会前に注文した数と戻りの数は必ずしも同数ではありません。返却後、TS-BASE 受発注の注文サイトを見れば現在発注できる生きた在庫数を知れるので、備品の追加発注などの対応もスムーズに行えます。

会期が短い場合でも、TS-BASE 物流が迅速な対応をしてくれるので、在庫数もスピーディーに反映されます。数字が見える化されることはとてもありがたいと思っています」（山口さん）。

内覧会用に備品をパッケージ化

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お客さま企業内など、比較的小規模な会場でのプロモーションは増加傾向にあるという。営業担当者主体で動くことが多い内覧会は会場設営への慣れ不慣れの問題も出やすく、販促チームの工数増加につながっていた。

そこで販促チームでは、内覧会ブースの装飾や販促物などをパッケージ化して4種類の中から選べるようにラインアップした。選択肢を作ることで、営業側はイメージを描きやすく、販促チームは求められるアドバイスに応えやすくなった。パッケージの注文が発生したら、TS-BASE 物流がラインアップされた備品や販促物をピッキングしてセット化。指定された会場へ配送手配を行う。

「今後は、グループ企業のシナジーを生かしたプロモーションも増えてくると思います。今より種類も物量も増えることが想定されるので、現段階で運用の基礎づくりができたことはプラスです。プロモーションの機会が増えれば、その展示会に合わせた特別な演出も必要になってくるでしょう。それに伴い、備品や販促物も増えていくとは思いますが、管理面のコストをできる限り圧縮して、本業のPR業務へ力を注いでいけたらと思っております」（山口さん）。

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